Overwerk, nachtdiensten en weekendtoeslagen instellen tijdens je Pro proef

Voordat je begint: wat je nodig hebt

Zorg dat je Pro proef actief is. Alleen tijdens een actieve Pro proef of betaalde Pro-abonnement kun je dagelijkse en wekelijkse overwerkdrempels én automatische nacht-/weekend-/feestdagtoeslagen configureren.

Heb je je normale uurloon bij de hand en een typische maandplanning (individuele diensten of een rotatie)? Je kunt die planning bouwen in de kalender: voeg individuele diensten toe, gebruik een preset-rotatie of maak een op-dagen-gebaseerde rotatie.

Bedenk hoe je toeslagen worden uitgedrukt volgens jouw cao of werkgever: als een vast bedrag per dienst, als een bedrag per extra gewerkt uur, of als een percentage van je uurloon. Regels en definities kunnen per land en cao verschillen; gebruik hier jouw geldende afspraken.

Stap 1 — Diensten invoeren in je werkrooster

Open de kalender en voeg alle diensten voor de maand toe. Je kunt handmatig shifts toevoegen, een van de standaardrotaties gebruiken of een custom dag-gebaseerde rotatie toepassen.

Controleer start- en eindtijden van nachtdiensten (bijvoorbeeld 22:00–06:00) en zorg dat de datumovergang correct staat. PayCheck AI ondersteunt het toevoegen van individuele shifts en rotaties en synchroniseert je schema over apparaten.

Als je een PDF- of foto-rota hebt, kun je deze tijdens de Pro proef eenmalig uploaden voor AI-extractie van shifts en vervolgens goedkeuren voordat ze in je kalender verschijnen.

Stap 2 — Overwerkdrempels instellen (dagelijks en wekelijks)

Ga naar de pay-instellingen (Pro-only) en open de sectie voor overwerk. Hier kun je dagelijkse en wekelijkse drempels instellen. Een dagelijkse drempel betekent bijvoorbeeld dat uren boven X per dag als overwerk worden aangemerkt; een wekelijkse drempel ziet naar totaaluren per week.

Voorbeeldinstelling (hypothetisch): stel een dagelijkse drempel van 8 uur en een wekelijkse drempel van 40 uur. Dat betekent dat uren boven 8 op een dag of boven 40 in een week als overwerk kunnen tellen, afhankelijk van je voorkeur welke drempel eerst geldt.

Let op: regels verschillen per contract. Sommige cao’s rekenen alleen wekelijks, andere zowel dagelijks als wekelijks. Stel de drempels in volgens jouw overeenkomst.

Stap 3 — Nachtdiensten, weekend- en feestdagtoeslagen instellen

In dezelfde pay-instellingen kun je automatische nachtvensters en weekend/feestdagtoeslagen configureren. Nachtvensters zijn tijdsintervallen (bijv. 22:00–06:00) waarbinnen een toeslag geldt.

Je kunt toeslagen instellen als: een vast bedrag per dienst, een vast bedrag per uur of een percentage van het uurloon. Kies de vorm die overeenkomt met je werkafspraak.

Hypothetisch voorbeeld: nachttoeslag 20% van je uurloon; weekendtoeslag €3 per gewerkt uur; feestdagtoeslag 150% (dus 50% extra boven normaal). Deze instellingen worden toegepast op de uren in je ingevoerde kalender.

Stap 4 — Voorbeeldmaand doorlopen: rekenvoorbeeld

We doorlopen een fictieve maand om te laten zien hoe de bruto-schatting verandert. Alle gebruikte bedragen en percentages zijn hypothetisch en alleen bedoeld om het proces te illustreren.

Basisgegevens (hypothetisch): uurloon €14, dagelijkse drempel 8 uur, wekelijkse drempel 40 uur, nachtvenster 22:00–06:00 met 20% toeslag, weekendtoeslag €3/uur, feestdag 50% extra.

Stel: in week 1 werk je Ma–Vr 09:00–17:00 (8 uur per dag), zaterdag 09:00–13:00 (4 uur met weekendtoeslag) en één nachtshift vrijdag 22:00–06:00 (8 uur waarin 4 uur vallen in nachtvenster).

Berekening (vereenvoudigd): normale uren: 40 uur × €14 = €560. Zaterdag (4 uur) krijgt weekendtoeslag: 4 × €14 = €56 basis + 4 × €3 = €12 toeslag => €68. Nachturen: stel 4 nachturen vallen in nachtvenster: 4 × €14 = €56 basis + 20% × €56 = €11,20 toeslag => €67,20. Overwerk: in deze week heb je geen uren boven 40 (of boven 8 per dag) als we uitgaan van dit schema, dus geen extra overwerkuurtarieven toegepast. Totale bruto-schatting voor de week = €560 + €68 + €67,20 = €695,20 (vereenvoudigd, afrondingen mogelijk). PayCheck AI geeft je direct een bruto-schatting voor de geselecteerde maand op basis van de ingevoerde uren en instellingen; gebruik die schatting als hulpmiddel, niet als gegarandeerde loonberekening.

Stap 5 — Vergelijk met je loonstrook (optioneel)

Tijdens je Pro proef kun je een loonstrook uploaden voor een eenmalige AI-extractie. Daardoor kun je de door PayCheck AI geschatte bruto-inkomsten vergelijken met de daadwerkelijke loonstrook voor dezelfde maand.

Upload alleen de documenten die je wilt vergelijken en controleer de geëxtraheerde cijfers handmatig: de app geeft je de schatting, maar controleer op afwijkingen zoals belastingen, inhoudingen of andere bedrijfsspecifieke vergoedingen die PayCheck AI niet berekent of wijzigt.

Verwachtingen managen: PayCheck AI schat bruto-inkomen; het vervangt geen officiële loonadministratie en houdt geen belastingen of werkgeversinhoudingen bij.

Handige Pro-functies die helpen bij instellen en controle

Exportmogelijkheden: nadat je instellingen en kalender klaar zijn kun je je maand exporteren als CSV of ICS. Gebruik CSV om je uren en toeslagen in een spreadsheet te controleren, of ICS om je shifts te delen met andere agenda’s.

Kalenderabonnement: maak een privé read-only kalenderabonnement (Google/Apple/Outlook). Het abonnement ververst vanuit PayCheck AI maar is niet twee-wegs, ideaal om je shifts zichtbaar te houden op je telefoon zonder dat anderen ze kunnen bewerken.

Teams en afwezigheden: als je in een team werkt kun je teamgenootnamen zien, en planners kunnen teamkalenders publiceren en shifts toewijzen. Teamleden kunnen vakantie aanvragen, afwezigheid registreren en verzoeken om open shifts indienen; managers kunnen deze verzoeken goedkeuren of weigeren.

Praktische checklist

• Activeer je Pro proef of Pro-abonnement.
• Zet je normale uurloon en hoe toeslagen uitbetaald worden (vast/uur/%) klaar.
• Vul je volledige maand in met individuele shifts of gebruik een rotatie/preset.
• Stel dagelijkse en wekelijkse overwerkdrempels in volgens je contract.
• Definieer nachtvensters en weekend-/feestdagtoeslagen als vast bedrag/per uur of percentage.
• Bekijk de bruto-schatting voor de maand en exporteer naar CSV voor controle.
• Upload optioneel één loonstrook om de AI-extractie te vergelijken met je geschatte bruto.

Veelgestelde vragen

Maakt PayCheck AI mijn loonstrook automatisch helemaal correct?

Nee. PayCheck AI schat je bruto-inkomen op basis van het ingevoerde rooster en de toeslaginstellingen. Het berekent geen belastingen of wettelijke inhoudingen en vervangt geen officiële loonadministratie. Gebruik de schatting als hulpmiddel en controleer altijd met je HR/payroll.

Kan ik toeslagen als percentage en als vast bedrag tegelijk instellen?

Ja — de Pro-instellingen laten je toeslagen configureren als vast bedrag per dienst, per uur of als percentage. Kies de vorm die overeenkomt met je arbeidsvoorwaarden en controleer de uitkomst in de maandelijkse schatting.

Werkt het nachtvenster automatisch over middernacht heen?

Ja. Je kunt een nachtvenster (bijv. 22:00–06:00) instellen en PayCheck AI past die tijdsperiode toe op diensturen die over middernacht lopen, op basis van de ingevoerde shifts.

Kan ik mijn Pro-instellingen delen met een planner of team?

Persoonlijke pay-instellingen, privé shiftnotities en medische details worden niet gedeeld in teams. Planners hebben wel zicht op teamkalenders en kunnen shifts publiceren en toewijzen; teamfuncties omvatten verzoeken om open shifts, vakantieaanvragen en goedkeuringen.

Hoe nauwkeurig is de AI-extractie van een geüploade loonstrook of rota?

De AI-extractie is bedoeld als tijdsbesparende eenmalige hulp: je uploadt een loonstrook of rota (PDF/afbeelding), de AI haalt gegevens eruit en jij keurt ze goed. Controleer altijd de geëxtraheerde gegevens op juistheid voordat je ze gebruikt.