Enkel timlön-kalkyl: beräkna bruttolön från skiftkalendern (mall + exempel)

Vad du behöver innan du börjar

Tidigare löner och anställningsvillkor (timlön, vad som räknas som övertid, natt- och helgtillägg enligt ditt avtal). Regler varierar mellan länder och kollektivavtal — kontrollera ditt avtal eller arbetsgivare.

En skiftexport från PayCheck AI (CSV eller ICS). PayCheck AI kan exportera skift som CSV/ICS och under Pro kan du även konfigurera dagliga/veckovisa övertidsgränser, nattfönster och olika typer av tillägg (per timme, per dag, procent).

Ett kalkylblad (Excel, Google Sheets eller liknande) där du klistrar in exporten och bygger din 'timlön kalkylator'.

Grundläggande uppgifter: timlön, eventuella fasta tillägg (per timme eller procent), och hur övertid ska räknas i ditt fall.

Steg 1 — Exportera skiften från PayCheck AI

I PayCheck AI: välj den kalendermånad eller period du vill beräkna och exportera som CSV (eller ICS om du föredrar kalenderformat). CSV är enklare att bearbeta i ett kalkylblad.

Se till att exporten innehåller starttid, sluttid, eventuella noteringar om tillägg/övertid samt datum. Om du använder Pro-inställningar i PayCheck AI och har konfigurerat övertidsgränser eller automatiska tillägg, kan exporten innehålla värden som hjälper dig att dela upp ordinarie timmar och övertid.

Steg 2 — Klistra in och strukturera i kalkylbladet

Skapa kolumner: Datum, Starttid, Sluttid, Timantal (decimalt), Typ (ordinarie/övertid), Timlön, Tillägg per timme, Tillägg i procent, Brutto per rad.

Beräkna timantal per skift med formel: (Sluttid - Starttid) i timmar. Om du har raster som inte ska räknas med, dra av dem manuellt eller lägg en kolumn för raster.

Markera vilka timmar som är övertid enligt ditt avtal. Om du konfigurerat övertidsgränser i PayCheck AI kan exporten underlätta att se vilka timmar som ligger över daglig eller veckovis gräns.

Steg 3 — Timlön och tillägg (mallens logik)

För varje rad gör du följande beräkningar (kopiera i ditt kalkylblad):

1) Ordinarie lön per rad = Ordinarie timmar × Timlön.

2) Övertidslön per rad = Övertidstimmar × Timlön × Övertidsmultipel (t.ex. 1,5 eller 2,0 beroende på avtal).

3) Tillägg per rad = Tillägg per timme × Antal timmar (om tillägget är per timme), plus eventuella procentbaserade tillägg som räknas på ordinarie/övertid (specificera i din mall). Betona att alla multiplar och procentsatser i exemplet är hypotetiska och måste stämmas av mot ditt avtal eller lönespecifikationer.

Komplett exempel (kopiera gärna värdena)

Nedanstående är ett hypotetiskt, manuellt räkneexempel du kan kopiera in i ditt kalkylblad för att testa mallens logik. Alla värden är exempel och inte ett löfte om verklig utbetalning.

Antaganden för månaden:

• Timlön: 160 kr/timme

• Ordinarie timmar: 140 timmar (summa från skiftexporten)
• Övertid 1,5x: 10 timmar (t.ex. mertid efter ordinarie dagliga gränser)
• Övertid 2,0x: 5 timmar (t.ex. helg-/storövertid enligt avtal)
• Nattillägg: 20 kr/timme för 30 nattimmar (angivet som per timme)
• Helgtillägg: 50 kr/timme för 8 helgtimmar (per timme)
• Ingen annan procentbaserad ersättning i detta exempel (kan läggas till i din mall).
Beräkningarna (rad-/summering):
1) Ordinarie lön = 140 × 160 = 22 400 kr
2) Övertid 1,5x = 10 × 160 × 1,5 = 2 400 kr
3) Övertid 2,0x = 5 × 160 × 2,0 = 1 600 kr
4) Nattillägg = 30 × 20 = 600 kr
5) Helgtillägg = 8 × 50 = 400 kr
Total estimerad bruttolön = 22 400 + 2 400 + 1 600 + 600 + 400 = 27 400 kr
Notera: detta är en manuell, hypotetisk uträkning. Kontrollera i din mall hur du vill fördela natt- och helgtillägg (på ordinarie/övertid eller separat). PayCheck AI kan hjälpa dig att extrahera skiften och — i Pro — visa timmar som ligger över konfigurerade övertidsgränser så att du enklare identifierar övertidstimmar.

Vanliga fällor och hur du undviker dem

Raster: Glöm inte att dra av obetalda raster från skiftets totala timmar. Ibland exporteras raster inte automatiskt — dubbelkolla.

Dubbla tillägg: Räkna tydligt om natt- och helgtillägg ska ligga ovanpå övertidsmultiplar eller ingå i dem enligt ditt avtal.

Fel i exporten: Kontrollera att tidzon och datumformat i CSV stämmer innan du beräknar timmar.

Skiftöverlappningar: Om två skift överlappar (t.ex. vid fel i export) måste du justera manuellt så att timmar inte räknas dubbelt.

Använd PayCheck AI:s Pro-funktioner där det hjälper

Om du har en gratis Pro-trial eller betalande Pro kan du i PayCheck AI konfigurera dagliga och veckovisa övertidsgränser, nattfönster, och tillägg som flat amount, per-hour eller procent. Det förenklar markeringen av vilken del av skifttiden som ska behandlas som övertid eller få natt-/helgtillägg i din export.

Pro-användare kan också ladda upp en lönebeskedfil för en engångs AI-extraktion och jämföra det uttaget mot en vald kalenderperiod i appen. Det kan användas som kontroll men ersätter inte din manuella granskning eller löneavstämning med arbetsgivaren.

Praktisk checklista

• Exportera skiften som CSV från PayCheck AI för den period du vill beräkna.
• Skapa kolumner i kalkylblad: datum, start, slut, timantal, ordinarie/övertid, timlön, tillägg, brutto per rad.
• Räkna timantal per skift och dra av obetalda raster.
• Markera övertidstimmar enligt ditt avtal (eller använd Pro-inställningar i PayCheck AI för att underlätta).
• Lägg in timlön, övertidsmultiplar och tillägg (per timme eller procent).
• Summera ordinarie lön, övertid och tillägg för estimerad bruttolön.
• Kontrollera resultat mot eventuell lönespecifikation eller använd PayCheck AI:s engångs AI-extraktion av en lönebesked för jämförelse.

Vanliga frågor

Kan PayCheck AI räkna min slutliga nettolön eller skatter?

Nej. PayCheck AI kan hjälpa dig att exportera skift, konfigurera övertidsgränser och uppskatta bruttotimmar och tillägg, men den räknar inte skatter eller garanti för löneutbetalning. Skatter och nettolön varierar beroende på land, skattetabell och individuella avdrag — kontakta din arbetsgivare eller löneavdelning för nettoberäkning.

Hur vet jag vilka övertidsmultiplar jag ska använda?

Övertidsmultiplar och vad som räknas som övertid bestäms av ditt anställningsavtal, kollektivavtal eller lokala regler. I PayCheck AI Pro kan du konfigurera dagliga/veckovisa gränser för att enklare identifiera övertid i exporten, men kontrollera exakta multiplar i ditt avtal.

Kan jag använda mallen om mina ersättningar är procentbaserade?

Ja. Lägg in en kolumn för procentbaserade tillägg och ange om procenten beräknas på ordinarie lön, övertid eller båda. I exemplet ovan användes endast per-timmesersättningar, men mallen är flexibel.

Fungerar metoden för team- eller delade kalendrar?

Ja, men tänk på sekretess och roller: PayCheck AI har teamfunktioner där ägare och planerare kan se teammedlemmars skiftkalendrar och hantera godkännanden, men personliga pay-inställningar och medicinska uppgifter delas inte. Exportera varje persons skift separat för individuella beräkningar.

Vad gör jag om min CSV ser konstig ut (fel formatering eller tidzon)?

Kontrollera CSV:s datum- och tidsformat och se över tidzonesinställningar. Ibland måste du konvertera tidformat i kalkylbladet innan du räknar timmar. Om problemen kvarstår, exportera igen och kontrollera inställningarna i PayCheck AI.