Slik bygger du en 4 på 4 av-vaktrotasjon i PayCheck AI (mal og importtips)

Hva du trenger å bestemme før du lager rotasjonen

Velg startdato: bestem hvilken dato i kalenderen som skal være «dag 1» i rotasjonen. Dette påvirker hvordan de rullerende 4-dagers-periodene faller mot helger og eventuelle helligdager i din avtale.

Velg arbeidsdagens lengde: er en «vaktdag» 8 timer, 10 timer eller variabel? I eksemplene under bruker vi 12-timers vakter som et vanlig case i 4 på 4 av-rotasjoner, men du kan bruke hvilken som helst varighet.

Bestem navn og farge for skiftene: bruk entydige navn (for eksempel Dag, Natt) slik at importen blir enkel å kontrollere i kalenderen.

Avklar lønns- og overtidsregler manuelt: PayCheck AI kan estimere regelmessig og overtidstimer og lar Pro-brukere konfigurere daglige/ukentlige terskler og ulike tillegg. Disse må settes opp eksplisitt i appen for å få riktige beregninger.

CSV-mal: struktur og eksempel du kan kopiere

Under er en enkel CSV-struktur du kan kopiere inn i en tekstfil og lagre som *.csv. Tilpass feltene etter din rotasjon. Kolonnene her er: date (YYYY-MM-DD), start_time (24t), end_time (24t), shift_name, assignee (valgfritt). Hvis du ikke tildeler skift i importen, lar du assignee-feltet stå tomt.

Eksempelstruktur (første 12 dager for å vise mønsteret 4 på / 4 av):

date,start_time,end_time,shift_name,assignee

2026-11-01,07:00,19:00,Dag,Ole Nordmann (valgfritt hvis du vil tildele senere eller la være tomt for ufordelte skift). Hvis du ikke vil tildele, sett feltet tomt: ,

Kopierbar, utvidet CSV-eksempel

Her er et konkret teksteksempel (kopier fra "date" og lagre som CSV). Dette viser 12 dager med et 4 på/4 av-mønster, 12-timers dagvakter fra 07:00–19:00. I praksis gjentar du mønsteret over ønsket periode.

date,start_time,end_time,shift_name,assignee

2026-11-01,07:00,19:00,Dag,

2026-11-02,07:00,19:00,Dag,2026-11-03,07:00,19:00,Dag,2026-11-04,07:00,19:00,Dag,2026-11-05,,,Fri,2026-11-06,,,Fri,2026-11-07,,,Fri,2026-11-08,,,Fri,2026-11-09,07:00,19:00,Dag,2026-11-10,07:00,19:00,Dag,2026-11-11,07:00,19:00,Dag,2026-11-12,07:00,19:00,Dag,2026-11-13,,,Fri,2026-11-14,,,Fri,2026-11-15,,,Fri,2026-11-16,,,Fri

Hvordan importere CSV-en i PayCheck AI — steg for steg

1) Lagre CSV-filen på maskinen din. Bruk UTF-8-koding og komma som skilletegn. Hvis du bruker andre kolonneoverskrifter i dine interne systemer, endrer du dem til formatet over før import.

2) Åpne PayCheck AI og gå til kalenderen (bruk appens kalendervisning). Velg import/funksjonen for CSV/ICS. Pro-brukere kan også bruke PDF-/bilde-eksktraksjon for en engangsoverføring, men CSV gir kontroll og enkel redigering.

3) Last opp CSV-filen og se forhåndsvisningen. Dette steg lar deg kontrollere at datoer, klokkeslett og skiftenavn tolkes korrekt.

4) Kontroller tildelinger: importen kan legge inn skift ufordelt (assignee tom). Dette er ofte å foretrekke hvis du vil tildele manuelt i etterkant eller la teammedlemmer be om å ta vakter. PayCheck AI tildeler ikke automatisk medarbeidere med mindre du har fylt assignee-feltet i CSV-en selv.

Sjekk og godkjenn før aktivering

Gå gjennom kalenderen i detalj før du bekrefter importen. Sjekkpunkter:

- Start- og sluttklokkeslett er korrekte for hver dag.

- Ingen overlappende skift for samme person (hvis du importerte tildelinger).

- Perioden for 4 på/4 av gjentar seg slik du forventer mot helger og eventuelle lokale helligdager. Husk at regler for helligdagsbetaling varierer med land og tariffavtale; PayCheck AI lar deg manuelt konfigurere helgetillegg i Pro hvis du trenger estimater basert på dine regler, men appen vil ikke garantere korrekt betaling etter skatt eller lovkrav uten manuell kontroll fra deg eller arbeidsgiver/produsent av lønnssystemet ditt.

Praktiske justeringer i kalenderen etter import

Endre enkelt enkeltvakter: åpne et skift i kalenderen og endre start/slutt, navn eller assignee. PayCheck AI synkroniserer kalenderen til dine enheter og lar deg eksportere som CSV eller ICS videre.

Publisering og tildeling i team: hvis du bruker teamfunksjonaliteten kan en planner eller owner publisere og tildele skift, og teammedlemmer kan be om å ta over vakter eller be om åpne vakter. Owner/planner må godkjenne slike forespørsler; appen tildeler ikke automatisk på grunnlag av importen.

Håndtere fravær: registrerte ferie- eller sykefravær påvirker synligheten i planleggerens visning. Planners kan godkjenne eller avvise ferie forespørsler i teamet før rotasjonen er aktiv for en person.

Tips for vanlige utfordringer

Feil tidssone: sørg for at kalenderens tidssone i PayCheck AI stemmer med ditt lokale sted før du importerer. ICS/CSV-tolkning kan forskyves hvis tidssonene ikke er riktige.

Lange rotasjoner og repetisjon: for lange planperioder kopier og lim inn CSV-linjer i mønsteret for å dekke flere måneder. Dobbeltsjekk at mønsteret ikke sklir ved månedsskifte.

Kontroller overtidsgrenser: hvis du har Pro, sett daglige/ukentlige terskler og natt-/helge-tillegg før du begynner å stole på estimater. PayCheck AI kan estimere timer og tillate konfigurasjon av tillegg, men alle satsbeløp må du legge inn manuelt.

Praktisk sjekkliste

• Bestem startdato, vakttype (timer) og skifte navn før du lager CSV.
• Bruk CSV-malen ovenfor og lagre som UTF-8, kommaseparert.
• Importer CSV i PayCheck AI og se nøye gjennom forhåndsvisningen.
• La assignee-feltet stå tomt hvis du ikke vil tildele automatisk ved import.
• Kontroller tidssone, overlapp og repeterende mønster i kalenderen.
• Hvis du er Pro-bruker: konfigurer daglige/ukentlige overtidsterskler og eventuelle natt-/helgetillegg før lønnestimat.
• Publiser og tildel skift via team-funksjoner hvis nødvendig, og godkjenn eventuelle forespørsler om overtakelse eller ferie.

Vanlige spørsmål

Kan PayCheck AI automatisk fordele vakter til medarbeidere i en importert 4 på 4-rotasjon?

Nei. PayCheck AI lar deg importere skift med eller uten en assignee-kolonne. Hvis du fyller inn assignee i CSV-en, legges disse personene til skiftene. Appen tildeler imidlertid ikke automatisk medarbeidere basert på rotasjonsmønster eller tilgjengelighet.

Hvordan håndterer jeg helligdager eller lokale fridager i rotasjonen?

Helligdager varierer etter land og tariffavtale. Du kan manuelt justere individuelle skift i kalenderen eller sette opp tillegg i Pro-versjonen for helge/helligdagstillegg som et fast beløp, per-time eller prosent. Men det er opp til deg å kontrollere at tilleggene samsvarer med gjeldende avtale.

Hva gjør jeg hvis tidssoner vises feil etter import?

Sjekk kalenderens tidssoneinnstilling i PayCheck AI før du importerer. Hvis det fortsatt er feil, korriger tidssone i appen og gjør en ny import med riktige klokkeslett i CSV-en.

Kan jeg bruke PDF- eller bildeopplast for å lage rotasjonen?

Ja — Pro-brukere kan laste opp en rota-PDF eller bilde for engangs AI-eksstraksjon. Du må godkjenne og eventuelt rette opp de foreslåtte skiftene før import.

Hvordan eksporterer jeg rotasjonen etter at den er godkjent?

Du kan eksportere kalenderen som CSV eller ICS fra PayCheck AI. Du kan også opprette en privat, lese-only kalenderabonnement for Google, Apple eller Outlook som oppdateres fra PayCheck AI, men abonnementet er ensrettet (ikke toveis-redigering).