Loonstrook controleren: payslip vergelijken met je rooster

Waarom je loonstrook controleren belangrijk is

Loonstroken bevatten de bruto- en nettobedragen, overuren, toeslagen en soms verrekeningen. Fouten ontstaan door typefouten, misinterpretatie van toeslagregels of onjuiste urenregistratie.

Voor ploegwerkers is het vooral belangrijk om brutobedragen en overuren te checken: de uren waarop nacht-, weekend- of feestdagtoeslagen gelden verschillen per cao, werkgever en land. In dit artikel laat ik zien hoe je de cijfers uit een loonstrook snel zichtbaar maakt en handmatig vergelijkt met wat je zelf hebt ingepland in een maandkalender.

Stap 1 — Voorbereiding: je rooster en loonstrook klaarzetten

Zorg dat je de maand die je wilt vergelijken in je PayCheck AI-kalender hebt staan. Je kunt een individuele maand met je eigen shifts invoeren, of een reeds bestaande rotatie gebruiken. Controleer dat de shifts, start- en eindtijden en eventuele pauzes correct zijn ingevoerd.

Bewaar één duidelijke kopie van je loonstrook (PDF of foto). PayCheck AI ondersteunt een eenmalige upload voor AI-extractie van een loonstrook; de dienst slaat documenten niet langdurig op. Let erop dat persoonlijke gegevens leesbaar zijn op de upload.

Stap 2 — Loonstrook uploaden en AI-extractie starten

Upload je loonstrook via de uploadfunctie in PayCheck AI (eenmalige AI-extractie). De AI haalt velden zoals brutoloon, overuren, toeslagen en totaal bruto uit de afbeelding of PDF.

Wacht op de extractie en open daarna het overzicht met de geëxtraheerde velden. Belangrijk: dit is éénmalige extractie; je gebruikt het resultaat als controlepunt tegenover je kalender. De app verwijdert of verwerkt het document niet verder dan de extractie zoals aangegeven in de app-voorwaarden.

Stap 3 — Geëxtraheerde cijfers controleren

Bekijk elk geëxtraheerd veld en vergelijk het met wat je op de loonstrook ziet. Let op deze veelvoorkomende velden: brutoloon (maand/uur), aantal overuren, bruto toeslagen (nacht/weekend/feestdag) en eventuele correcties of verrekeningen.

Als een veld onduidelijk of verkeerd is geëxtraheerd (bijvoorbeeld een gecombineerd tekstveld of onjuiste decimaalplaats), corrigeer het handmatig in het extractie-voorbeeld binnen de app of noteer de juiste waarde voor je vergelijking.

Stap 4 — Vergelijken met je maandkalender: een concreet voorbeeld

We gebruiken een hypothetisch, handmatig voorbeeld om de methode duidelijk te maken. Stel: in de maand heb je 160 reguliere uren gewerkt en 12 overuren. In PayCheck AI heb je in je maandkalender al je shifts ingevoerd en de app toont het totaal aantal gewerkte uren (regular + overuren).

Hypothetische waarden (alleen ter illustratie): - Bruto basisloon op loonstrook: €2.400 - Gerapporteerde overuren (bruto): €180 - Gerapporteerde nachttoeslag (bruto): €60 - Totaal bruto op loonstrook: €2.640

In je PayCheck AI-maandweergave zie je (handmatig ingevoerd): - Reguliere uren: 160 - Overuren: 12 - Aantal nachtdiensten: 6 Je hebt in de app een ruwe schatting van bruto verdiensten gezet (bijvoorbeeld basis uurloon × uren + geschatte toeslagen). Als je uurloon bijvoorbeeld €15 is, zou een eenvoudige berekening geven: - 160 × €15 = €2.400 (basis) - 12 × €15 = €180 (overuren, hypothetisch zonder multiplier) - Nachttoeslag handmatig berekend: 6 × (€2 per nacht) = €12 (illustratief)

Vergelijk de bruto totalen uit PayCheck AI met de loonstrook: als de app-ruwe totaal (bijvoorbeeld €2.592) duidelijk afwijkt van de loonstrook (€2.640), heb je aanwijzingen om nader te controleren. Let erop dat PayCheck AI geen belastingen of wettelijke inhoudingen berekent: behandel alle berekeningen als handmatig gecontroleerde schattingen.

Stap 5 — Waar verschillen vandaan kunnen komen

Toeslagregels verschillen per cao, land en werkgever: nachttoeslag kan een vast bedrag per uur zijn, een percentage, of pas gelden na bepaalde uren. Verrekeningen (zoals voorschotten of onkosten) en pensioenpremies kunnen ook het uiteindelijke bruto- of nettobedrag beïnvloeden.

Ook kan je loonstrook perioden samenvoegen (bijvoorbeeld 4-weken) terwijl je kalender één kalendermaand toont. Controleer of de periode op de loonstrook precies overeenkomt met de geselecteerde maand in je kalender.

Stap 6 — Acties na het vergelijken

Als de geëxtraheerde en gecontroleerde cijfers overeenkomen met je kalendergerekende bruto, is dat een goede bevestiging dat je uren goed zijn doorgegeven. Als je verschillen vindt: noteer specifieke posten (bijvoorbeeld: 8 overuren ontbreken, of nachttoeslag is lager).

Contacteer je planner of payroll-afdeling met de concrete voorbeelden en de relevante shifts uit je kalender als referentie. Als je PayCheck AI in teamverband gebruikt, kun je via de teamfunctionaliteit duidelijk laten zien welke shifts je werkte; houd er rekening mee dat persoonlijke pay-informatie en medische details privé blijven.

Praktische checklist

• Zet de juiste kalendermaand klaar in PayCheck AI met al je shifts ingevuld.
• Maak een heldere kopie (PDF of foto) van je loonstrook.
• Upload de loonstrook voor éénmalige AI-extractie en open de geëxtraheerde velden.
• Controleer en corrigeer handmatig eventuele foutief uitgelezen waarden.
• Vergelijk bruto basis, overuren en toeslagen met je kalender-samenvatting.
• Controleer dat de loonperiode op de loonstrook overeenkomt met de geselecteerde kalendermaand.
• Noteer concrete verschillen en neem contact op met payroll of je planner met voorbeelden.

Veelgestelde vragen

Kan PayCheck AI mijn loonstrook voor me laten uitrekenen?

PayCheck AI kan een loonstrook éénmaal uploaden en automatisch velden extraheren (bruto, overuren, toeslagen) om vergelijken makkelijker te maken. De app berekent echter geen belastingen of garandeert payroll-nauwkeurigheid; gebruik de geëxtraheerde gegevens als controlepunt en voer handmatige berekeningen of navraag uit bij je werkgever voor definitieve antwoorden.

Wat als de loonperiode op de loonstrook niet overeenkomt met mijn kalendermaand?

Dat komt vaak voor: sommige werkgevers werken met uitbetaalperioden die over maandgrenzen heen lopen. Vergelijk alleen de gedeelten die in beide overzichten overlappen, of vraag een specificatie van de payroll-afdeling om de juiste periode af te bakenen.

De AI-extractie las een bedrag verkeerd — wat nu?

Corrigeer de fout in het extractie-overzicht of noteer de juiste waarde handmatig. Gebruik de gecorrigeerde cijfers voor je vergelijking met de maandkalender. De AI-extractie is een hulpmiddel, geen vervanging voor jouw controle.

Kan ik de maandkalender delen met mijn planner of team?

Ja: PayCheck AI ondersteunt teamfuncties zoals het delen van teamroosters, het indienen van verlofverzoeken en het zichtbaar maken van persoonlijke shifts voor planners. Let op: persoonlijke paysettings en medische details blijven privé. Team-kopieën van de eigenaar worden als read-only gepubliceerd naar leden en volgen latere updates van de eigenaar.

Geeft PayCheck AI automatisch toeslagen en overuren correct weer?

De app toont uren en kan schattingen van bruto pay tonen op basis van de door jou ingevoerde uur- of dagwaarden en ingestelde allowances (Pro-functies). Geavanceerde regels zoals wettelijke belastinginhoudingen of cao-specifieke berekeningen voer je handmatig na of bespreek je met payroll. Tijdens een actieve Pro-trial of abonnement kun je dagelijkse en wekelijkse overtimethresholds en bepaalde allowances configureren om je schattingen nauwkeuriger te maken.