Synka ditt arbetsschema med Google, Apple eller Outlook: skapa en privat prenumeration

Varför en privat read-only-prenumeration?

En privat read-only-prenumeration innebär att du publicerar ett läsbart kalenderflöde som andra kalenderappar kan prenumerera på. För dig som skiftar betyder det att ändringar i ditt schema i PayCheck AI kan visas i din personliga kalender utan att någon kan redigera händelserna därifrån.

Det skiljer sig från tvåvägssynk: ändringar i Google/Apple/Outlook påverkar inte schemat i PayCheck AI. Det här är bra när du vill bevara planer, teamhantering och personliga inställningar i PayCheck AI, men ändå se skiften sida vid sida med andra evenemang.

Innan du börjar — kontrollera dessa saker

Se till att du har en aktuell PayCheck AI-personlig kalender eller ett teamkonto där du kan skapa en privat kalenderprenumeration. PayCheck AI stöder att skapa en privat read-only-prenumeration som kan läsas av Google Calendar, Apple Calendar och Outlook.

Ha dina externa kalenderinloggningar till hands (Google-konto, Apple ID eller Microsoft-konto) och kontrollera att du vet om du vill lägga prenumerationen i din personliga kalender eller i en separat kalender för arbetsskift.

Steg-för-steg: skapa och publicera prenumerationen i PayCheck AI

1) Skapa eller öppna det kalenderutkast i PayCheck AI som innehåller dina skift. PayCheck AI låter dig bygga scheman med individuella skift, färdiga rotationer eller egna dagbaserade rotationer.

2) Gå till inställningen för kalenderexport eller publicering i PayCheck AI (vanligtvis där du kan exportera ICS eller dela kalender). Välj alternativet för att skapa en privat read-only-prenumeration. Detta genererar en kalenderlänk (en läsbar prenumerations-URL).

3) Kopiera den genererade prenumerations-URL:en. Den här URL:en är vad du behöver klistra in i din externa kalenderapp för att prenumerera.

Lägga till prenumerationen i Google Calendar

1) Öppna Google Calendar i webbläsaren och logga in på rätt Google-konto.

2) I menyn till vänster klickar du på plustecknet bredvid 'Andra kalendrar' och väljer 'Från URL'.

3) Klistra in den privata prenumerations-URL:en från PayCheck AI och klicka på 'Lägg till kalender'. Google skapar nu en read-only-kopia som uppdateras från PayCheck AI enligt Googles refresh-policy.

Notera: Google Calendar kan uppdatera prenumerationer med varierande frekvens. Om ett nyligen ändrat skift inte syns omedelbart kan det bero på att Google inte hämtat den senaste versionen ännu.

Lägga till prenumerationen i Apple Calendar (macOS/iOS)

macOS (Calendar-appen): Välj Arkiv > Ny kalenderprenumeration och klistra in URL:en. Ange ett namn och välj hur ofta appen ska uppdatera (om alternativet finns). Prenumerationen visas som en separat kalender i appen.

iOS (iPhone/iPad): Gå till Inställningar > Kalender > Konton > Lägg till konto > Annat > Lägg till prenumererad kalender. Klistra in URL:en och spara. iOS hämtar prenumerationen och visar skiften i din Kalender-app.

På Apple-enheter kan du ofta ange uppdateringsintervall, men frekvensen kan ändå begränsas av systemet eller nätverksfaktorer.

Lägga till prenumerationen i Outlook

Outlook på webben: Gå till Kalender > Lägg till kalender > Prenumerera från webben. Klistra in URL:en, ge kalendern ett namn och spara. Outlook kommer då visa de read-only-händelser som publiceras från PayCheck AI.

Outlook skrivbord/app: I vissa versioner finns också möjligheten att prenumerera på en internetkalender via kontoinställningar eller genom att lägga till ett nytt konto av typen 'internetkalender'. Alternativen och uppdateringsfrekvens kan variera mellan Outlook-versioner.

Hur uppdateringar refreshar — vad du kan förvänta dig

Prenumerationen är read-only: när du ändrar skift i PayCheck AI så publiceras den nya versionen i den länkade kalendern. Externa kalenderappar hämtar sedan uppdateringarna enligt sitt eget schema. Det innebär att en ändring i PayCheck AI inte alltid dyker upp omedelbart i Google, Apple eller Outlook.

Om du behöver snabb synk måste du manuellt force-refresh i vissa appar (t.ex. i vissa macOS- eller webbläsarversioner) eller vänta tills tjänstens automatiska uppdatering körs. Frekvensen varierar per leverantör och inställning.

Praktisk checklista

• Skapa eller öppna ditt arbetsschema i PayCheck AI (individuella skift, rotationer eller dagbaserade rotationer).
• Skapa en privat read-only-prenumeration i PayCheck AI och kopiera prenumerations-URL:en.
• Lägg till URL:en i Google Calendar (Från URL), Apple Calendar (Prenumererad kalender) eller Outlook (Prenumerera från webben).
• Vänta på att den externa kalendern hämtar ändringar, eller försök force-refresh om möjligt.
• Testa genom att göra en enkel ändring i PayCheck AI (t.ex. flytta ett skift 1 timme) och kontrollera när ändringen syns i den externa kalendern.
• Om du är i en teammiljö: kontrollera att personliga pay-inställningar, privata skiftnoter och medicinska uppgifter inte delas — endast skift som är avsedda för teamkalendern publiceras.

Vanliga frågor

Kan jag redigera mitt schema från Google/Apple/Outlook när jag använder en prenumeration?

Nej. En privat read-only-prenumeration är ett envägsflöde från PayCheck AI till din externa kalender. Redigeringar måste göras i PayCheck AI.

Hur snabbt syns ändringar i min externa kalender?

Det varierar. Google, Apple och Outlook bestämmer själva hur ofta de hämtar uppdateringar från prenumerations-URL:en. Ibland kan det vara minuter, ibland timmar. Du kan testa force-refresh i vissa klienter, men det är inte alltid tillgängligt.

Delas mina personliga pay-inställningar eller privata skiftnoter i teamkalendern?

Enligt PayCheck AI:s funktioner syns inte personliga pay-inställningar, privata skiftnoter eller medicinska detaljer i teamkalendern. Teamkalendern visar de skift som är avsedda för teamet och vissa roller (ägare/planner) kan publicera eller tilldela teamshifts.

Vad gör jag om en ändring i PayCheck AI inte syns i Outlook/Google/Apple efter flera timmar?

Använd felsökningsmallen nedan: 1) Kontrollera att prenumerations-URL:en är korrekt och inte utgått. 2) Testa öppna URL:en i en webbläsare för att se om den returnerar en ICS-fil. 3) Bekräfta att du lagt till prenumerationen i rätt externa konto. 4) Force-refresh eller ta bort och lägg tillbaka prenumerationen. 5) Om det är ett teamflöde, kontrollera att ägaren/planner publicerat uppdateringen i PayCheck AI.

Kan prenumerationen automatiskt lägga till nya teammedlemmars personliga kalendrar?

Ja—en teamägares personliga skiftskalender kan automatiskt synkas in i personliga huvudkalendrar för befintliga och nya teammedlemmar som read-only kopior, utan att ägarens egna skift tas bort. Detta sker som en publicerad read-only-prenumeration enligt PayCheck AI:s funktioner.