Importera skiftschema från PDF eller bild med PayCheck AI Pro — praktiskt arbetsflöde att följa

Varför ett kontrollerat arbetsflöde är viktigt

När du importerar ett schema direkt från en PDF eller bild använder du AI‑extraktion för att snabbt skapa skift i din kalender. Det sparar tid, men om du hoppar över granskningen riskerar du att felaktiga tider, datum eller persontilldelningar blir permanenta i din kalender.

PayCheck AI Pro erbjuder möjligheten att ladda upp en rota‑PDF eller bild för engångs‑AI‑extraktion och först importera efter att du godkänt skiften. Det betyder att hela kontrollstegen kan ske innan något skrivs in i kalendern — en viktig säkerhetskälla.

Översikt: det fyra‑stegs arbetsflödet

Följ dessa fyra steg varje gång du importerar ett schema från PDF eller bild:

1) Upload — ladda upp rota‑PDF eller bild till PayCheck AI Pro för AI‑extraktion.

2) Granska AI‑utdrag — kontrollera alla identifierade datum, start‑ och sluttider, pauser och tilldelningar.

3) Korrigera — gör manuella ändringar där AI‑extraktet är fel eller oklart (t.ex. delade skift, jourtider eller nattfönster). Notera även om ett skift är obemannat eller ska publiceras som öppet skift i teamet. PayCheck AI kräver godkännande innan import; använd det här tillfället väl.
4) Importera — när allt är kontrollerat och korrigerat: importera skiften till din kalender.

Praktiskt exempel: en tvåveckorsrota

Scenario: Du har en tvåveckorsrota i PDF som visar rotation A/B med fasta tider: A = 07:00–15:00, B = 15:00–23:00. Du laddar upp dokumentet i Pro‑vyn för engångs‑AI‑extraktion.

Steg för steg:

1) Upload: ladda upp PDF‑filen som visar datumen för båda veckorna. PayCheck AI extraherar skiftposter baserat på texten i dokumentet.

2) Granska: titta specifikt på datumparningar (så att 07:00 inte tolkas som 19:00), kontrollera eventuella överlappningar och att helgmarkeringar blev korrekt tolkade. Om rota‑PDF:en använder förkortningar (t.ex. "A" och "B" utan namn) säkerställ att systemet kopplat rätt rotation till rätt datum eller gör en manuell notering innan import.
3) Korrigera: rätta start/slut‑tider där AI misstolkat 15:00 som 1:50 p.g.a. OCR‑fel, och markera skift som obemannade där ingen namnmatchning gick att göra.
4) Importera: när allt stämmer, importera. Efter import kan du exportera kalendern som CSV eller ICS om du vill dela eller arkivera schemat.

Kontrollpunkter — mall att följa innan import

Använd följande mall varje gång du granskar ett AI‑utdrag. Gå igenom punkterna i ordning och bocka av:

• Datum och veckonummer – stämmer alla datum med originalet?
• Start- och sluttider – kontrollera för OCR‑fel (t.ex. 1 istället för 7).
• Pauser – har pauserna identifierats och placerats korrekt?
• Överlappningar/konflikter – finns skift som överlappar för samma person?
• Nattfönster och extra regler – behöver något skift räknas som natt enligt era regler? (Notera: PayCheck AI kan ställa in natt‑ och över‑tidströsklar i Pro, men kontrollera lokala avtal eller lagar separat.)
• Tilldelning/öppna skift – om rota:en inkluderar namn, är de matchade rätt? Markera obemannade skift.
• Helgdagar – stämmer helgmarkeringarna med din lokala lista? (Helgdagar varierar per land och avtal.)
• Anteckningar/färger – lägg till privata anteckningar eller färgkoder om du brukar använda det.

Vanliga fellägen och hur du löser dem

Misstolkade tider: OCR kan förväxla tecken. Kontrollera alla tider mot original‑PDF:en och använd sök/ersätt om många fel följer samma mönster (t.ex. "1" ersatt med "7").

Rotationer utan namn: om rota‑filen bara visar A/B‑rytmer men inga namn, importera skiften utan tilldelning eller skapa en mallrotation i PayCheck AI och applicera den efter import.

Dubbla poster: om extraktionen skapar både ett helt dagskift och ett delskift samma dag, radera eller slå ihop den felaktiga posten innan import.

Helgfel: AI kanske inte känner till din lokala helglista. Korrigera helgmarkeringar innan import och använd kalenderexport (CSV/ICS) för att jämföra i externa kalendrar om du är osäker.

Efter import: kontrollera löne‑ och tidsinställningar (manuellt)

När skiften är importerade kan PayCheck AI visa timmar, uppskattad bruttolön och stöda konfiguration av dagliga/veckovisa övertidströsklar, nattfönster och helgtillägg om du är Pro‑användare. Alla löneexempel du använder i interna beräkningar ska alltid ses som hypotetiska tills du manuellt bekräftar dem med din avtalade lönespecifikation. PayCheck AI gör inte skatteberäkningar eller ersätter lönehantering.

paragraphs2_not_used_check

Team och kalenderdelning — vad du behöver tänka på

För team: PayCheck AI visar synliga profilnamn och låter teamägare/planners publicera och tilldela skift. När du importerar skift till en teamägd kalender: kontrollera alltid att publicerade skift är korrekt tilldelade eller markerade som öppna innan import.

Kalenderprenumeration: om du vill att teammedlemmar ska se schemat i sina egna personliga kalendrar kan du skapa en privat read‑only kalenderprenumeration (Google, Apple, Outlook). Den följer uppdateringar från PayCheck AI men är inte två‑vägs; ändringar måste göras i PayCheck AI först.

Praktisk checklista

• Ladda upp rota‑PDF eller bild i Pro‑vyn för engångs‑AI‑extraktion.
• Kontrollera att alla datum matchar originalet (vecka/datum).
• Verifiera start‑ och sluttider för OCR‑fel.
• Kolla pauser, nattfönster och eventuella överlappningar.
• Markera obemannade eller öppna skift separat.
• Rätta helgmarkeringar efter lokal kalender.
• Spara ändringar och godkänn extraktet innan import.
• Efter import: exportera CSV/ICS om du vill arkivera eller jämföra.

Vanliga frågor

Vad betyder "engångs‑AI‑extraktion" i PayCheck AI Pro?

Engångs‑AI‑extraktion innebär att du laddar upp en rota‑PDF eller bild och PayCheck AI extraherar skiftdata som ett förslag. Förslaget måste granskas och godkännas manuellt innan skiften importeras till kalendern.

Kan AI automatiskt tilldela rätt person till varje skift?

AI försöker matcha text i dokumentet men automatiska tilldelningar bör alltid granskas. Om rota‑filen använder förkortningar eller bara rotationer (A/B) kan du behöva tilldela personer manuellt innan import.

Får teammedlemmar ändra importerade skift direkt i sina egna kalendrar?

Nej. PayCheck AI kan skapa en privat read‑only kalenderprenumeration som följas i externa kalendrar, men dessa prenumerationer är inte två‑vägsredigerbara. Redigeringar görs i PayCheck AI och uppdateras sedan i prenumerationen.

Kan PayCheck AI garantera löneberäkningar efter import?

PayCheck AI kan uppskatta timmar och stödja konfiguration av övertidströsklar och tillägg i Pro, men det gör inte skatteberäkningar och ersätter inte din lönehantering. Alla löneexempel i guiden är hypotetiska och ska verifieras mot avtal och löneunderlag.

Varför behöver jag kontrollera helgdagar manuellt?

Helgdagar varierar mellan länder och avtal. AI kanske inte alltid tolkar lokala helger korrekt utifrån PDF:en, så kontrollera och korrigera helgmarkeringar innan import.