Slik bruker Pro: last opp en timeplanfil for AI-ekstraksjon og godkjenn importen

Hva du kan forvente av AI-ekstraksjon

Pro-kontoen lar deg laste opp en rota som PDF eller bilde for engangs AI-ekstraksjon. Systemet leser teksten og forsøker å finne vakter, datoer og klokkeslett. Import skjer ikke automatisk: du får en forhåndsvisning med oppdagede vakter og må godkjenne før de legges inn i kalenderen.

Formålet er å spare tid ved å hente strukturert vaktdata fra en statisk timeplan, men du må kontrollere at ekstraksjonen stemmer med originalen. Siden funksjonen er én-gangs for opplastede dokumenter, blir selve filen ikke lagret i appen.

Typisk filtype og et arbeidseksempel

Vanligste filtyper er PDF-er fra arbeidsgiver eller bilder av en oppslagstavle (JPEG/PNG). Her er et konkret, hypotetisk eksempel som viser hvordan du kan gå frem:

Eksempel: Du mottar en rota i PDF-format for april med linjer som «Mandag 05.04 — 08:00–16:00 Anna», «Tirsdag 06.04 — 14:00–22:00», osv. Du ønsker å importere dine vakter (ikke andres) inn i din personlige Pro-kalender.

Fremgangsmåte i eksempelet: 1) Åpne Pro-importverktøyet og velg «last opp rota»; 2) Velg PDF-filen fra telefon eller datamaskin; 3) Vent på at AI-ekstraksjonen fullføres — du får en liste over oppdagede vakter; 4) Filtrer eller fjern vakter som ikke er dine (f.eks. navn- eller stillingsfilter); 5) Koriger klokkeslett eller datoer som er feiltolket; 6) Godkjenn og importer de valgte vaktene til kalenderen din.

Steg for steg: last opp, gjennomgå og godkjenn

1) Forbered filen: Sørg for at PDF-en eller bildet har tydelig tekst og at datoer/klokkeslett er lett leselige. Skann eller ta et bilde i god belysning hvis det er et fysisk oppslag.

2) Last opp filen i Pro-grensesnittet: Velg rota-filen for engangs AI-ekstraksjon. Appen vil analysere filen og bygge en liste med oppdagede vakter.

3) Vent på ekstraksjonen: Når prosessen er ferdig, vises en forhåndsvisning som viser hver oppdaget vakt med dato, start- og sluttid, og eventuelt navn eller avdeling hvis det er avlest.

4) Gjennomgå hver oppdaget vakt: Marker hvilke vakter som er dine. Fjern vakter for andre ansatte eller korriger feil som manglende nuller, feil datoformat eller misforståtte tidssoner. Appen ber om din godkjenning før import — benytt denne gjennomgangen aktivt: import skjer først etter at du bekrefter valgte oppføringer.

Sjekkpunkter for godkjenning — hva du må kontrollere

Bruk denne korte sjekklisten mens du godkjenner vaktene:

- Dato og måned: Sørg for at dag/måned ikke er byttet om, særlig i internasjonale formater (f.eks. 04/05 som kan være 4. mai eller 5. april).

- Start- og sluttid: Kontroller at klokkeslettene stemmer og at eventuelle pauser er håndtert slik du forventer.

- Dobbeltvakter: Se etter overlappende vakter samme dag som kan være AI-feiltolkninger og fjern eller juster dem før import. - Navnefilter: Fjern vakter som er tildelt andre ansatte hvis navnet eller initialer er synlige i rota. - Tidsområde og nattvakter: Hvis rota inneholder vakter som går over midnatt, sjekk at ekstraksjonen har delt dem riktig (f.eks. 22:00–06:00). - Merk urenheter: Legg inn en kommentar eller gjør en manuell justering når tekst i kilden var utydelig.

Sikkerhets- og personvernråd

Appen ber om godkjenning før import og lagrer ikke opplastede dokumenter. Likevel er det lurt å være bevisst på hva du deler: unngå å laste opp filer som inneholder sensitive personopplysninger utover det som trengs for å identifisere dine vakter.

Hvis rota inneholder kollegaers personopplysninger som telefonnummer, lønnsopplysninger eller personnummer, rediger eller sensurer filen før du laster den opp. Husk at funksjonen er ment for engangs ekstraksjon: hvis du er usikker på om denne ruta er riktig format for fremtidige opplastinger, ta en kopi og test med en anonymisert side først.

Et praktisk import-scenario med bruk av Pro-funksjoner

Etter at du har godkjent vaktene, importeres de inn i din Pro-kalender som individuelle skift. Når vaktene ligger i kalenderen, kan du bruke Pro-funksjonene til å spore timer, estimere brutto lønn manuelt og eksportere til CSV eller ICS hvis du trenger en offline kopi.

Husk at appen ikke beregner skatt eller garanterer lønnsnøyaktighet — alle lønnsberegninger må du verifisere manuelt. Under en aktiv Pro-prøveperiode eller betalt Pro-abonnement kan du også sette egne overtidsterskler og tillegg for natt, helg eller helligdager hvis du vil tolke timene med de reglene du og din avtale bruker.

Vanlige feil og hvordan unngå dem

Feil 1: Import av andres vakter. Løsning: Bruk navnefilteret ved godkjenning og fjern alle rader som ikke er dine.

Feil 2: Feiltolket tidssoner eller datoformater. Løsning: Sjekk datoformat og eventuelle tidssonemarkeringer i forhåndsvisningen før godkjenning.

Feil 3: Overlappende vakter eller dobbel import. Løsning: Se gjennom kalenderen din før import for å unngå duplikater, og fjern eventuelle tidligere importerte vakter som overlapper.

Praktisk sjekkliste

• Forhåndsvis rota-filen og sikre tydelig tekst før opplasting
• Last opp PDF eller bilde i Pro-importverktøyet for engangs AI-ekstraksjon
• Gå gjennom hver oppdaget vakt: dato, start- og sluttid, navn
• Fjern vakter som tilhører andre ansatte eller som er feiltolket
• Korriger nattvakter og vakt som går over midnatt manuelt
• Godkjenn valgte vakter — import skjer først etter din bekreftelse
• Slett eller anonymiser sensitive opplysninger i kildefilen før opplasting
• Etter import: sjekk kalenderen og ta eventuelle korrigeringer manuelt

Vanlige spørsmål

Lagrer appen rota-filen jeg laster opp?

Nei. Funksjonen gjør en engangs AI-ekstraksjon og lagrer ikke de opplastede dokumentene i appen. Likevel bør du unngå å laste opp filer med sensitive personopplysninger uten å anonymisere dem først.

Vil appen automatisk legge vaktene i kalenderen min?

Nei. Etter ekstraksjon får du en forhåndsvisning og må godkjenne hvilke vakter som skal importeres. Import skjer først når du bekrefter valget.

Kan AI-ekstraksjonen tolke vakter som går over midnatt?

Ja, men kontroller alltid at slike vakter er delt riktig mellom kalenderdager i forhåndsvisningen. Hvis AI har tolket feil, må du justere start- eller sluttid før import.

Kan appen beregne skatt eller sende data direkte til lønnssystemet?

Nei. Appen hjelper deg å bygge kalender og estimere timer, men den beregner ikke skatt, garanterer lønnsnøyaktighet eller importerer direkte til lønnssystemer.

Hva bør jeg gjøre hvis rota inneholder kollegaers vakter?

Fjern eller filtrer bort disse vaktene i forhåndsvisningen før import. Hvis filen inneholder sensitive opplysninger om andre, vurder å redigere filen og fjerne disse opplysningene før opplasting.