Importera skannat schema (PDF eller bild) med AI-extraktion: stegvis importmall

Vad gör AI-extraktionen — och vad den inte gör

Funktionen för engångs-AI-extraktion läser skiftinformation från en uppladdad rota i PDF eller bildformat och skapar ett förslag på individuella skift som du kan granska. För Pro-användare finns möjligheten att ladda upp rota-PDF eller bild för denna engångsextraktion och sedan godkänna eller justera skiften innan import.

Viktigt att känna till: AI-utdraget är ett verktyg för att snabba upp överföringen — det ersätter inte din slutgiltiga kontroll. Funktioner som automatiska löneberäkningar, direkt import till löneprogram eller tvåvägsredigering mot externa kalendrar ingår inte. All redigering och slutgodkännande gör du manuellt i granskningen.

När är detta användbart? Praktiska scenarier

Skiftarbetare som får ett pappersschema hemma och snabbt vill ha det i sin mobilkalender utan att skriva in varje skift manuellt.

Lagledare eller planner som digitaliserar en rotalista inför en månad och vill undvika timslånga manuella överföringar.

Användare som vill jämföra bruttoinkomst i en uppladdad lönespecifikation med en kalendermånad (PayCheck AI kan extrahera en lönespecifikation som ett separat, enstaka AI-uttalande).

Stegvis importmall: från pappersrota till fungerande skiftschema (ai shift schedule maker)

1) Säkra bild/PDF: fotografera eller skanna rotan i bra ljus. Se till att alla datum och tider är läsbara och att filen inte är suddig. Filen används endast för engångsextraktion — appen lagrar inte dokumentet enligt användarvillkoren.

2) Ladda upp i Pro-läget: öppna uppladdningsfunktionen för rota-PDF/bild i din Pro-prenumeration eller under en aktiv gratis Pro-prövning. Starta AI-extraktionen. Vänta tills programmet presenterar ett förslag på skiftposter.

3) Granska extraherade skift per dag: kontrollera varje skiftpost. Jämför datum, start- och sluttider, eventuella nattmarkeringar eller rotationer som står på rotan. Radera eller redigera misstänkta poster direkt i granskningen.

4) Kontrollera varningsområden: leta efter skift som sträcker sig över midnatt (natt-pass), dubbelbokningar samma dag eller uppenbara tolkningar som saknar tider. Märk särskilt skift där extraktionen har tolkat "08:00–16:00" som "8–16" utan minuter — det kan vara korrekt men bör bekräftas vid osäkerhet.

Hur du granskar och godkänner skiften — praktiska tips

Arbeta dag för dag: acceptera korrekta skift snabbt och markera osäkra poster för återbesök. Om du har många skift att kontrollera, dela upp det i block (t.ex. en arbetsvecka åt gången).

Sök efter typiska fel: felaktiga datumformat (t.ex. dag och månad bytta), saknade sluttider, eller skift som duplicerats vid sidbrytningar i original-PDF:en.

Nattmarkeringar: kontrollera skift som börjar före midnatt och slutar efter midnatt. Bestäm om du behöver dela upp ett sådant skift i två poster i kalendern om din löne- eller tidsspårning kräver det.

Spara ändringslogg: notera större ändringar du gör under importen så att du kan spåra varför ett skift i kalendern skiljer sig från den ursprungliga rotan.

Exempel: ett enkelt casescenario

Anta att din rota visar tre skift i följd: Måndag 22:00–06:00 (natt), Tisdag 14:00–22:00, Onsdag ledig. AI-extraktionen skapar tre poster. Vid granskningen bekräftar du måndagens skift men delar upp det i två poster i kalendern (22:00–23:59 och 00:00–06:00) om din interna tidrapportering kräver dagvis indelning. Du justerar tisdagens sluttid från 22:30 (om extraktionen felavläst) till korrekt 22:00 och godkänner. Sedan importerar du de godkända skiften till din kalender.

Observera: alla taxor eller multiplar i detta exempel är hypotetiska och måste hanteras manuellt. PayCheck AI kan uppskatta arbetstimmar och exportera CSV/ICS, men räkna inte med automatisk lönehantering utanför de angivna funktionerna.

Efter import: vad du kan göra härnäst med ditt digitala schema

Exportera CSV eller ICS för att dela eller arkivera skiftuppsättningen. ICS kan användas för att prenumerera från externa kalendrar i läs-läge (t.ex. Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook) — detta är en envägsprenumeration som uppdateras från PayCheck AI men inte låter externa kalendrar redigera tillbaka.

Om du använder teamfunktioner: publicera eller tilldela skift, be medarbetare om övertaganden och hantera ansökningar om byten eller beviljande av ledighet med appens godkännande-flöden.

Om du vill följa avancerade regler (overtime, nattfönster, helgtillägg) — konfigurera dessa i Pro-inställningarna före eller efter importen för att få rätt beräkningsunderlag. Regler och tillämpningar kan variera mellan länder och kollektivavtal; kontrollera lokala avtal eller din arbetsgivare.

Praktisk checklista

• Filkvalitet: Kontrollera att PDF eller bild är skarp och att alla tider är läsbara.
• Datum: Kontrollera att dag, månad och år tolkats korrekt av AI:n.
• Tider: Bekräfta start- och sluttid för varje skift. Kontrollera minuter (t.ex. 07:30 vs 07:00).
• Nattmarkeringar: Identifiera skift som passerar midnatt och besluta om de ska delas.
• Dubbelbokningar: Leta efter överlappande skift på samma person/dag.
• Rotationer/upprepningar: Kontrollera att återkommande mönster tolkats rätt (t.ex. veckorotation).
• Roll/plats (om tillgängligt på rotan): Bekräfta att rollen eller platsen associerad med skiftet är korrekt.
• Ändringshistorik: Notera större manuella korrigeringar för framtida referens och kommunikation med teamet om det behövs.

Vanliga frågor

Kan AI-extraktionen importera skiften direkt till andra kalendrar?

AI-extraktionen skapar förslag på skift som du godkänner i appen. Du kan sedan exportera som ICS för en envägsprenumeration eller dela CSV/ICS. PayCheck AI redigerar inte externa kalendrar tvåvägsvis.

Får appen tillgång till mina uppladdade dokument permanent?

Uppladdade dokument används för engångsextraktion. Kontrollera appens sekretessvillkor för detaljer om lagring, men funktionen är avsedd för enstaka AI-utdrag snarare än obegränsad arkivering.

Hur hanterar jag natt- eller skift som går över midnatt?

Granska dessa skift särskilt. Du kan dela ett nattpass i två kalenderposter (före och efter midnatt) om din tidrapportering eller kollektivavtal kräver det. Kontrollera även nattfönster-inställningar i Pro om du använder natt-tillägg i dina beräkningar.

Vad händer om AI:n tolkar en tid felaktigt?

Redigera eller ta bort felaktiga poster under granskningssteget innan du importerar. Spara anteckningar om större ändringar för att hålla koll på skillnader mellan originalrotan och den digitala versionen.

Kan jag använda funktionen utan Pro?

Engångs-AI-extraktion av rota-PDF eller bild är en funktion för Pro-användare eller under en aktiv gratis Pro-prövning. För att använda den behöver du därför Pro-åtkomst.