Bereken en volg overuren: configureer dagelijkse en wekelijkse drempels in PayCheck AI

Waarom duidelijke drempels belangrijk zijn

Dag- en weekdrempels bepalen wanneer normale uren ophouden en overuren beginnen. Zonder eenduidige drempels kun je snel het overzicht verliezen over welke uren extra beloond moeten worden of waar je tijd-voor-tijd tegoed ontstaan.

Regels over wanneer overuren ontstaan verschillen per land, cao of individuele arbeidsovereenkomst. Gebruik deze gids om je uren en instellingen te organiseren, maar controleer altijd de exacte regels in je arbeidsovereenkomst of bij je HR/boekhouding.

Kort overzicht van wat PayCheck AI voor je doet

Met PayCheck AI bouw je een werkrooster met individuele diensten, standaardrotaties of op maat gemaakte dagrotaties. Je kunt reguliere en overuren bijhouden en een bruto salarisraming maken voor een geselecteerde maand.

Tijdens een actieve gratis Pro-trial of een betaald Pro-abonnement kun je dagelijkse en wekelijkse overurentresholds configureren, plus automatische nacht-, weekend- en feestdagtoeslagen in te stellen als vast bedrag, per uur of percentage. Je kunt ook een eenmalige payslip uploaden voor AI-extractie en die vergelijken met de geselecteerde kalendermaand.

Exports: gebruik CSV voor administratieve overzichten en ICS voor het delen van een lees-only kalender met andere agenda-apps.

Stap-voor-stap: drempels instellen tijdens Pro-trial of Pro-abonnement

1) Start je kalender: maak een nieuwe persoonlijke kalender of open je bestaande maand met diensten. Voeg individuele shifts toe of importeer een rotatie. Als je Pro-functies wilt gebruiken, activeer de gratis Pro-trial of zorg dat je Pro-abonnement actief is.

2) Open instellingen voor overuren: ga naar de instellingen waar je persoonlijke pay- of overurenregels kunt configureren (beschikbaarheid van deze instellingen vereist Pro). Kies hier je dagelijkse drempel en je wekelijkse drempel. Voor dit voorbeeld zetten we de dagdrempel op 8 uur en de weekdrempel op 40 uur.

3) Stel toeslagen in: configureer eventuele nachtvensters, weekendtoeslagen of feestdagtoeslagen als vast bedrag, per uur of als percentage, afhankelijk van wat voor jou geldt.

4) Controleer je kalender: nadat je drempels ingevoerd zijn, controleert PayCheck AI de uren in de geselecteerde periode en classificeert de uren als regulier of overuren op basis van de ingestelde drempels. Loop een week door om te zien hoe individuele diensten worden opgeteld.

Concreet rekenvoorbeeld (hypothetisch)

Stel: je basisuurloon is €12,00 (houd er rekening mee dat dit een voorbeeld is en dat daadwerkelijke berekeningen handmatig moeten worden gecontroleerd). Je dagdrempel is 8 uur en je weekdrempel is 40 uur.

Voorbeeldweek (ma-zo):

• Maandag: 9 uur werk (1 uur boven dagdrempel) = 8u regulier + 1u dagoverwerk

• Dinsdag: 8 uur (geen overuren op dagbasis) = 8u regulier (telt ook mee voor weektotaal). • Woensdag: 10 uur (2 uur boven dagdrempel) • Donderdag: 7 uur • Vrijdag: 8 uur • Zaterdag: 6 uur • Zondag: vrije dag Totaal gewerkte uren die week = 48 uur volgens som van dagen (9+8+10+7+8+6). Volgens onze weekdrempel van 40 uur betekent dit 8 uur over weekdrempel (48 - 40). Maar omdat dagdrempels ook zijn ingesteld, moet je onderscheid maken tussen uren die al als dagoveruren gemarkeerd zijn en extra uren die boven de weekdrempel vallen. In dit voorbeeld werden op dagbasis zulke uren al gemarkeerd: Maandag 1u, Woensdag 2u = 3u dagoveruren. De weekoverschot is 8u in totaal; daarvan zijn 3u al dagoveruren, dus er blijven 5u over die als weekoveruren moeten worden gemarkeerd (afhankelijk van hoe je cao/arbeidsovereenkomst dit hanteert). Controleer in PayCheck AI hoe de app uren classificeert: de app gebruikt jouw ingestelde drempels om uren te labelen, maar rekenwaarden behandel je hier als hypothetisch en controleer je tegen je contract of HR.

Hoe PayCheck AI uren klasseert en wat jij moet controleren

PayCheck AI labelt uren als regulier of overuren op basis van de ingestelde dagelijkse en wekelijkse drempels. Het maakt onderscheid tussen dag- en weekdrempels en past eventuele automatische toeslagen toe zoals je hebt opgegeven.

Belangrijk: de app geeft een schatting van bruto-inkomen voor de geselecteerde maand. Behandel die schatting als hulpmiddel — de feitelijke loonberekening kan afwijken door lokale regels, inhoudingen of afspraken in je cao.

Controleer bij twijfel of dubbele tellingen optreden (bijvoorbeeld uren die zowel boven de dagdrempel als boven de weekdrempel vallen). Vergelijk de labels en totalen met je eigen handmatige berekening of met een payslip.

Exports en vergelijking met je loonstrook

Gebruik de CSV-export om een kolomgewijs overzicht te krijgen van je diensten, gewerkte uren, labels (regulier/overuren) en toegepaste toeslagen. Die CSV kun je bewaren voor je administratie of delen met HR.

Gebruik de ICS-export als je je rooster als een lees-only kalender wilt delen met een andere agenda (bijv. Google, Apple of Outlook). PayCheck AI kan een privé read-only kalender publiceren; die verversen vanaf PayCheck AI maar is niet twee-richtingsbewerking.

Als je een payslip hebt, kun je die eenmalig uploaden voor AI-extractie en de geëxtraheerde bruto gegevens vergelijken met de maandoverzichten in je kalender. Dit helpt onverklaarde verschillen op te sporen, maar bewaar je loonstrook als het juridische bewijs.

Teamfuncties die handig zijn voor overurenbeheer

Als je in een team werkt en de planner of eigenaar je rooster beheert, kun je profiteren van zichtbare profielen, teamuitnodigingen, en geplande shifttoewijzingen. Teamleden kunnen open shifts aanvragen, overnames aanvragen of vakanties aanvragen; planners kunnen aanvragen goedkeuren of afwijzen.

Persoonlijke pay-instellingen, privé shiftnotities en medische details worden niet gedeeld in de teamkalender, en team-beheerde kopieën van de owner-rooster zijn lees-only voor leden.

Praktische checklist

• Activeer de Pro-trial of log in met een actief Pro-abonnement om overurentresholds te kunnen instellen.
• Maak of open je maandkalender en voeg alle diensten in (individuele shifts of importeer een rotatie).
• Stel je dagelijkse drempel (bijv. 8 uur) en wekelijkse drempel (bijv. 40 uur) in de pay-instellingen.
• Voeg eventuele nacht-, weekend- of feestdagtoeslagen toe als vast bedrag, per uur of percentage.
• Controleer de labels in de weekoverzichten: regulier vs. dagoveruren vs. weekoveruren.
• Exporteer een CSV voor administratie en een ICS voor een lees-only kalender in je agenda.
• Upload een payslip één keer voor AI-extractie en vergelijk bruto bedragen met je kalendermaand.

Veelgestelde vragen

Zet PayCheck AI automatisch overuren om in extra loon?

PayCheck AI volgt en labelt reguliere en overuren en geeft een bruto-inkomenschatting. De app rekent schattingen, maar echte loonuitbetalingen, inhoudingen en juridische geldigheid moet je controleren met je werkgever of loonadministratie.

Wat gebeurt er als uren zowel dag- als weekdrempels overschrijden?

De app markeert uren op basis van beide ingestelde drempels. In de praktijk ontstaan hier overlappende aanduidingen; controleer of je cao of werkgever aangeeft welke prioriteit geldt (bijvoorbeeld dagoveruren eerst, daarna weekoveruren) en vergelijk met je handmatige berekening.

Welke export gebruik ik voor mijn loonadministratie?

Gebruik de CSV-export voor een kolomgewijs overzicht met uren en labels voor je administratie. Gebruik ICS alleen om een lees-only agenda-kopie in Google, Apple of Outlook te publiceren.

Kan ik een bestaande loonstrook vergelijken met mijn maandoverzicht?

Ja. Je kunt een payslip eenmalig uploaden voor AI-extractie en de geëxtraheerde bruto gegevens vergelijken met het geselecteerde kalendermaandoverzicht in PayCheck AI.

Werkt dit hetzelfde voor teams?

Team-eigenaars en planners kunnen shifts publiceren en toewijzen, en teamleden kunnen aanvragen indienen. Persoonlijke pay-instellingen en private notities blijven privé; team-kopieën van schema's zijn lees-only en volgen updates van de owner.