Skapa ett 4-on-4-off-schema i PayCheck AI: mall och importinstruktioner

Översikt: vad du behöver tänka på innan du bygger rotan

Fundera på dina skifttyper (dag, kväll, natt), längd per skift och eventuella pauser. I 4-on-4-off jobbar man vanligtvis 4 × 12‑timmar eller 4 × 8‑timmar; välj vad som gäller för dig.

Kontrollera var dina regler varierar: övertidsregler, nattbonus, helg- och helgdagstillägg samt arbetstidslagar skiljer sig mellan länder och kollektivavtal. PayCheck AI kan hjälpa dig att spåra ordinarie och övertidstimmar och att konfigurera tillägg (under en aktiv Pro‑prövoperiod eller betald Pro‑prenumeration), men appen beräknar inte skatter eller ger juridisk rådgivning.

Steg för steg: skapa en 4-on-4-off-rotation i PayCheck AI

1) Starta nytt schema: Öppna PayCheck AI och välj att skapa ett nytt skiftschema eller rotation. Du kan välja en förinställd rotation som mall eller skapa en dag‑baserad rotation från grunden.

2) Definiera skifttyper: Lägg till de skifttyper du behöver, till exempel “Dag 07:00–19:00 (12 h)”, “Kväll 19:00–07:00 (12 h)” eller “08:00–16:00 (8 h)”. Ange namn och start/sluttid för varje typ.

3) Skapa 8‑dagarscykeln: En 4-on-4-off‑rota kan byggas som en 8-dagarscykel där dag 1–4 är arbetspass och dag 5–8 är lediga. I verktyget skapar du en rutin eller rotationsregel där de första fyra dagarna kopplas till valda skifttyper och de följande fyra dagarna markeras som “ledigt” eller “fri”.

4) Bestäm startpunkt: Välj startdatum för rotationen. Exempelvis: om din första arbetssday är måndag 2 mars, ange det som rotationens start så repeteras mönstret framåt automatiskt enligt 8‑dagarscykeln.

Exempel: fungerande månadsvis vy (mars, 31 dagar)

Vi bygger ett enkelt exempel med 12‑timmarsskift: arbetspass 07:00–19:00, fyra dagar på sedan fyra dagar av, start måndag 2 mars.

Mars-exempel (översikt):

- 1 mars: ledig (förutsatt att start är 2 mars)

- 2–5 mars: arbetspass (4 dagar på) — 07:00–19:00 varje dag (12 h vardera). Totalt 48 timmar för den perioden (hypotetiskt och inte en skatteberäkning). - 6–9 mars: ledig (4 dagar av). - 10–13 mars: arbetspass. - 14–17 mars: ledig. - 18–21 mars: arbetspass. - 22–25 mars: ledig. - 26–29 mars: arbetspass. - 30–31 mars: ledig (början på nästa cykel). Detta visar hur 8‑dagarscykeln skiftar genom månaden och kan sluta mitt i en cykel vid månadsskiften. PayCheck AI visar dina skift per datum i kalenderflödet så att du ser kontinuiteten.

Lägga till pay‑relaterade inställningar (Pro‑funktioner)

Under en Pro‑prövoperiod eller aktiv Pro‑prenumeration kan du konfigurera dagliga och veckovisa övertidsgränser, automatiska nattfönstertillägg, samt helg- och helgdagstillägg som fast belopp, per timme eller procent. Dessa inställningar gör det lättare att uppskatta ordinarie tid och övertid i appens rapporter.

Observera att alla löneexempel du matar in bör behandlas som manuella eller hypotetiska. PayCheck AI uppskattar bruttolön baserat på de timmar och tillägg du konfigurerar, men appen räknar inte skatter eller garanterar fullständig lönekorrekthet enligt lokala lagar.

Exportera och synka: CSV, ICS eller kalenderprenumeration

När rotan ser rätt ut kan du exportera ditt schema från PayCheck AI som CSV (för manuell analys eller import i andra verktyg) eller som ICS för att lägga in i en extern kalender.

Ett ännu smidigare alternativ är att skapa en privat, läs‑endast kalenderprenumeration (Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook). Prenumerationen uppdateras automatiskt från PayCheck AI men är inte tvåvägs: du kan inte redigera skiften från den externa kalendern. Detta är praktiskt när du vill se dina skift på telefonen utan att hantera dubbelbokningar.

Instruktion (översikt): välj export/kalenderprenumeration i schemavedarbetet → välj format (CSV/ICS eller kalenderprenumeration) → följ instruktionerna för din valda kalenderapp (i Google/Apple/Outlook lägger du in prenumerationslänken).

Teamkalendrar och frånvarohantering

Om du använder PayCheck AI med teamfunktioner kan ägare eller planerare publicera och tilldela team‑skift. Teammedlemmar syns med profilnamn, kan lämna in semester‑ eller sjukfrånvaro och be om takeover eller öppet skift. Ägare/planerare kan godkänna eller neka förfrågningar.

En teamägares personliga skiftkalender kopieras automatiskt in i teammedlemmars personliga huvudkalendrar som en läs‑endast-kopia som följer senare uppdateringar av ägaren — det gör det enkelt att hålla teamet synkat utan att radera någon personlig information.

Tips för att undvika vanliga misstag

1) Kontrollera startdatum noggrant — en felaktig startdag skiftar hela rotan.

2) Granska skiftgränser vid månadsskifte: 4-on-4-off roterar över månader och kan börja/avslutas mitt i en kalendermånad.

3) Om du använder Pro‑inställningar för övertid eller nattfönster, dubbelkolla värdena manuellt mot ditt avtal innan du litar på de uppskattade lönebeloppen.

4) Använd kalenderprenumerationen för read‑only‑visning om du vill undvika oavsiktliga redigeringar i din huvudkalender.

Praktisk checklista

• Bestäm skifttyper (start/sluttid och längd).
• Skapa en 8‑dagars rotationsregel: 4 dagar arbetspass följt av 4 dagar ledigt.
• Välj korrekt startdatum för rotationen.
• Testkör rotan över minst en månad i kalendern för att se cykelns kontinuitet.
• Om du har Pro, konfigurera övertid, nattfönster och helgtillägg manuellt och kontrollera värden.
• Exportera till CSV eller ICS för backup eller dela, eller skapa en kalenderprenumeration för automatiska uppdateringar i Google/Apple/Outlook.
• Om du använder teamfunktioner: kontrollera att medlemmar, frånvaro och godkännanden är korrekt inställda.

Vanliga frågor

Kan PayCheck AI automatiskt beräkna min lön för en 4-on-4-off-rotation?

PayCheck AI kan uppskatta bruttolön baserat på timmar och de tillägg du manuellt ställer in (t.ex. övertid, nattfönster, helgtillägg) under en aktiv Pro‑prövoperiod eller prenumeration. Appen beräknar inte skatter och ger ingen garanti för lönekorrekthet enligt lokala lagar. Be alltid din löneavdelning eller läs ditt avtal för slutliga siffror.

Hur synkar jag mitt 4-on-4-off-schema med Google Calendar eller Apple Calendar?

Skapa en privat läs‑endast kalenderprenumeration i PayCheck AI och kopiera prenumerationslänken. Lägg till länken i Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook enligt respektive apps instruktioner. Prenumerationen uppdateras från PayCheck AI men är inte redigerbar från den externa kalendern.

Kan jag använda PayCheck AI för att hantera teamets skift och frånvaro?

Ja. Teamfunktionerna låter ägare/planerare publicera och tilldela skift, se medlemmars personliga skiftkalendrar och godkänna eller avslå semesterförfrågningar. Teammedlemmar kan begära öppna skift eller takeover. Personliga pay‑inställningar och medicinska detaljer delas inte i teamkalendern.

Vad händer om min 4-on-4-off-rotation korsar en helgdag?

Du kan konfigurera helgtillägg i Pro‑inställningarna som fast belopp, per timme eller procent för att ta hänsyn till helgdagar. Regler för helgdagar varierar stort beroende på land och avtal — kontrollera ditt kollektivavtal eller arbetsgivare för vad som gäller.

Kan jag importera en rota från en PDF eller bild?

Pro‑användare kan ladda upp en rota i PDF eller bild för engångs AI‑extraktion av skift, och sedan godkänna de extraherade skiften innan import. Funktionen är avsedd för engångsextraktion och import, inte kontinuerlig synk.