Mal: Hvordan bygge en 4‑på‑4‑av-rotasjon i PayCheck AI (ferdig CSV- og ICS-eksempel)

Hva du trenger før du starter

Sørg for at du har en konto i PayCheck AI og tilgang til kalender/rotasjon-funksjonen. Du trenger ikke Pro for å lage en enkel rotasjon, men Pro-brukere får ekstra muligheter som konfigurering av daglig/ukentlig overtidsterskel, nattvindu-tillegg og eksport av kalenderabonnement hvis du vil opprette en public/private read-only kalenderlink.

Ha klart: startdato for rotasjonen (f.eks. en mandag eller første skiftdato), skiftets start- og sluttklokkeslett (f.eks. 07:00–19:00), og eventuell informasjon om pauser. Husk at eventuelle lønnsberegninger du ser i appen er eksempler — alle timetall og satser i denne artikkelen er hypotetiske og må verifiseres av deg.

Bygg 4‑på‑4‑av i appen: steg for steg

1) Opprett en ny rotasjon: I rotasjonsdelen velger du å lage en ny 'custom' rotasjon. Gi den et tydelig navn som «4‑på‑4‑av — Dag 12t» eller lignende.

2) Definer syklusen: En 4‑på‑4‑av-rotasjon gjentar seg hver 8. dag. Sett rotasjonslengde til 8 dager (eller 8 positions/days) i oppsettet. Legg inn hvilke dager i syklusen som er arbeidsdager (vanligvis dagene 1–4) og hvilke som er fridager (dagene 5–8).

3) Legg inn skiftet: Opprett et skift som dekker dine faktiske arbeidstimer — f.eks. 07:00–19:00 (12 timer). Tilknytt dette skiftet til rotasjonsdagene 1–4. Hvis du har flere skifttyper (dag/natt), oppretter du flere skift og plasserer dem i rotasjonen tilsvarende.

4) Valgfrie innstillinger: Legg inn pauseinformasjon hvis du ønsker at appen skal vise pauser. Pro-brukere kan også konfigurere overtidsterskler, natt- eller helgetillegg i personlige innstillinger — disse påvirker kun hvordan appen estimerer lønn hvis du aktiverer dem selv.

Lagre som custom-rotasjon og gjenbruk

Når rotasjonen er satt opp og ser riktig ut i forhåndsvisningen, velg «lagre som custom-rotasjon» (eller tilsvarende i grensesnittet). Gi den et klart navn og beskrivelse — dette gjør den enkel å gjenbruke for fremtidige måneder.

Du kan nå bruke denne rotasjonen om igjen: opprett en ny kalendermåned eller en ny brukerkalender og velg din lagrede custom-rotasjon som mal. Rotasjonen vil automatisk fylle dagene i kalenderen i henhold til startdatoen du velger.

Eksport: Ferdig CSV-mal (eksempel)

PayCheck AI lar deg eksportere kalenderen som CSV. Nedenfor er et enkelt, ferdig CSV-eksempel du kan bruke som mal hvis appens eksportformat samsvarer med dette (tilpass kolonnenavnene ved behov):

Eksempel CSV-innhold (komma-separert, én rad per skift):

Date,Start,End,Title,Notes

2026-11-01,07:00,19:00,Shift,4-on-4-off day 1 of 8 cycle (12h); break 30m assumed if applicable 2026-11-02,07:00,19:00,Shift,4-on-4-off day 2 of 8 cycle 2026-11-03,07:00,19:00,Shift,4-on-4-off day 3 of 8 cycle 2026-11-04,07:00,19:00,Shift,4-on-4-off day 4 of 8 cycle 2026-11-05,, ,Off,Day 5 of cycle 2026-11-06,, ,Off,Day 6 of cycle 2026-11-07,, ,Off,Day 7 of cycle 2026-11-08,, ,Off,Day 8 of cycle … (kopier syklusen videre etter behov for hele perioden)

Eksport: Ferdig ICS-mal (eksempel)

ICS er et vanlig kalenderformat som andre kalenderapper forstår. Her er et minimal ICS-eksempel for to skiftdager. Kopier og utvid etter behov; husk at UID og DTSTAMP bør være unike for hver hendelse i en produksjonsfil:

BEGIN:VCALENDAR VERSION:2.0 PRODID:-//PayCheck AI example//EN BEGIN:VEVENT UID:20261101-shift1@example.com DTSTAMP:20261001T120000Z DTSTART:20261101T070000 DTEND:20261101T190000 SUMMARY:Shift — 4‑på‑4‑av (Dag 1) DESCRIPTION:4‑på‑4‑av rotasjon — dag 1 av 8. Pause 30m antatt om nødvendig. END:VEVENT BEGIN:VEVENT UID:20261102-shift2@example.com DTSTAMP:20261001T120100Z DTSTART:20261102T070000 DTEND:20261102T190000 SUMMARY:Shift — 4‑på‑4‑av (Dag 2) DESCRIPTION:4‑på‑4‑av rotasjon — dag 2 av 8. END:VEVENT END:VCALENDAR

PayCheck AI kan generere ICS-eksport direkte fra kalenderen; hvis du eksporterer fra appen, trenger du vanligvis ikke å bygge filen manuelt.

Tips for bruk i team og synkronisering

Hvis du administrerer et team, kan du publisere eller tildele disse skiftene via PayCheck AI sitt team-grensesnitt. Teambrukere ser navn på tildelte skift, kan be om å ta over skift eller be om åpne skift, og eiere/plannere kan godkjenne eller avvise forespørsler. Merk at kalenderabonnement som opprettes er read-only fra eksterne kalendersiden — redigering må gjøres i PayCheck AI.

Vil du at hele teamet skal abonnere? Opprett en privat read-only kalenderabonnement i appen og del lenken (Google/Apple/Outlook). Abonnementet oppdateres fra PayCheck AI men er ikke to‑veis.

Vanlige fallgruver og hvordan unngå dem

Startdatoen bestemmer hvordan syklusen løper i kalenderen. Test med en kort periode først for å sikre at dagene 1–4 havner der du vil.

Husk pauser og eventuelle lovpålagte hviletider — appen viser skift, men regler varierer mellom land og tariffavtaler. Sjekk lokale regler separat.

Hvis du forventer å bruke lønnsestimatene i appen, dobbeltsjekk satser manuelt. PayCheck AI kan estimere brutto basert på dine innstillinger, men alle satsene du ser i eksemplene her er hypotetiske.

Praktisk sjekkliste

• Bestem startdato for rotasjonen (dag 1).
• Opprett custom-rotasjon i PayCheck AI med sykluslengde 8 dager.
• Lag skift med korrekte start/slutt og pauser; tilknytt dem til dager 1–4.
• Lagre rotasjonen med tydelig navn og beskrivelse.
• Test rotasjonen i en kort periode i kalenderen før full eksport.
• Eksporter som CSV eller ICS, eller del kalenderabonnement hvis du vil at andre skal abonnere.
• For team: publiser/tilordne skift og informer teamet om kalenderabonnementet.

Vanlige spørsmål

Kan jeg bruke samme rotasjon for natt- og dagsskift?

Ja. Du kan opprette flere skifttyper i rotasjonen (f.eks. dag 07:00–19:00 og natt 19:00–07:00) og plassere dem på de dagene i syklusen hvor de skal brukes. Husk at natt-/helgetillegg må settes i dine personlige eller firmas innstillinger hvis du vil at appen skal ta disse med i lønnsestimatet; tilgjengeligheten av slike tillegg kan være begrenset til Pro-funksjoner.

Hvordan sikre at eksporten fungerer i Google Calendar eller Outlook?

ICS-filer er standardisert og importeres vanligvis problemfritt. For CSV må kolonnenavn og tidformat samsvare med mottakerkalenderens krav. Test importen med noen få hendelser først, og juster formatet om nødvendig.

Kan jeg la teammedlemmer be om å ta over et 4‑på‑4‑av-skift?

Ja. Teammedlemmer kan sende forespørsel om overtaking eller be om åpne skift, og eiere eller plannere kan godkjenne eller avvise disse forespørslene via team-funksjonene i PayCheck AI.

Regner PayCheck AI automatisk skatt eller korrekt lønnsutbetaling?

Nei. Appen kan estimere brutto basert på dine innstillinger, men skatt, nøyaktig lønnsutbetaling og juridiske beregninger må verifiseres manuelt eller med regnskapsføreren. Regler for overtid og hviletid varierer mellom land og tariffavtaler.