Bruto loon controleren met PayCheck AI: stap-voor-stap gids

Waarom een payroll check doen?

Een payroll check helpt je controleren of het bruto bedrag dat op je loonstrook staat logisch overeenkomt met de uren en toeslagen van de maand. Voor ploegwerkers veranderen factoren zoals overuren, nacht- en weekendtoeslag regelmatig. Met een maandkalender zie je snel of er grote afwijkingen zijn.

Let op: regels voor toeslagen en belastingheffing verschillen per land of cao. Deze gids richt zich op het proces: uren vergelijken met de bruto uitkomst op de loonstrook, niet op het vaststellen van netto-belastingen of juridisch correcte loonberekeningen.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Zorg dat je het volgende bij de hand hebt: je loonstrook (payslip), je normale uurloon en eventuele afgesproken toeslagpercentages of vaste toeslagbedragen, en een duidelijk overzicht van de diensten die je in de betreffende maand hebt gewerkt.

Als je PayCheck AI gebruikt: je kunt in de app een maandkalender bouwen met individuele diensten, veelvoorkomende rotaties of daggebaseerde rotaties; je kunt ook overuren en schattingen van bruto-inkomsten laten berekenen. Tijdens een actieve Pro-trial of Pro-abonnement kun je aanvullende instellingen toepassen zoals dagelijkse/wekelijkse overurendrempels, nachtvensters en weekend- of feestdagtoeslagen (als bedrag, per uur of percentage). Je kunt bovendien je loonstrook éénmaal uploaden voor AI-extractie en de bruto-pay vergelijken met de geselecteerde kalendermaand.

Stap-voor-stap: bouw je maandkalender en voer de payroll check uit

Stap 1 — Maak een nieuwe kalender voor de maand: kies de juiste maand en zet dag 1 tot het einde in je PayCheck AI-kalender. Gebruik individuele diensten of een preset-rotatie als die overeenkomt met je rooster.

Stap 2 — Vul je diensten in: voeg elk begin- en eindtijdstip toe, inclusief pauzes. Gebruik voor terugkerende patronen de preset rotaties of een aangepaste daggebaseerde rotatie om tijd te besparen.

Stap 3 — Stel je primaire uurloon en toeslagen in: voer je normale uurloon in en noteer de afgesproken toeslagpercentages of vaste bedragen (bijv. nachttoeslag 20% of weekendtoeslag €2/uur). Als je Pro hebt, kun je binnen de app dagelijkse en wekelijkse overurendrempels, nachtvensters en weekend-/feestdagtoeslagen instellen zodat de app schattingen maakt op basis van jouw regels.

Stap 4 — Controleer schatting bruto-inkomsten in PayCheck AI: nadat je diensten en regels hebt ingevoerd, laat de app een schatting van het bruto loon voor de maand zien. Deze schatting is een hulpmiddel; behandel alle bedragen als indicatief en handmatig controleerbaar, zeker waar wetgeving of cao's complex zijn. Je kunt het resultaat exporteren naar CSV of je kalender als ICS delen als je dat wilt (read-only). De app berekent geen belastingen en garandeert geen juridische juistheid van loonberekeningen; gebruik dit voor een payroll check, niet als juridische bevestiging.

Stap 5 — Upload je loonstrook (payslip) voor AI-extractie

In PayCheck AI kun je je loonstrook éénmaal uploaden voor AI-extractie. Upload alleen de relevante documentkopie en controleer de geëxtraheerde bruto-waarde nauwkeurig. De app slaat geüploade documenten niet als permanente verwerkingsfunctie en biedt deze upload alleen voor eenmalige vergelijking.

Nadat de bruto-waarde is geëxtraheerd, vergelijk je deze met de schatting van je kalendermaand binnen de app. Let op onverklaarde verschillen zoals gemiste diensten, foute toeslagpercentages of onjuiste pauze-registratie.

Stap 6 — Evalueer verschillen en onderneem acties

Kleine verschillen kunnen ontstaan door afronding, vakantiedagen of onbetaalde dagen die niet in je kalender stonden. Grotere afwijkingen vragen om actie: controleer eerst je kalender op ontbrekende of verkeerd ingevoerde diensten en probeer bedragen en toeslagen opnieuw in te voeren.

Als je na hercontrole nog steeds verschil ziet, noteer concrete voorbeelden (datum, diensttijd, verwachte bruto-bedragen) en neem contact op met je planner of HR. Verduidelijk dat je een payroll check hebt gedaan met een maandkalender en de geëxtraheerde bruto-waarde van de loonstrook als referentie.

Werkvoorbeeld: maart, fictieve shiftwerknemer

Context: stel je werkt in een ploegendienst en je normale uurloon is €14,00. Voor het voorbeeld gebruiken we eenvoudige toeslagen die jij handmatig invoert: nachttoeslag 20% (van uurloon), weekendtoeslag €2,00 per uur, en overuren vanaf 40 uur/week tegen 125% (alleen als je Pro-instellingen dat zo activeren). Dit voorbeeld is volledig hypothetisch — controleer je eigen cao of afspraken.

Diensten: in maart heb je 160 uur gewerkt volgens je kalender (20 werkdagen van 8 uur). Volgens je PayCheck AI-kalender worden 24 uur als nachtwerk aangemerkt en 16 uur als weekendwerk. De app schat een bruto van: 160 uur × €14,00 = €2.240 basis. Nachttoeslag: 24 uur × (€14,00 × 20%) = €67,20. Weekendtoeslag: 16 uur × €2,00 = €32,00. Stel dat je geen overuren boven de 40 uur/week hebt; totale geschatte bruto = €2.240 + €67,20 + €32,00 = €2.339,20.

Vergelijking met loonstrook: na upload van je loonstrook toont de AI-extractie een bruto loon van €2.320 op de payslip. Verschil = €19,20. Mogelijke oorzaken: één dag onbetaalde pauze, afrondingsregels of een toeslag die in jouw cao anders is vastgelegd. Volg stap 6: controleer kalender, herbereken toeslagen of vraag verduidelijking bij HR.

Waar je extra op moet letten

Regels verschillen per land en tussen cao's. Sommige toeslagen worden per shift afgerond, andere per maand. Overuren kunnen op dagelijkse of wekelijkse basis geteld worden — check wat voor jou geldt.

De PayCheck AI-schattingsfunctie is een hulpmiddel: bij een Pro-trial of abonnement kun je fijnere drempels en toeslaginstellingen ingeven, maar de app berekent geen belastingen en garandeert geen juridische nauwkeurigheid. Houd aantekeningen bij van veranderingen in je rooster of uitzonderlijke betalingen (bonus, vergoedingen) die niet uit uren volgen.

Praktische checklist

• Loonstrook (payslip) klaar en leesbaar voor éénmalige AI-upload
• Je basisuurloon en afgesproken toeslagpercentages of vaste bedragen bij de hand
• Alle diensten van de maand ingevuld als individuele shifts of via rotatie in je kalender
• Pauzes en onbetaalde uren duidelijk geregistreerd
• Als Pro: juiste overurendrempels, nachtvenster en weekend-/feestdagtoeslagen ingesteld
• Schatting in PayCheck AI geëxporteerd of genoteerd voor vergelijking
• Verschillen gedocumenteerd met concrete voorbeelden (datum, uur, verwacht bedrag)

Veelgestelde vragen

Kan PayCheck AI mijn loonstrook automatisch verwerken?

Je kunt je loonstrook éénmaal uploaden voor AI-extractie in PayCheck AI. De extractie levert de bruto-waarde voor vergelijking met je kalendermaand. De app slaat geüploade documenten niet als permanente automatische verwerking en biedt dit alleen als eenmalige vergelijking.

Rekent PayCheck AI belastingen en netto-loon uit?

Nee. PayCheck AI schat bruto-inkomsten op basis van je ingevoerde uren en toeslaginstellingen maar berekent geen belastingen of netto-salaris. Gebruik de schatting als hulpmiddel voor een payroll check, niet als vervanging van officiële loonberekeningen.

Hoe weet ik of ik overuren juist heb ingesteld?

Controleer je lokale regels of cao: overuren kunnen per dag of per week gedefinieerd zijn. Als je Pro hebt, kun je in PayCheck AI dagelijkse en wekelijkse overurendrempels instellen zodat de app schattingen maakt volgens jouw drempels. Controleer de resulterende urenlijst handmatig en vergelijk met je loonstrook.

Kan ik mijn kalender delen met mijn planner of team?

Ja. PayCheck AI ondersteunt teamfuncties: teamgebruikers hebben zichtbare profielen, kunnen teams aanmaken, leden uitnodigen, en planners kunnen teamleden’ persoonlijke shiftkalenders bekijken, inclusief opgenomen afwezigheden. Houd er rekening mee dat persoonlijke betalinginstellingen, privé shiftnotities en medische details niet gedeeld worden. Team-kopieën van een eigenaar zijn read-only en volgen updates van de eigenaar.

Wat doe ik als het verschil tussen kalender en loonstrook groot is?

Controleer eerst je kalender op ontbrekende of fout ingevoerde diensten, herbereken toeslagen en controleer of uitzonderlijke betalingen op de loonstrook staan. Als het verschil blijft bestaan, verzamel concrete voorbeelden en neem contact op met je planner of HR.