Så använder du Pro-inställningar för övertid och nattbonus (med praktiskt räkneexempel)

Varför konfigurera Pro-inställningar för övertid och nattbonus?

Regler för övertid och nattarbete varierar mellan avtal, arbetsgivare och land. Att ha tydliga inställningar i din kalender gör att du kan spåra vanliga timmar, övertid och särskilda tillägg utan att räkna allt i huvudet.

Med en korrekt inställd kalender blir det enklare att jämföra med lönespecifikationer, exportera månadens timmar som CSV och upptäcka skillnader mellan avtalade och inrapporterade belopp.

Notera: PayCheck AI uppskattar bruttolön baserat på de inställningar du gör. Appen räknar inte skatt eller garanterar lönekorrekthet — kontrollera alltid mot ditt avtal eller löneadministration.

Snabb översikt: vilka Pro-inställningar finns?

Som Pro-användare kan du konfigurera: dagliga och veckovisa övertidsgränser, ett nattfönster (automatiskt nattbidrag), helg- och helgdagsersättningar. Ersättningar kan anges som: fast belopp per skift, belopp per timme eller procent av timlön.

Dessa inställningar används tillsammans med din arbetsschema-kalender: du bygger ett schema med individuella skift eller förinställda rotationer, och appen spårar vanliga timmar kontra övertid och summerar ersättningar för den valda perioden.

Steg för steg: ställ in dag- och vecka-övertid

1) Bestäm dina trösklar: vanligt är t.ex. övertid efter 8 timmar per dag eller efter 40 timmar per vecka, men kontrollera ditt kollektivavtal.

2) I Pro-inställningarna: ange daglig övertidsgräns (timmar per dag) och veckovisa gräns (timmar per vecka). Dessa värden används för att dela upp arbetade timmar i ordinarie tid och övertid.

3) Ange övertidsmultiplikatorer: välj om övertid ska räknas som procenttillägg (t.ex. +50 %) eller som separat multipel (t.ex. 1,5× timlön). PayCheck AI accepterar dina val och visar uppskattad bruttolön utifrån dem.

4) Testa med ett par skift i kalendern och granska summeringen för att säkerställa att timmar klassificeras som du förväntar dig.

Steg för steg: ställ in nattfönster

1) Bestäm vilket tidsintervall som räknas som natt i ditt avtal, t.ex. 22:00–06:00.

2) Ange nattfönstret i Pro-inställningarna. Du kan ställa in en fast ersättning (per skift), per timme eller procent av timlönen för de timmar som faller inom fönstret.

3) Om en skift överlappar nattfönstret kommer appen att räkna antal timmar inom nattfönstret och tillämpa den angivna ersättningen på dessa timmar.

4) Var tydlig med om nattbidrag ska gälla även vid natt-övertidskombinationer; i vissa avtal kombineras flera tillägg och i andra inte — konfigurera efter vad som gäller för dig.

Steg för steg: ställ in helg- och helgdagsersättning

1) Bestäm vilka dagar som räknas som helg i ditt avtal (t.ex. lördag, söndag) och vilka dagar som är helgdagar (officiella röda dagar).

2) I Pro-inställningarna: lägg till helgersättning och helgdagsersättning. Välj mellan fast belopp per skift, per timme eller procent av timlön.

3) För helgdagar kan du i Pro-versionen ange en fast summa per helgdagsskift — detta är praktiskt om helgdagen alltid ger ett bestämt belopp i stället för procent.

4) När du använder kalendern: markera helgdagar i den månad du bygger eller importerar, så tillämpas reglerna automatiskt på de skift som faller på dessa datum.

Praktiskt räkneexempel: månad med blandade skift

Nedan följer ett fiktivt exempel som visar metodiken steg för steg. Alla satser och multiplar är hypotetiska — kontrollera dina egna avtal innan du använder samma siffror.

Antaganden (hypotetiska): timlön = 160 kr/timme. Daglig övertidsgräns = 8 h (övertid därefter 1,25×). Veckovisa övertidsgräns = 40 h (1,5× för timmar över 40 i veckan). Nattfönster = 22:00–06:00 med +20 kr/timme. Helgersättning = 25 % extra per timme. Helgdagsersättning = 300 kr per skift.

Exempelmånad, en vecka ur schemat (fiktiva timmar):

Måndag: 07:00–16:00 (9 h, inkl. 1 h lunch obetald) — faktiskt arbetade 8 h. Tisdag: 14:00–23:00 (9 h, natt 22:00–23:00 = 1 h natt). Onsdag: 07:00–16:00 (8 h). Torsdag: 07:00–16:00 (8 h). Fredag: 07:00–18:00 (11 h, 1 h lunch obetald, 10 h faktiskt arbetade, 2 h över daglig gräns). Lördag: 22:00–06:00 (8 h nattpass, helgdag? Nej, helg). Söndag (röd dag): 09:00–17:00 (8 h, helgdagsskift). Total vecka: 8+9+8+8+10+8+8 = 59 timmar arbetade (hypotetiskt). Nota bene: lunchhantering påverkar faktiskt rapporterad arbetstid — justera enligt ditt sätt att räkna i kalendern och avtalets definitioner för betald/obetald paus.

Hur du räknar ersättningen (metodik steg för steg)

1) Dela upp varje skift i ordinarie timmar, daglig övertidstimme och timmar inom nattfönstret. I exemplet ovan blir fredag 10 arbetade timmar: 8 ordinarie + 2 dagliga övertidstimmar.

2) Summera veckans totala arbetade timmar och bestäm timmar över den veckovisa tröskeln. Här är 59 h totalt — det betyder 19 h över 40 h. Men observera: vissa överlappningar ska inte dubbelräknas. Bestäm om daglig övertid som också är över veckogränsen får högre multipel (i vårt hypotetiska fall antar vi att timmar över 40 h får 1,5× och daglig övertid utöver 8 h men under 40 h får 1,25×).

3) Applicera multiplar: beräkna lön per kategori (ordinarie timmar × timlön, daglig övertidstimmar × timlön × 1,25, veckövertidstimmar × timlön × 1,5).

4) Lägg till nattbidrag: för timmar inom 22–06, lägg till 20 kr/timme enligt vårt antagande. Om nattimmen också är övertid, avgör enligt ditt avtal om båda tillämpas. Appen kan visa både komponenter men du måste ange reglerna i Pro-inställningarna så att den räknar enligt dina valda kombinationer och multipler (se Pro-inställningar för kombinationsregler). PayCheck AI visar beräknad bruttolön baserat på de inställningar du gör i Pro-läget och de skift du lagt in i kalendern — exportera CSV för detaljgranskning om du vill kontrollera siffrorna manuellt.

Praktisk checklista

• Kontrollera kollektivavtal eller anställningsvillkor för exakta trösklar och multiplar.
• Ställ in daglig och veckovisa övertidsgränser i Pro-inställningarna.
• Konfigurera nattfönster och välj ersättningsmetod (per timme / procentsats / fast).
• Lägg in helgdagar i kalendern och ange helg-/helgdagsersättningar.
• Lägg in skiften i kalendern som individuella skift eller rotationer och verifiera summeringen.
• Exportera CSV för granskningssyfte och jämför mot lönespecifikation.
• Använd den kvarstående Pro-tiden för att testa med verkliga skift innan du förlitar dig på siffrorna.

Vanliga frågor

Kan PayCheck AI automatiskt importera mina skift från arbetsgivaren?

PayCheck AI kan inte automatiskt importera skift från din arbetsgivare. Du kan bygga ett arbetschema med individuella skift, använda förinställda rotationer eller låta appen extrahera skift en gång från en uppladdad PDF/bild med Pro-funktionen — du måste godkänna importerade skift innan de läggs in i kalendern.

Hur hanterar appen när nattbidrag och övertid överlappar?

Appen tillämpar de regler du anger i Pro-inställningarna. Du måste själv ange om nattbidrag kombineras med övertidsmultiplar eller inte. PayCheck AI visar de olika ersättningskomponenterna enligt dina inställningar så att du kan granska summan.

Kan jag använda PayCheck AI som en fullständig lönerevisor?

Nej. PayCheck AI ger uppskattningar av arbetade timmar och bruttolön baserat på de inställningar du anger. Appen beräknar inte skatt och den garanterar inte lönens rätthet. Använd exportfunktioner och jämför med din lönespecifikation eller kontakta löneadministrationen för slutlig verifiering.

Hur lägger jag in helgdagar i kalendern?

I kalendern markerar du de datum som är helgdagar i den månad du bygger. När helgdagar är markerade tillämpas Pro-inställd helgdagsersättning (t.ex. fast belopp per skift) på skift som faller på dessa datum.

Vad händer i teamkalendrar med Pro-inställningar?

Teamfunktionerna visar profiler, låter medlemmar dela skift och hantera förfrågningar, men personliga pay-inställningar och medicinska uppgifter delas inte. Pro-inställningarna för lönespårning gäller för ditt konto när du har en aktiv Pro-prövaperiod eller prenumeration och påverkar de rapporter du ser i ditt konto.