Exportera schema till Google/Apple/Outlook och skapa en privat read-only prenumeration

Varför en read-only kalenderprenumeration hjälper

Problemet: du får arbetsschemat från en app (eller en teamägare), men din dagliga kalender (Google/Apple/Outlook) är din primära planeringsvy. Att manuellt kopiera skiften tar tid och leder lätt till dubbelbokningar.

Lösningen: en privat ICS-prenumeration som automatiskt uppdateras från den källa du använder. Prenumerationen syns i din vanliga kalenderapp, men ändringar styrs från den ursprungliga appen (i det här fallet PayCheck AI). Det betyder att nya eller ändrade skift dyker upp i din kalender utan att du behöver importera fil efter fil.

Vad PayCheck AI gör (kort)

I PayCheck AI kan du bygga arbetsscheman med individuella skift, färdiga rotationer och egna dagbaserade rotationer. Du kan exportera som ICS och skapa en privat read-only kalenderprenumeration för Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook. Prenumerationen uppdateras från PayCheck AI men är inte tvåvägsredigerbar.

Om du använder PayCheck AI i team: en teamägares personliga skiftkalender kan automatiskt synkas in i teammedlemmars personliga huvudkalendrar som read-only, och den följer senare uppdateringar från ägaren. Personliga löneinställningar eller privata skiftnoteringar delas inte i teamkalendern.

Steg 1 — Skapa en privat kalenderprenumeration i PayCheck AI

1) I PayCheck AI: välj det schema du vill dela (egen kalender eller ett teamägares schema som du har rätt att prenumerera på).

2) Välj alternativet för att skapa en privat read-only kalenderprenumeration. PayCheck AI genererar en prenumerationslänk (en ICS-URL). Denna länk hämtar skiften från PayCheck AI men tillåter inte mottagaren att ändra dem.

3) Kopiera prenumerationslänken. Tänk på att länken är privat—dela den bara med personer du vill ska se ditt schema.

Steg 2 — Lägg till prenumerationen i Google Calendar, Apple Calendar eller Outlook

Google Calendar (webben): gå till "Andra kalendrar" -> "Lägg till efter webbadress" eller liknande och klistra in ICS-länken. Google visar kalendern i din vy men redigering är låst. Notera att Google styr hur ofta den hämtar uppdateringar.

Apple Calendar (macOS/iOS): välj att lägga till en prenumererad kalender och klistra in ICS-länken. På macOS går du till Kalender -> Arkiv -> Ny prenumererad kalender eller lägg in URL i iOS/ iPadOS via kalenderinställningar. Apple Calendar laddar och visar schemat som read-only.

Outlook (Windows/Outlook.com): välj att lägga till en internetkalender och ange ICS-URL:en. Outlook lägger in kalendern som en prenumeration och visar eventen i din kalenderapp utan att tillåta redigering.

Vad händer när schemat ändras i PayCheck AI?

Prenumerationen är read-only och uppdateras från PayCheck AI. När du eller en planner/owner ändrar skift i PayCheck AI kommer dessa ändringar att finnas i prenumerationen vid nästa uppdatering från din kalenderleverantör.

Uppdateringsintervallet avgörs av mottagarens kalenderapp: det kan variera från några minuter till flera timmar beroende på tjänst och inställningar. Därför kan det dröja innan ändringar syns i din Google-, Apple- eller Outlook-kalender.

Om du är i ett team och teamägaren ändrar sitt schema: teammedlemmarnas personliga kalendrar får automatiskt uppdaterade read-only kopior om den funktionen är aktiverad. Planners och ägare kan också publicera och tilldela teamshifts som användare ser via prenumerationen.

Praktiskt exempel (hypotetiskt)

Anna bygger sitt arbetsschema i PayCheck AI. Hon skapar en privat prenumeration och skickar länken till sin privata Google-kalender. Hon har också lagt in samma länk i sin arbetsdatorns Outlook för att se skiften nära sina möten.

När Anna blir tilldelad ett nytt kvällsskift av sin planner i PayCheck AI ändras hennes schema i appen. Några timmar senare syns det nya skiftet i både hennes Google- och Outlook-kalendrar utan att hon behövde göra något manuellt. Hon kan inte redigera skiftet från dessa kalendrar — ändringar görs i PayCheck AI.

När ska du använda ICS-export istället?

Ibland vill du göra en engångsimpport till en kalender (t.ex. för en arkivkopiering eller för att dela ett schema till någon som inte ska prenumerera). Då kan du exportera kalendern som en ICS-fil från PayCheck AI och importera den manuellt till mottagarens kalender. En engångsimport uppdateras inte automatiskt.

Använd prenumeration när du vill hålla kalendrar synkade löpande; använd engångs-ICS om du bara vill ge en statisk kopia.

Praktisk checklista

• Har du kopierat rätt privat prenumerationslänk från PayCheck AI och delat den endast med avsedda personer?
• Har du lagt till prenumerationen i rätt kalenderapp (Google via "Lägg till efter webbadress", Apple via "Prenumererad kalender", Outlook via "Internetkalender")?
• Vänta rimlig tid efter en ändring i PayCheck AI — uppdateringar kan ta från minuter till flera timmar beroende på kalenderleverantören.
• Kontrollera att kalendern visas men är read-only (du ska inte kunna redigera pass direkt i Google/Apple/Outlook).
• Om kalendern inte uppdateras: kontrollera att du inte har blockerat externa kalendersynkningar i app- eller kontoinställningar.
• Om du delar till team: kontrollera att du som owner/planner har aktiverat delningen och att mottagarna har rätt åtkomst (team-kopior kan vara automatiska och read-only).
• Testa engångs-ICS-import för att bekräfta att händelserna kan visas; om engångsimport fungerar men prenumerationen inte — problemet ligger ofta i uppdateringsfrekvens eller åtkomst till prenumerations-URL.

Vanliga frågor

Hur snabbt syns ändringar i min vanliga kalender?

Det beror på mottagarens kalenderapp. Prenumererad information hämtas automatiskt, men frekvensen styrs av Google/Apple/Outlook. Det kan ta allt från några minuter till flera timmar för en ändring i PayCheck AI att dyka upp i din kalender.

Kan jag redigera skift direkt i Google/Apple/Outlook när jag använder en prenumeration?

Nej. En prenumeration från PayCheck AI är read-only från mottagarens sida — ändringar måste göras i PayCheck AI. Kalenderappen visar uppdateringar men tillåter inte tvåvägsredigering.

Är prenumerationslänken säker att dela?

Prenumerationslänken är privat och ger åtkomst till ditt schema. Dela den bara med personer du litar på. Om länken sprids kan andra se dina skift tills du stoppar eller återkallar prenumerationen i PayCheck AI (om en sådan funktion finns).

Vad händer i ett team när owner ändrar sitt schema?

En teamägares personliga skiftkalender kan automatiskt synkas in i teammedlemmars personliga huvudkalendrar som read-only kopior. Dessa följer senare uppdateringar från ägaren. Personliga löneinställningar och privata skiftnoteringar delas inte.

När ska jag använda Pro-funktioner?

Pro-kontot i PayCheck AI ger avancerade möjligheter som dagliga/veckovisa övertidströsklar, nattfönster och ersättningar (flat, per timme eller procent) samt möjligheten att ladda upp rota-PDF för AI-extraktion. Dessa hjälper dig att bygga ett mer detaljerat schema innan du publicerar prenumerationen, men de påverkar inte hur prenumerationen distribueras.