Bygg en 4 på 4 av-rotation i PayCheck AI (mall och importinstruktioner)

Förutsättningar och vad PayCheck AI hjälper dig med

Innan vi börjar: PayCheck AI låter dig skapa dagbaserade rotationer med individuella skift, spara egna rotationer, synka scheman över enheter, spåra ordinarie- och övertidstimmar, uppskatta bruttolön, och exportera scheman som CSV eller ICS. Under en aktiv Pro-prövoperiod eller vid Pro-prenumeration kan du dessutom konfigurera dagliga och veckovisa övertidströsklar, automatisk nattfönstersersättning, helgtillägg och semesterdagar som fasta summor, per-timma-belopp eller procent.

Vad PayCheck AI inte gör här: det beräknar inte skatter, redigerar externa kalendrar från PayCheck AI, eller importerar automatiskt till löneprogram. Alla lönekalkyler i den här guiden är hypotetiska exempel som du behöver bekräfta mot dina arbetsavtal.

Steg 1 — Planera din 4 på 4 av-rotation

Bestäm vilka dagar som ska räknas som "på" och "av" utifrån din arbetscykel. En vanlig dagbaserad 4 on 4 off-slinga är: arbeta 4 dagar i följd, ha 4 dagar ledigt, upprepa. Om dina skift går över midnatt (t.ex. 22:00–06:00) bör du tänka i dagbaserade enheter när du skapar rotationen.

Besluta om dagtyp och startdag. I PayCheck AI skapar du dagbaserade rotationer — varje dag i kalendern får en skiftetikett. Bestäm också om du behöver olika skifttyper (dag, kväll, natt) och hur de återkommer i rotationen.

Steg 2 — Skapa rotationen i PayCheck AI (praktisk arbetsgång)

1) Öppna PayCheck AI och gå till menyvalet där du skapar en ny rotation eller nytt schema. Välj "dagbaserad rotation" eller motsvarande vy för dag-för-dag-planering.

2) Skapa fyra "Arbetspass" i följd: välj startdag för rotationen (t.ex. måndag). För varje dag anger du skiftnamn (t.ex. "Skift A"), starttid och sluttid, och eventuella anteckningar. Exempel: Skift A: 07:00–19:00 (12 timmar). Om skiftet går över midnatt anger du start- och sluttid som vanligt; PayCheck AI behandlar dag som etikett för skiftet.

3) Skapa fyra "Lediga"-dagar direkt efter de fyra arbetspassen — i PayCheck AI kan du markera en dag som inaktiv eller utan skift.

4) Upprepa mönstret tills du täcker önskad period (minst en rotationscykel, rekommenderat: flera cykler för att testa växlingarna). Spara rotationen som en förinställning så att du enkelt kan återanvända den.

Steg 3 — Justera för övertid, natt- och helgtillägg

Under Pro-prövoperiod eller Pro-prenumeration kan du konfigurera regler för övertidströsklar, nattfönster och helgtillägg i PayCheck AI. Dessa inställningar påverkar hur verktyget uppskattar timmar och ersättningar:

- Dagliga och veckovisa övertidströsklar: ställ in vid vilka timmar som räknas som övertid (t.ex. efter 8 timmar/dag eller 40 timmar/vecka). Verktyget använder dessa inställningar för att klassificera timmar i dina exporter.

- Nattfönster: definiera tidsspann som natt (t.ex. 22:00–06:00) och om natt-tillägget ska vara ett per-timma-belopp, procent eller fast summa.

- Helg- och helgdagstillägg: välj om de ska beräknas som procent, fast belopp eller per timme. Notera att regler varierar mellan kollektivavtal och länder; kontrollera alltid din lokala överenskommelse.

Steg 4 — Testa och korrigera rotationen

Gå igenom minst två återkommande cykler i PayCheck AI och kontrollera att arbetsdagar, vila och ev. överlappande nattpass ser rätt ut. Kontrollera också hur övertid räknas i dina inställningar om du har långa arbetspass.

Om enskilda skift behöver flyttas: redigera dagen i rotationen och spara en ny version av rotationen. Du kan skapa flera varianter (t.ex. "4 on 4 A" och "4 on 4 B") om du har skiftrotationer som växlar mellan dag/kväll.

Steg 5 — Exportera till CSV eller ICS (mall och instruktioner)

När schemat är klart kan du exportera hela perioden som CSV eller ICS från PayCheck AI. CSV är användbart för att granska raderade data eller importera i andra programsystem; ICS används för kalenderprogram (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook).

Nedan finns en enkel kopierbar CSV-mall för en dagbaserad 4 på 4 av-rotation. Anpassa datum, tider och titlar innan import om ditt kalenderprogram kräver specifika kolumnnamn.

Kopiera CSV-exempel och spara som textfil med .csv-ändelse:

Datum,Titel,Starttid,Sluttid,Beskrivning,Plats,AllDay 2026-05-03,Skift A,07:00,19:00,Arbete dag 1,Arbetsplats A,false 2026-05-04,Skift A,07:00,19:00,Arbete dag 2,Arbetsplats A,false 2026-05-05,Skift A,07:00,19:00,Arbete dag 3,Arbetsplats A,false 2026-05-06,Skift A,07:00,19:00,Arbete dag 4,Arbetsplats A,false 2026-05-07,Vila,, ,Ledig,false 2026-05-08,Vila,, ,Ledig,false 2026-05-09,Vila,, ,Ledig,false 2026-05-10,Vila,, ,Ledig,false

Importinstruktioner för vanliga kalendrar

Google Calendar: Öppna Google Calendar i en webbläsare → Inställningar → Importera och exportera → Importera kalender → välj din CSV- eller ICS-fil och välj kalendern. Kontrollera tidszoninställningar vid import.

Apple Calendar (macOS): Arkiv → Importera → välj .ics-fil. För CSV kan du behöva konvertera till .ics eller använda Apple Numbers/Excel för att spara som .ics via ett verktyg.

Outlook: Arkiv → Öppna & exportera → Importera/Exportera → Importera en iCalendar (.ics) eller vCalendar-fil. För CSV, använd importsteg i Outlook och matcha kolumner mot kalenderfält.

Ett enklare alternativ: skapa en privat read-only kalenderprenumeration från PayCheck AI (tillgänglig i appen) som du kan lägga till i Google, Apple eller Outlook. Den uppdateras från PayCheck AI men är inte tvåvägsredigerbar.

Praktisk checklista

• Bestäm startdag och skifttyper (dag/kväll/natt) för din 4 på 4 av-rotation.
• Skapa fyra arbetsdagar följt av fyra lediga dagar i PayCheck AI som en dagbaserad rotation.
• Spara rotationen som en förinställning för återanvändning.
• Konfigurera eventuella övertids-/natt-/helginställningar om du använder Pro.
• Granska minst två cykler för att säkerställa att skiften ligger rätt.
• Exportera som CSV eller ICS och testa en import i din kalenderapp.
• Övervaka och justera rotationen löpande vid ändrade behov eller avtal.

Vanliga frågor

Kan PayCheck AI automatiskt tilldela arbetspass i en 4 on 4 off-rotation?

Nej. PayCheck AI låter dig skapa och spara dagbaserade rotationer och publicera eller exportera dem, men den automatiserar inte tilldelning av arbetspass till medarbetare.

Hur hanterar jag nattpass som går över midnatt i rotationen?

Skapa nattpasset med korrekt start- och sluttid i PayCheck AI (t.ex. 22:00–06:00). Appen använder dagetiketter och tider för varje skift. Under Pro kan du dessutom sätta ett nattfönster som påverkar hur timmar klassificeras i beräkningar.

Kan jag lita på löneuppskattningar i PayCheck AI för avlöningsbeslut?

PayCheck AI kan uppskatta bruttolön baserat på de regler du anger, men det räknas som en uppskattning. Appen beräknar inte skatter och den ersätter inte avstämning mot ditt avtal eller arbetsgivare. Bekräfta alltid mot dina lönespecifikationer.

Finns det en färdig CSV/ICS-mall i appen?

PayCheck AI exporterar CSV och ICS av ditt schema. I den här guiden finns en enkel kopierbar CSV-mall du kan anpassa innan import. Om du använder Pro kan du även ladda upp en schemapdf eller bild för en engångsextraktion av skift och godkänna importen.

Hur fungerar teamfunktioner med en 4 on 4 off-rotation?

I teamkanaler kan ägare och planeringsroller publicera och tilldela skift. Teammedlemmar syns med profilnamn, kan begära öppet skift eller övertag och skicka frånvaro- eller semesterförfrågningar som ägare eller planerare kan godkänna eller avslå. Personliga löneinställningar och medicinsk info delas inte.