Snabbguide: jämför beräknad bruttolön mot din månadsexport (mall för månadsavstämning)

Varför en månadsavstämning hjälper

Inkonsekventa månadssammanställningar händer när skift saknas, timmar räknas olika (ordinarie vs övertid) eller tillägg inte applicerats jämnt. En enkel månatlig avstämning fångar fel tidigt, ger underlag för dialog med arbetsgivare och minskar risken för fel i lönespecen.

Den här metoden är praktisk för enskilda arbetstagare och för team som använder en gemensam skiftkalender. Den fungerar oavsett om regler för övertid och tillägg styrs av kollektivavtal, arbetsgivare eller lokala lagar — i många fall varierar detaljerna mellan länder och avtal, så avstämningen fokuserar på att verifiera siffror, inte ersätta avtalstolkning.

Månadsavstämningsmallen (kopiera i kalkylblad)

Skapa ett kalkylblad med följande kolumner. Fyll i en rad per dag eller per skift beroende på hur detaljerad du vill vara. Kolumnrubriker:

1) Datum — dag för skiftet. 2) Skiftstart / Skiftslut — tider enligt din kalender eller export. 3) Totala ordinarie timmar — antal timmar som räknas som regular work (ej övertid). 4) Övertidstimmar — timmar över dagliga/veckovisa trösklar (konfigurera om du har Pro-inställningar i PayCheck AI). 5) Natt-/helg-/röda-dagstillägg (h/t) — timmar som får särskilt tillägg eller antal tilläggsenheter. 6) Timlön (grund) — din avtalade grundtimlön (fyll i om du vill räkna bruttobelopp) 7) Tillägg per timme / procent — ange applicerat tillägg (t.ex. 50 % övertid) eller belopp. 8) Beräknad bruttolön (dag) — manuell uträkning: (ordinarie timmar × timlön) + (övertidstimmar × timlön × övertidsfaktor) + tillägg. 9) Källa / kommentar — "PayCheck AI export", "App CSV", eller notering om saknade skift.

Summera kolumnerna längst ned: totalsumma ordinarie timmar, total övertid, total bruttolön enligt dina uträkningar och total enligt exporten.

Hur PayCheck AI kan hjälpa i processen

PayCheck AI låter dig bygga en arbetsskiftskalender med enskilda skift eller förinställda rotationer, spåra ordinarie och övertidstimmar samt estimera bruttolön för en vald månad. Du kan exportera skiften som CSV eller ICS från appen — använd dessa exportfiler som en källa i avstämningsmallen.

Pro-användare kan konfigurera dagliga och veckovisa övertidströsklar, automatisk nattfönster- och helgtillägg samt public holiday allowances som fast belopp, per timme eller procent. Om du laddar upp en lönespecifikation för engångs-AI-extraktion kan PayCheck AI också hjälpa dig jämföra det extraherade bruttobeloppet med den valda kalendermånaden efter att du granskat siffrorna.

Steg-för-steg: jämför PayCheck AI:s månadssammanställning med din exporterade CSV

1) Exportera månaden från PayCheck AI: välj månaden i appen och exportera som CSV eller ICS. Spara filen lokalt.

2) Öppna din avstämningsmall i ett kalkylblad (Google Sheets, Excel osv.). Lägg in kolumnrubrikerna ovan.

3) Importera CSV: klistra in eller importera rad för rad. Kontrollera kolumnmatchning: starttid, sluttid, rapporterade timmar, eventuella flaggor för natt/helg/övertid.

4) Mata in dina avtalade timlöner och eventuella kända övertidsfaktorer eller fasta tillägg i mallen. Observera: alla timlöner och multiplieringar i det här exemplet måste ses som hypotetiska och hanteras manuellt om din arbetsgivare använder andra regler eller skatteavdrag som appen inte beräknar automatiskt (PayCheck AI beräknar bruttolön men inte skatter).

Praktiskt exempel (hypotetiskt och manuellt kontrollerat)

Scenario: Du arbetar olika skift under mars och har följande (förenklade) villkor: timlön 150 SEK, övertid betalas med 1,5× timlön efter 8 tim/dag, natt-tillägg 20 SEK/timme. Detta är ett hypotetiskt exempel — använd dina avtalssiffror vid verklig avstämning.

I PayCheck AI väljer du månaden och ser en estimerad bruttolön på 21 750 SEK. Du exporterar CSV och importerar raderna i din mall. Summa från CSV-raderna enligt appen: ordinarie timmar 140, övertidstimmar 10, natt-timmar 8.

I din mall räknar du manuellt: ordinarie bruttolön = 140 × 150 = 21 000 SEK; övertidsersättning = 10 × 150 × 1,5 = 2 250 SEK; natt-tillägg = 8 × 20 = 160 SEK. Total beräknad bruttolön enligt din mall = 23 410 SEK.

Jämförelse: PayCheck AI:s uppskattning (21 750 SEK) skiljer sig från din manuella summering (23 410 SEK). Steg för att reda ut skillnaden: kontrollera om PayCheck AI-exporten redan inkluderade vissa tillägg i "ordinarie" timmar, om någon natt-tillägg inte markerades i CSV, eller om dina övertidsregler i appen inte var konfigurerade exakt som i ditt avtal. Om du har Pro-inställningar kan du justera dagliga/veckovisa gränser för övertid och nattfönster i PayCheck AI och exportera igen för att testa skillnaden.

Vanliga orsaker till avvikelse och hur du löser dem

Saknade eller dubbla skift: Kontrollen "källa/kommentar" hjälper dig hitta dagar där skift saknas i exporten eller är dubbelt registrerade.

Fel konfigurerade övertidsregler: Om PayCheck AI inte är satt till dina faktiska dagliga/veckovisa trösklar kommer dess uppskattning av övertid skilja sig. Justera inställningarna (Pro) eller beräkna övertid manuellt i mallen.

Tillägg som inte flaggats: Natt- eller helgtillägg kan saknas i CSV om skiftet inte ligger inom det definierade intervallet. Kontrollera tidsstämplar och din appinställning för nattfönster.

Skillnader i avrundning och format: Exporter kan avrunda timmar olika (t.ex. 7,5 vs 7:30). Standardisera format i ditt kalkylblad (använd decimaler eller timmar:minuter konsekvent).

Tips för effektiv rutin

Gör avstämningen varje månad, helst innan lönespecen skickas till löneavdelningen.

Spara en kopia av varje månads avstämning tillsammans med CSV- och eventuell uppladdad lönespecifikationsfil för spårbarhet.

Om du arbetar i ett team, använd Team-funktionerna i PayCheck AI för att se kollegors publicerade skift och registrerade frånvaro — detta hjälper att upptäcka om ett skift har flyttats eller godkänts felaktigt.

Använd kalenderprenumeration (Google/Apple/Outlook) som read-only-prenumeration om du vill se dina skift i en annan kalenderapp utan att tvåvägssynka.

Praktisk checklista

• Exportera månaden från PayCheck AI som CSV/ICS.
• Kopiera avstämningsmallen till ditt kalkylblad.
• Importera CSV och matcha kolumner (start, slut, timmar, flaggor).
• Fyll i dina timlöner och övertidsfaktorer (använd giltiga avtalstal).
• Beräkna daglig och månadsvis bruttolön i mallen.
• Jämför totalsummorna: appens estimering vs din manuella summering.
• Identifiera och dokumentera avvikelser (saknade skift, felaktiga tillägg, avrundningsskillnader).
• Justera PayCheck AI-inställningar (Pro) och exportera igen vid behov, eller kontakta arbetsgivaren med underlaget.

Vanliga frågor

Kan PayCheck AI garantera att beräkningen överensstämmer med löneutbetalningen?

Nej. PayCheck AI kan estimera bruttolön baserat på dina inmatade skift och (för Pro-användare) konfigurerade övertid- och tilläggsregler. Appen räknar inte skatt och kan inte garantera rättslig eller payroll-precision. Använd avstämningsmallen för att verifiera och diskutera eventuella skillnader med din löneavdelning.

Vad gör jag om min export saknar skift?

Gå igenom din kalender i appen och kontrollera om skiften finns i en annan månad, har fel start- eller sluttid, eller är markerade som borttagna. Om du använder teamfunktioner, kontrollera att ägaren/planner inte ändrat eller godkänt skift utan din vetskap.

Hur hanterar jag olika avtal eller landsregler i mallen?

Använd mallen för att mata in de specifika faktorer och trösklar som gäller för ditt avtal eller land. Regler kring övertid, natt- och helgtillägg varierar; mallen kontrollerar siffror, men tolkning av avtal bör göras med fackrepresentant eller arbetsgivare.

Kan jag jämföra en lönespecifikation med kalendern i PayCheck AI?

Ja. PayCheck AI erbjuder en funktion där du kan ladda upp en lönespecifikation för engångs-AI-extraktion och sedan jämföra det extraherade bruttobeloppet med den valda kalendermånaden efter att du granskat siffrorna.