Hur Pro-användare laddar upp en schemafil för AI‑extraktion och godkänner skiften

Översikt: vad Pro‑funktionen gör och vad den inte gör

Pro‑konton kan ladda upp en schemabilaga (PDF eller bild) för en engångs AI‑extraktion av schiftinformation. Systemet försöker känna igen datum, start‑ och sluttider, pauser och eventuella skiftnamn.

Efter extraktion får du en lista med individuella skiftposter att granska och godkänna. När du godkänner kan du exportera som CSV eller ICS eller skapa en privat, read‑only kalenderprenumeration för Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook som uppdateras från tjänsten.

Följande saker stöds inte: automatiska löneberäkningar utöver hjälpfunktioner som uppskattningar, direktimport till löneprogram, automatisk schemalläggning eller tvåvägsredigering av externa kalendrar.

Steg för steg: ladda upp och köra AI‑extraktionen

1) Förbered filen: ta en tydlig bild eller använd den ursprungliga PDF:en. Kontrollera att text inte är suddig och att kolumner med datum/tider är läsbara. Om schemat är handskrivet eller ligger ovanligt till kan extraktionen misslyckas eller kräva mer manuell korrigering.

2) Öppna funktionen för engångs AI‑extraktion i ditt Pro‑konto och välj filen. Uppladdningen är just för engångsanalys — filen lagras inte som en löpande källa för framtida uppdateringar.

3) Vänta på att modellen bearbetar filen. När extraktionen är klar visas de upptäckta skiften som en lista med datum, start‑ och sluttid och eventuella skiftnamn om sådana hittats.

4) Gå vidare till granskningen innan du godkänner. Detta är ett manuellt steg där du kan redigera felaktiga tider, slå ihop eller dela skift som modellen missuppfattat, och ange pauser eller anteckningar.

Granska och godkänn: vad du ska kontrollera noggrant

Datum och tidzon: kontrollera att datumen och eventuella tidzoner stämmer med din arbetsplats. En felaktig datumtolkning är en vanlig källa till fel vid import.

Start‑ och sluttider: säkerställ att start‑ och sluttider reflekterar faktiska arbetstider, inklusive natt‑kryssningar över midnatt. Dela upp ett skift som sträcker sig över midnatt i två poster om du vill se dem som separata kalenderhändelser.

Pausregistrering: extraktionen fångar ibland inte pauser. Lägg till eller justera pauser manuellt eftersom de påverkar översikten över arbetstid även om appen inte automatiskt använder dem för skatt eller löneutbetalning.

Dubletter och hopslagningar: kontrollera om samma skift duplicerats i extraktionen. Radera eller slå ihop dubbletter innan import för att undvika dubbelbokningar i din kalender.

Praktiskt exempel: ett veckoschema att granska (hypotetiskt)

Föreställ dig att AI extraherar följande skiftposter för en vecka (detta är ett hypotetiskt exempel för arbetsflödet — inga löneberäkningar utförs automatiskt): måndag 08:00–16:00, tisdag 14:00–22:00, onsdag 22:00–06:00 (över midnatt), torsdag ledig, fredag 09:00–17:00.

I granskningen korrigerar du onsdagsskiftet till två poster om du vill: onsdag 22:00–23:59 och torsdag 00:00–06:00. Alternativt kan du behålla det som ett skift över midnatt — välj det som passar din kalenderstruktur och hur du vill räkna arbetstid senare.

Om ditt Pro‑konto har särskilda inställningar för nattfönster, helg‑ eller helgdagstillägg (konfigurerat under dina Pro‑inställningar), säkerställ att du aktiverat dessa innan du gör en pay‑jämförelse. Kom ihåg att eventuella multiplar eller belopp du ställer in är dina egna inställningar och inte automatiskt verifierade av tjänsten.

Importera till kalender eller exportera: val och konsekvenser

När du godkänt skiften kan du exportera dem som CSV eller ICS för manuell import i andra system. CSV är bra för export till kalkylblad medan ICS passar kalendrar.

Som Pro‑användare kan du också skapa en privat read‑only kalenderprenumeration som läses av Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook. Denna prenumeration uppdateras från PayCheck AI men är inte tvåvägsredigerbar; ändringar måste göras i PayCheck AI och publiceras igen.

Tänk på att importerade händelser kan krocka med befintliga poster i din privata kalender. Kontrollera kollisioner och synkroniseringsintervall för kalenderprenumerationen.

Team, frånvaro och godkännanden (när det är relevant)

Om du använder teamfunktioner syns namn och skift i teamet, och planerare kan publicera eller tilldela skift. Teammedlemmar kan också begära öppet skift, be om övertagande eller skicka semesterförfrågningar som planerare kan godkänna eller avvisa.

Om du som planerare importerar en schemauppställning för ett team: dubbelkolla att du bara importerar poster du ansvarar för och informera medlemmarna om att de får en read‑only version av teamägarens kalenderkopia. Personliga betalinställningar eller medicinska detaljer delas inte i teamkalendern.

Vanliga fallgropar att kontrollera innan import

Otydliga filer: suddiga bilder eller komplicerade layouter kan leda till fel. Rensa upp filen eller skriv ut och skanna om nödvändigt.

Korsande skift över midnatt: bestäm hur du vill visa dem och dela upp dem om det underlättar för din arbetsrapportering.

Fel tidzon eller datumformat: kontrollera regionala datumformat (t.ex. dag/månad vs månad/dag) så att dagen inte flyttas felaktigt.

Automatiska påslag och regler: om du använder Pro‑inställningar för nattfönster eller övertidsgränser — kontrollera att de stämmer med ditt avtal eller landets regler, eftersom regler varierar mycket mellan länder och avtal.

Praktisk checklista

• Ta en tydlig bild eller använd original‑PDF innan uppladdning.
• Kontrollera att datum, tidzon, start‑ och sluttider är korrekta i extraktionen.
• Dela upp skift som går över midnatt om du vill se separata kalenderhändelser.
• Lägg till saknade pauser och radera dubbletter.
• Aktivera önskade Pro‑inställningar (nattfönster, övertid, helgtillägg) innan du gör lönejämförelser.
• Exportera som CSV eller ICS, eller skapa en privat kalenderprenumeration om du vill automatiskt synka read‑only.
• Informera teammedlemmar om förändringar om du importerar ett team‑schema.

Vanliga frågor

Hur exakt är AI‑extraktionen?

Exaktheten beror på filens kvalitet och tydlighet. Maskinen kan känna igen många tryckta scheman bra, men handskrivet eller rörigt layoutade dokument kräver ofta manuell korrigering. Granska alltid resultaten innan import.

Kan AI‑extraktionen uppdatera min befintliga kalender automatiskt?

Extraktionen ger dig en lista att godkänna. Du kan sedan exportera som CSV/ICS eller skapa en privat read‑only kalenderprenumeration som uppdateras från tjänsten, men tjänsten redigerar inte externa kalendrar direkt eller tvåvägsuppdaterar dem.

Stämmer löneuppskattningarna automatiskt efter import?

PayCheck AI kan hjälpa dig att uppskatta bruttointäkt baserat på valda skift i din kalender, men eventuella multiplar, tillägg eller gränser du anger är manuella inställningar och inte en garanti för lön eller beskattning. Regeln för övertid, nattfönster och helger kan också variera beroende på land eller avtal.

Kan jag använda den här funktionen för team‑scheman?

Ja — extrahera och importera skift, men teamhantering och godkännanden fungerar enligt teamfunktionerna: planerare kan publicera och tilldela skift, medlemmar kan begära öppna skift eller semester som planerare godkänner eller avslår. Personliga pay‑inställningar och medicinska uppgifter delas inte i teamkalendern.