Synka och exportera ditt skiftschema till Google, Apple eller Outlook — snabbguide med export‑checklista

Varför använda en privat läs‑endast prenumeration?

En privat read‑only kalenderprenumeration betyder att din skiftschemafil i PayCheck AI publiceras som en länk (ICS) som andra kalenderappar kan läsa, men inte redigera. Det spar tid, minskar risken för oavsiktliga ändringar och håller din personliga kalender synkroniserad med jobbet.

I PayCheck AI kan du skapa denna typ av prenumeration för Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook. Prenumerationen uppdateras när du ändrar schemat i PayCheck AI, men ändringar i målkalendern påverkar inte din ursprungliga skiftschemafil—det är inte tvåvägsredigering.

Steg 1 — Förbered ditt skiftschema i PayCheck AI

Se till att ditt skiftschema i PayCheck AI är färdigt att delas: dubbelkolla att passens tider och datum är korrekta. Om du använder en Pro‑trial eller Pro‑prenumeration kan du också ha månatliga inställningar och avancerade arbetstidsregler aktiva för din intern beräkning (observera att alla lönsiffror i exempel är hypotetiska).

Skapa sedan en privat kalenderprenumeration i PayCheck AI. Den här funktionen genererar en unik, privat URL (ICS‑länk) som är läs‑endast. Kopiera den länk du får — den är det du importerar till dina personliga kalendrar.

Steg 2 — Lägg in prenumerationen i Google Calendar (webben och mobil)

Google Calendar accepterar kalenderprenumerationer via en webblänk till en ICS‑fil. På webben: öppna Google Calendar i din webbläsare, hitta alternativet för att lägga till en kalender via URL och klistra in ICS‑länken du kopierade från PayCheck AI. Bekräfta och ge kalendern ett namn om du vill.

På mobil synkas denna kalender automatiskt med din Google‑profil så länge du använder samma Google‑konto i Google Calendar‑appen. Observera att vissa mobilinställningar kan påverka hur ofta kalendern uppdateras (se felsökningschecklistan för uppdateringsfrekvens).

Steg 3 — Lägg in prenumerationen i Apple Calendar (macOS och iOS)

På macOS: öppna Kalender‑appen och välj att prenumerera på en kalender via en webbadress. Klistra in ICS‑länken från PayCheck AI och bocka för att hålla kalendern privat om alternativet finns. Inställningar låter dig ofta välja uppdateringsintervall.

På iPhone/iPad kan du lägga till en prenumererad kalender via Inställningar > Kalender > Konton > Lägg till prenumererat konto (eller via Kalender‑appen beroende på iOS‑version). Använd samma ICS‑länk. Apple Calendar håller prenumerationer read‑only och visar uppdateringar när appen hämtar dem.

Steg 4 — Lägg in prenumerationen i Outlook (Windows, Mac och webben)

Outlook stöder internetkalenderprenumerationer (ICS). I Outlook för skrivbordet finns en funktion för att lägga till en internetkalender där du klistrar in ICS‑URL:en från PayCheck AI. I Outlook på webben kan du lägga till en kalender via webblänk och ange samma ICS‑adress.

När du har lagt till prenumerationen kommer Outlook att visa skiften som en separat kalenderlager. Den kommer att vara läs‑endast och följa uppdateringar från PayCheck AI enligt Outlooks uppdateringsintervall.

Praktiskt exempel — från PB‑skift i PayCheck AI till din privata kalender

Anta att du har skift: onsdag 07:00–15:00, fredag 14:00–22:00 och lördag 06:00–14:00 i ditt PayCheck AI‑schema. Du skapar en privat prenumeration och kopierar ICS‑länken.

När du klistrar in länken i Google Calendar kommer de tre passen att visas i din kalender som separata poster med rätt start‑ och sluttid. Poster är read‑only i din Google‑kalender — om du behöver ändra ett pass gör du det i PayCheck AI så uppdateras prenumerationen när kalendern hämtar ändringarna.

Vad som skiljer sig mellan kalendrar och varför det kan påverka dig

Uppdateringsintervall: Olika kalenderappar hämtar prenumerationer med olika frekvens. Google, Apple och Outlook kan ha varierande standardintervall vilket betyder att ändringar i PayCheck AI kan ta olika lång tid att synkas.

Visningsinställningar: Vissa appar visar eventfärg och notiser annorlunda. Ett pass som är privat i PayCheck AI visar inte personliga notiser från PayCheck AI i din målkalender — du kan istället lägga till egna påminnelser i din personliga kalender för att undvika dubbelredigering.

Praktisk checklista

• 1) Bekräfta att du kopierade den fullständiga ICS‑länken från PayCheck AI och att den är märkt som privat/read‑only.
• 2) Kontrollera att du använder samma Google/Apple/Outlook‑konto som du vill att kalendern ska dyka upp i.
• 3) Vänta minst en timme efter ändring i PayCheck AI innan du förväntar dig att alla appar visar uppdateringen (uppdateringsintervall varierar mellan tjänster).
• 4) Om du inte ser kalendern: kontrollera att prenumerationen inte är dold i din kalenderlista eller att filtrering inte gömmer arbetskalendrar.
• 5) Testa att öppna ICS‑länken i en webbläsare — om den laddar ner en .ics‑fil fungerar länken. Om webbläsaren inte hittar filen, prova att generera länken på nytt i PayCheck AI.
• 6) Rensa eventuella lokala cache‑kopior i din kalenderapp eller ta bort och lägg till prenumerationen på nytt vid ihållande fel.
• 7) Om du är i ett team: tänk på att team‑ägare kan publicera en kopia av sitt schema som automatiskt synkar in i medlemmars personliga kalendrar. Dessa kopior är read‑only och följer ägarens uppdateringar.
• 8) Om ett specifikt pass saknas i importen: kontrollera att passet ligger inom datumintervallet som prenumerationen täcker och att passet inte är markerat privat i en annan app (vilket kan påverka visning).

Vanliga frågor

Kan jag redigera skiften från min Google/Apple/Outlook‑kalender?

Nej. En privat read‑only prenumeration från PayCheck AI är avsedd att vara enkelriktad: ändra i PayCheck AI och uppdateringarna skickas till din prenumererade kalender. Den här lösningen stödjer inte tvåvägsredigering.

Hur ofta uppdateras en prenumererad kalender?

Uppdateringsfrekvensen beror på mottagarappen (Google, Apple, Outlook). Det kan ta från några minuter upp till flera timmar innan ändringar från PayCheck AI syns. Om snabba ändringar krävs, meddela kollegor direkt och räkna inte bara med kalenderuppdateringar.

Kan jag dela samma prenumerationslänk med flera enheter eller kollegor?

Ja, samma ICS‑länk kan användas på flera enheter. Tänk dock på att länken är privat — dela den bara med personer som ska kunna se ditt schema. Om du delar i team via PayCheck AI hanteras delning enligt teaminställningarna.

Visas personliga notiser och privata anteckningar i den synkade kalendern?

Personliga pay‑settings och privata medicinska anteckningar i PayCheck AI delas inte i teamkalendern. Du kan lägga till egna påminnelser eller anteckningar i din personliga kalender, men de påverkar inte källschemat i PayCheck AI.

Vad göra om en hel dag eller flera pass saknas efter import?

Gå igenom export‑checklistan ovan: kontrollera ICS‑länken, datumintervall, att kalendern inte är dold och testa att ta bort/återlägga prenumerationen. Om problemet kvarstår, generera en ny prenumerationslänk i PayCheck AI och försök igen.