Maandelijkse bruto-schatting maken en exporteren: CSV-template en voorbeeldberekening

Stap 1 — Bereid je maand voor: welke gegevens heb je nodig?

Voordat je begint, verzamel de basisgegevens per shift: datum, start- en eindtijd, pauze(minuten), functie/afdeling (optioneel) en het bruto uurloon of bruto per shift als dat van toepassing is. Noteer ook contractuele regels die gelden: vaste uren per week, nachttoeslagpercentages, weekendtoeslagen of vaste toeslagbedragen en eventuele cao-afspraken. Deze regels verschillen per land en cao; controleer je eigen arbeidsovereenkomst of vraag het aan je planner.

Als je PayCheck AI gebruikt (optioneel), kun je: een werkrooster bouwen met individuele shifts, preset rotaties of dag-gebaseerde rotaties; regular en overtime uren bijhouden; brutobetaling schatten; en de maand als CSV exporteren. Pro-gebruikers kunnen bovendien dagelijkse en wekelijkse overtime-drempels en automatische nacht/weekend/feestdagtoeslagen instellen als vast bedrag, per uur of percentage. Je kunt ook een salarisstrook uploaden om één keer AI-extractie te doen en die bruto schatting handmatig vergelijken met je kalendermaand.

Stap 2 — Voer een volledige maand in (praktisch voorbeeld)

We doorlopen een hypothetisch voorbeeld: je werkt 20 shifts in een maand, 8 uur per shift met 30 minuten onbetaalde pauze. Je basisuurloon is hypothetisch €12,50. Extra afspraken: nachttoeslag 25% per uur (als percentage), weekendtoeslag €1,50 per uur (vast bedrag). Deze waarden zijn puur illustratief — vul jouw eigen tarieven in.

Voor elke shift noteer je: datum, starttijd, eindtijd, pauzetijd en of de shift in de nacht- of weekendperiode valt. Als je een rooster-app of PayCheck AI gebruikt, maak je per shift een invoer of importeer je een preset rotatie. Controleer per shift of de automatische dag- of week-overtimedrempels van je Pro-instellingen overeenkomen met jouw cao: stel bijvoorbeeld dagelijkse overtime vanaf 9 uur per dag of wekelijkse overtime vanaf 40 uur per week in.

Voorbeeldberekening voor één shift (8:00–16:30, 30 min pauze): gewerkte uren = 8,0 - 0,5 = 7,5 uur. Bruto basis = 7,5 × €12,50 = €93,75. Als de shift in het weekend valt: weekendtoeslag = 7,5 × €1,50 = €11,25. Als nachttoeslag van toepassing is, reken dat apart per uur met het afgesproken percentage.

Stap 3 — Controleer de bruto-schatting met actieve instellingen

Zodra alle shifts zijn ingevoerd kun je de maand bekijken en controleren of de brutobedragen kloppen met je ingestelde regels. Let op de volgende punten:

- Zijn dagelijkse en wekelijkse overtime-drempels correct ingesteld? Als er overuren zijn, controleer hoe je systeem die toerekent: per uur, als percentage van het uurloon of als apart tarief.

- Kloppen nacht- en weekendvensters? Sommige systemen rekenen nachttoeslag alleen voor uren tussen bijvoorbeeld 22:00–06:00; stel dit af op jouw overeenkomst.

- Zijn toeslagen ingesteld als percentage of vast bedrag? Een percentage verandert het uurloon; een vast bedrag telt als extra per uur of per shift afhankelijk van de instelling. Controleer beide types voor onverwachte dubbele berekeningen.

Stap 4 — Maak en gebruik het CSV-sjabloon (voorbeeldwaarden)

Hier is een eenvoudige CSV-structuur die je kunt gebruiken. Je kunt dit in Excel of een teksteditor zetten en bewaren als .csv. Kolomnamen zijn voorbeeld; pas ze aan naar je eigen administratie:

Kolommen: date, start_time, end_time, unpaid_break_minutes, hours_worked, base_hourly_rate, shift_type, night_hours, weekend_hours, overtime_hours, gross_base, gross_allowances, gross_total, notes

Voorbeeldrij (geformatteerd als CSV-veldwaarden): 2026-09-03,08:00,16:30,30,7.5,12.50,weekday,0,0,0,93.75,0.00,93.75,"Shift 1"

Een weekendshift met toeslag: 2026-09-05,08:00,16:30,30,7.5,12.50,weekend,0,7.5,0,93.75,11.25,105.00,"Weekend". In dit voorbeeld is gross_allowances het totaal van toeslagen; gross_total = gross_base + gross_allowances. Export uit PayCheck AI levert vergelijkbare rijen als je de maand hebt ingevoerd; je kunt die CSV openen, vergelijken en aanpassen met dit sjabloon.

Stap 5 — Exporteren en controleren

Als je alles hebt ingevoerd en gecontroleerd: exporteer de maand als CSV. In PayCheck AI kun je een maand selecteren en de CSV-export gebruiken om je gegevens te halen. Open het CSV-bestand in Excel of Google Sheets en controleer totalen: totaal gewerkte uren, totaal bruto basis, totaal toeslagen en totaal bruto maandbedrag. Vergelijk totals met je eigen handberekeningen per shift.

Als je een loonstrook wilt vergelijken, gebruik de PayCheck AI functie om één strook te uploaden voor AI-extractie en vergelijk daarna de geëxporteerde maand met die strook. Dit is een handmatige vergelijkingsstap; de app ondersteunt de extractie en export maar doet geen juridische of fiscale controle.

Tips om fouten te voorkomen

Werk systematisch: voer shifts in chronologische volgorde en controleer direct na invoer of uren en pauzes kloppen.

Laat speciale shifts (lange nachtdiensten, overuren die over meerdere dagen lopen) apart checken: splits ze zonodig in twee regels zodat uren correct in drempelberekeningen vallen.

Gebruik de teamfunctie als je met meerdere planners werkt: teamleden en planners zien de publieke teamkalenders, kunnen vakanties en afwezigheid indienen, en planners kunnen shifts publiceren en toewijzen zoals in de app beschreven.

Praktische checklist

• Verzamel uren, pauzes, start/eindtijden en je basisuurloon
• Controleer cao- of contractregels voor nacht-, weekend- en overtoeslagen
• Voer elke shift in in je rooster of app en controleer gewerkte uren
• Stel (Pro) overtimedrempels en toeslagregels in als dat op jou van toepassing is
• Bereken per shift bruto basis en toeslagen handmatig of met de app
• Exporteer de maand als CSV en controleer totalen in een spreadsheet
• Vergelijk optioneel met een geüploade salarisstrook via de AI-extractiefunctie

Veelgestelde vragen

Kan PayCheck AI mijn belastingen en nettosalaris berekenen?

Nee. PayCheck AI schat bruto betalingsonderdelen (basis, overuren, toeslagen) en exporteert CSV/ICS, maar het doet geen belastingberekeningen of garanties over loonstrooknauwkeurigheid. Belastingen verschillen per land en werkgever.

Hoe stel ik nacht- en weekendtoeslagen in?

In Pro-instellingen kun je automatische nachtvensters en weekend- of feestdagtoeslagen configureren als vast bedrag, per uur of percentage. Stel de juiste tijdsvensters en waarden in die overeenkomen met je contract voordat je de maand laat berekenen.

Wat kan ik met het geëxporteerde CSV-bestand doen?

Open het CSV in Excel of Google Sheets om uren en bruto bedragen te controleren, stuur het naar je administrateur als overzicht, of archiveer het voor je eigen administratie. PayCheck AI exporteert een CSV van je kalendermaand nadat je shifts zijn ingevoerd.

Hoe controleer ik als mijn rooster afwijkt van de salarisstrook?

Gebruik de éénmalige AI-extractie om een salarisstrook te uploaden en vergelijk de bruto onderdelen met je geëxporteerde maand-CSV. Zoek verschillen in uren, toegepaste toeslagen of overuren en neem contact op met je werkgever of planner als iets niet klopt.