Maak een teamrooster en beheer vakantie-aanvragen: stappen en goedkeuringsvoorbeeld

Stap 1 — Team aanmaken en leden uitnodigen

Begin met een nieuw team voor de groep die je wilt plannen (bijvoorbeeld "Avondploeg"). Gebruik in de app de functie om een team te creëren. Je geeft het teamnaam en optioneel een omschrijving; de keuzevelden voor regels of rechten stel je in op basis van wie shifts mag publiceren en goedkeuren.

Nodig leden uit via een uitnodigingslink of QR-code. De app ondersteunt uitnodigingen per link of QR-code zodat medewerkers eenvoudig kunnen joinen zonder dat jij hun e‑mailadressen één voor één hoeft in te voeren.

Verwachte uitkomst: genodigden zien het team in hun lijst zodra ze de link/QR-code accepteren. Teamleden verschijnen met profielnamen in het teamoverzicht; persoonlijke instellingen zoals privé-uren of medische notities blijven privé en worden niet gedeeld.

Stap 2 — Shifts aanmaken en publiceren

Kies of je individuele shifts, een veelgebruikt preset-rotatieschema of een op dagen gebaseerde aangepaste rotatie wilt gebruiken. De app ondersteunt het maken van losse (individuele) shifts, standaardrotaties en daggebaseerde roosters.

Voorbeeld-setup: maak een weekrooster voor de Avondploeg — maandag t/m vrijdag 16:00–22:00 als terugkerende shift. Voeg tags of notities toe als dat nodig is (bijvoorbeeld "mag niet wisselen" of "open voor overname").

Publiceer de shifts: wanneer je shifts publiceert, verschijnen ze in het teamoverzicht en in de lees‑alleen teamkalenders die synchroniseren naar de persoonlijke kalenders van teamleden (Google, Apple, Outlook). Deze team‑gekopieerde kalender is read-only en volgt latere updates van de eigenaar; teamleden kunnen er dus in hun eigen kalender naar kijken maar niet rechtstreeks bewerken.

Verwachte uitkomst: gepubliceerd werk verschijnt voor alle teamleden; oningevulde shifts kun je laten staan als open shift zodat leden een open shift kunnen aanvragen. Planners kunnen shifts toewijzen of publiceren zonder ze automatisch door de app te laten koppelen aan externe payrollsystemen.

Stap 3 — Werken met afwezigheden en zichtbaarheid

Teamleden kunnen afwezigheden registreren: vakantie, verlof, tijd-voor-tijd en ziekte. Als planner zie je persoonlijke shiftkalenders en geregistreerde afwezigheden van teamleden zodat je kunt plannen met die informatie in gedachten.

Belangrijk: persoonlijke pay instellingen en privénotities worden niet gedeeld met het team. Alleen de relevante afwezigheidsblokken en toegewezen shifts zijn zichtbaar voor planners en teamleden.

Verwachte uitkomst: een opgenomen vakantiedag verschijnt als afwezigheid in jouw planners-view; dit helpt je bij het beoordelen of een shift opnieuw moet worden toegewezen of geopend voor overname.

Stap 4 — Voorbeeldcase: vakantie-aanvraag en goedkeuring

Casus: medewerker Anna heeft een toegewezen shift op vrijdag 16:00–22:00 en wil een vakantiedag aanvragen voor die dag.

1) Anna dient een vakantie-aanvraag in via de optie voor vakantieverzoeken in haar teamomgeving, waarbij ze de datum en het type afwezigheid (vakantie) selecteert en een korte toelichting invult.

2) Zodra de aanvraag is ingediend, ziet de planner of eigenaar de aanvraag in de lijst met open verzoeken. De aanvraag heeft een status 'in afwachting' (of vergelijkbare term in jouw taalinstelling) en bevat de gevraagde datum, het team en de medewerkergegevens.

3) De planner controleert de persoonlijke shiftkalender van Anna — hierbij is zichtbaar dat zij die vrijdag een geplande shift heeft. De planner kan beslissen om de aanvraag te accepteren of te weigeren, rekening houdend met de rest van het rooster en beschikbare vervanging of open shifts die anderen kunnen aanvragen of overnemen. Als er een open shift is, kan de planner ook eerst proberen die te vullen voordat hij goedkeurt of weigert (de app ondersteunt verzoeken voor open shifts en overnameverzoeken).

Stap 5 — Acties en verwachte uitkomsten bij goedkeuren of afwijzen

Goedkeuren: wanneer de planner de aanvraag accepteert, wordt de gevraagde dag gemarkeerd als opgenomen vakantie in zowel Anna’s persoonlijke shiftkalender als in het planner‑overzicht. Eventuele conflict‑waarschuwingen blijven jouw verantwoordelijkheid als planner om op te volgen (de app toont wel shifts en afwezigheden, maar wijst niet automatisch personeel toe).

Afwijzen: bij afwijzing ontvangt Anna een melding (of ziet ze de status veranderen naar geweigerd) en Haar oorspronkelijke shift blijft gewoon staan. Ze kan daarna een alternatieve datum aanvragen of een verzoek doen om iemand anders de shift over te laten nemen.

Verwachte uitkomst: de status van de aanvraag verandert duidelijk voor zowel medewerker als planner; afwezigheidsblokken of toegewezen shifts worden aangepast alleen na goedkeuring. Teamleden kunnen verzoeken indienen om een open shift te claimen of een toegewezen shift over te nemen — deze verzoeken moeten ook door een eigenaar of planner goedgekeurd of afgewezen worden.

Stap 6 — Extra handige functies voor planners

Exporteer het teamrooster als CSV of maak een read-only calendar subscription voor Google/Apple/Outlook zodat teamleden altijd een actuele kopie in hun persoonlijke agenda hebben. Deze abonnementen worden ververst vanuit de app maar blijven éénrichtingsverkeer (geen twee‑weg bewerken).

Pro-gebruikers kunnen extra permissies instellen: upload een rota PDF of afbeelding voor een eenmalige AI-extractie van shifts en keur veranderingen goed voordat ze geïmporteerd worden. Ook kan een Pro-trial of betalende Pro-gebruiker bruto loonramingen gebruiken en dagelijkse en wekelijkse overurentresholds en toeslagen configureren — let op dat alle voorbeelden en berekeningen in je planning handmatig moeten worden gecontroleerd en dat de app geen belastingen berekent of garanties geeft.

Waar regels kunnen verschillen

Wettelijke regels over vakantiedagen, meldtermijnen en goedkeuringsprocedures verschillen per land, cao en bedrijf. Gebruik de app om jouw interne workflow te ondersteunen, maar check arbeidsvoorwaarden en lokale wetgeving voor bindende regels.

De app deelt geen juridische of fiscale advies; planners moeten zelf controleren of hun procedures voldoen aan lokale regels en cao‑afspraken.

Praktische checklist

• Maak een nieuw team en geef het een duidelijke naam (bijv. Avondploeg).
• Nodig leden uit via uitnodigingslink of QR-code zodat iedereen snel kan aansluiten.
• Maak shifts aan: kies individuele shifts, presets of een daggebaseerde rotatie.
• Publiceer shifts en laat open shifts beschikbaar voor aanvragen of overname.
• Informeer teamleden over de read-only kalenderabonnementen voor persoonlijke agenda's.
• Behandel binnengekomen vakantie-aanvragen: controleer de persoonlijke shiftkalender van de aanvrager voordat je goedkeurt of weigert.
• Gebruik exports (CSV/ICS) of Pro AI-extracties van een rota-PDF als je dat wilt, en keur geïmporteerde shifts altijd handmatig goed.
• Controleer dat je procedures voldoen aan lokale arbeidsregels en cao's.

Veelgestelde vragen

Kan de app automatisch iemand toewijzen als iemand vakantie opneemt?

Nee. De app toont toegewezen shifts, open shifts en afwezigheden en laat teamleden verzoeken indienen om open shifts of overnames te doen. Automatische toewijzing van personeel is niet ondersteund; planners moeten aanvragen en eventuele vervanging handmatig goedkeuren.

Hoe ziet een goedgekeurde vakantie-aanvraag eruit in de plannerweergave?

Na goedkeuring verschijnt de gevraagde dag als opgenomen vakantie in het planner‑overzicht en in de persoonlijke shiftkalender van de medewerker. De aanvraagstatus verandert van 'in afwachting' naar goedgekeurd, en de oorspronkelijke shift wordt aangepast of vrijgegeven afhankelijk van jouw workflow.

Kunnen teamkalenders direct in Google/Apple/Outlook bewerkt worden?

Nee. Je kunt een read-only kalenderabonnement maken die naar Google Calendar, Apple Calendar of Outlook wordt gepubliceerd en automatisch ververst. Deze abonnementen zijn éénrichtingsverkeer; wijzigingen maak je in de app.

Helpt de app met het berekenen van loon of overuren?

De app kan bruto loonramingen geven en Pro-gebruikers kunnen overurentresholds en toeslagen configureren. Behandel alle berekeningen als indicatief en controleer ze handmatig: de app berekent geen belastingen en garandeert geen juridische of payroll-nauwkeurigheid.

Wat als een teamlid niet kan inloggen na uitnodiging?

Controleer of de uitnodigingslink of QR-code correct is gebruikt en of de medewerker de meest recente versie van de app heeft. Als problemen blijven bestaan, kun je opnieuw een uitnodiging sturen of technische support raadplegen.