Rooster uit PDF of foto importeren: AI-extractie stappen en controlesjabloon

Waarom AI-extractie nuttig is (en wat je moet verwachten)

AI kan snel tekst en tabellen herkennen in PDF's of foto’s van roosters en deze voorstellen als individuele shifts. Dat bespaart uren overtypen en vermindert typefouten, maar de extractie is niet perfect: layoutvariaties, vage foto’s, afkortingen en handgeschreven opmerkingen kunnen leiden tot fouten in begin- en eindtijden, pauzes en toewijzingen.

Belangrijk: gebruik AI-extractie als versneller, niet als eindcontrole. Tijdens een actieve Pro-trial of Pro-abonnement kun je een rota PDF of afbeelding uploaden voor éénmalige extractie en de voorgestelde shifts goedkeuren voordat import. De app slaat geüploade documenten niet op als long-term opslag.

Stap-voor-stap workflow: van upload tot geïmporteerde shift

1) Voorbereiding: scan of fotografeer het rooster. Zorg voor hoge contrast, rechte foto’s en bij voorkeur PDF’s met duidelijk leesbare tekst. Vermeld in het document voor zover mogelijk volledige namen en datums (bijvoorbeeld: “Week 20 — 13 mei t/m 19 mei 2026”).

2) Start je Pro-trial of zorg voor actief Pro-abonnement. Alleen tijdens een actieve Pro-trial of een betaald Pro-lidmaatschap kun je de éénmalige AI-extractie van een rota PDF/afbeelding gebruiken.

3) Upload het bestand in de functie voor rota-extractie. Kies de juiste week of maand als de app daarom vraagt, zodat datums correct worden gekoppeld.

4) Laat de AI het document verwerken. Binnen enkele ogenblikken zie je een lijst met voorgestelde shifts: start- en eindtijden, toegewezen medewerker (indien leesbaar), pauzes en eventuele notities die herkend zijn uit het roosterbeeld. Deze lijst is een voorstel — nog geen definitieve importatie in je kalender of teamagenda totdat jij akkoord geeft. Als de app een bruto-inkomensinschatting biedt, gebruik die alleen als indicatie en controleer handmatig de gebruikte uren en tarieven (de app ondersteunt bruto-inkomstenschattingen maar berekent geen belastingen).

Aanpassen en verifiëren: concrete voorbeelden

Voorbeeld 1 — foutieve starttijd: de extractie herkent voor Maarten een shift als 09:00–17:00, maar op het originele rooster staat 09:30. Open de voorgestelde shift, wijzig de starttijd naar 09:30 en controleer de totale uren. Sla wijziging op en ga verder.

Voorbeeld 2 — pauzes ontbreken: het originele rooster vermeldt een onbetaalde pauze van 30 minuten bij shifts langer dan 6 uur, maar de AI heeft die niet herkend. Voeg handmatig de pauze toe in de shiftdetails, zodat de totale werktijd klopt.

Voorbeeld 3 — overlap tussen collega’s: soms herkent de AI twee shifts voor dezelfde persoon met gedeeltelijke overlap. Controleer of dat echt bedoeld is (bijvoorbeeld overdrachtstijd) of een fout; corrigeer eind- of starttijd, of split de shift in twee losse shifts met een notitie.

Importeren en vervolgacties

Als alle voorgestelde shifts zijn gecontroleerd en aangepast, bevestig je import. Geïmporteerde shifts verschijnen in je werk-shift kalender binnen de app. Je kunt vervolgens exporteren als CSV of ICS voor gebruik in andere agenda’s of systemen als dat nodig is.

Als je een team gebruikt: let op dat import alleen de shifts aanmaakt in jouw kalender; teamfunctionaliteit zoals uitnodigen van leden, publiceren en toewijzen van teamshifts blijft beschikbaar via de bestaande teamfuncties. De app maakt geen automatische toewijzingen.

Wanneer je extra aandacht moet geven (variaties per overeenkomst en land)

Arbeidstijden, verplichte pauzes, minimumrust en overwerkregels verschillen per land en vaak per cao. Controleer altijd of de geïmporteerde shifts voldoen aan lokale of contractuele afspraken voordat je ze gebruikt als basis voor loonberekening of planning.

Als je de bruto-inkomensinschatting van de app gebruikt: behandel die als indicatief. De app geeft een schatting van brutoloon op basis van geregistreerde uren en de door jou ingevoerde pay-instellingen, maar het rekent geen belastingen en garandeert geen juridische of payroll-accuratesse.

Praktische checklist

• Controleer datums en weeknummers overeenkomen met het bronbestand.
• Vergelijk begin- en eindtijden met het origineel (let op 24/12-uursnotatiefouten).
• Controleer of pauzes (onbetaald/betaald) zijn herkend en correct ingevoerd.
• Zoek naar overlappende shifts voor dezelfde medewerker en corrigeer waar nodig.
• Bevestig dat toegewezen namen kloppen en overeenkomen met teamleden of notities.
• Controleer uitzonderingen: nachtvensters, weekenddiensten en feestdagen als die invloed hebben op toeslagen (pas die handmatig toe als je organisatie dat vereist).
• Verifieer de totale uren per dag/week — zijn derdemaal gekruiste uren of dubbele invoer?
• Vergelijk indien gewenst de bruto-inkomensinschatting van de app met je eigen berekening (de app schat bruto; controleer belasting en nettobetaling apart).

Veelgestelde vragen

Welke bestandstypen ondersteunt de AI-extractie?

De functie accepteert duidelijk leesbare PDF’s en afbeeldingen (foto’s). Zorg voor hoge kwaliteit scans of foto’s met rechte hoeken en leesbare tekst voor het beste resultaat.

Kan de AI automatisch pauzes en overuren herkennen?

De AI herkent vaak expliciet genoemde pauzes en kan tijden detecteren. Vergeet niet handmatig gecontroleerde pauzes of contractuele overuurregels te verifiëren en waar nodig aan te passen. Overurenberekening zelf kan in de app worden ingesteld voor Pro-gebruikers (dagelijkse/wekelijkse drempels en automatische toeslagen) maar behandel alle uitkomsten als indicatief en controleer volgens je eigen regels.

Wat gebeurt er met mijn originele PDF of foto nadat ik deze upload?

Geüploade documenten worden verwerkt voor een eenmalige extractie. De app slaat geüploade documenten niet langdurig op als onderdeel van de gebruiksvoorwaarden van de extractiefunctie.

Kan ik geïmporteerde shifts exporteren naar andere agenda’s?

Ja — na import kun je shifts exporteren als CSV of ICS. Je kunt ook een privé, read-only kalenderabonnement maken voor Google Calendar, Apple Calendar of Outlook dat vanuit de app ververst wordt (dit is eenrichtingsverkeer: niet twee-weg bewerkbaar).

Wat als het rooster handgeschreven is?

Handgeschreven tekst is veel moeilijker voor AI om betrouwbaar te extraheren. Probeer, waar mogelijk, een duidelijk getypte versie te krijgen. Als je toch een foto van handgeschreven notities gebruikt, loop dan extra zorgvuldig door de verificatiechecklist.