Vérifier sa paie brute avec son calendrier de travail — modèle de contrôle pas à pas

Pourquoi faire ce contrôle ?

Les erreurs de paie peuvent venir d’heures manquantes, d’un mauvais taux horaire appliqué, d’heures supplémentaires mal comptées ou d’indemnités (week-end, nuit, jours fériés) oubliées. Un payroll check vous aide à repérer rapidement si votre fiche de paie reflète réellement ce que vous avez travaillé, avant d’engager une conversation avec votre employeur ou le service paie.

Les règles exactes (taux d’heures supplémentaires, majorations de nuit, seuils hebdomadaires) varient selon le pays, la convention collective ou le contrat. Ce guide montre une méthode générale applicable partout ; adaptez les taux et seuils à votre situation locale ou à votre accord collectif.

Outils nécessaires

- Votre fiche de paie (payslip) pour le mois à vérifier, ou au minimum le montant brut indiqué.

- Le calendrier de travail du même mois exporté depuis PayCheck AI (CSV) ou l’estimation brute fournie par l’app.

- Un tableur (Excel, Google Sheets) ou un carnet pour le modèle de contrôle pas à pas.

- Connaissance des taux contractuels : taux horaire normal, majorations (nuit, week-end, jour férié), seuils d’heures supplémentaires si vous les connaissez.

Modèle de contrôle pas à pas (à reproduire dans un tableur)

1) Récupérer les données : exportez le mois depuis PayCheck AI en CSV ou notez l’estimation brute affichée. PayCheck AI peut exporter les shifts individuels et estimer le brut pour le calendrier sélectionné.

2) Construire le tableau de base : colonnes minimales : Date | Début | Fin | Durée brute (h) | Type (normale, nuit, week-end, férié) | Majoration (%) | Durée majorée (h) | Montant partiel (€).

3) Calculer les durées : pour chaque shift, inscrivez la durée brute en heures. Ajoutez les durées séparées si une partie du shift est majorée différemment (par ex. une nuit partielle).

4) Appliquer les majorations : pour chaque portion, calculez la durée majorée si nécessaire (par ex. 8 h à 100 % = 8 h; 2 h à 125 % restent 2 h mais le montant horaire est 1,25×). Dans le tableau vous pouvez soit convertir en heures équivalentes en “heures normales” (ex. 2 h à 125 % → 2,5 h équivalentes) soit calculer le montant directement avec le taux majoré. Choisissez une méthode cohérente et notez-la en haut du fichier pour la traçabilité.

Exemple chiffré (hypothétique)

Contexte : salarié à taux horaire brut 12,00 €/h. Règles supposées pour l’exemple (hypothétiques) : heures normales payées 100 %; majoration nuit 25 %; majoration week-end 50 %. Vous importez le mois depuis PayCheck AI et obtenez la liste des shifts (extrait CSV).

Extrait résumé du mois (données fictives) : 20 jours travaillés, total heures normales 140 h, heures de nuit 10 h, heures week-end 8 h. PayCheck AI donne une estimation brute pour le mois de 1 900 € (estimation fournie par l’app).

Méthode de vérification (calcul manuel) :

- Heures normales : 140 h × 12,00 € = 1 680,00 €;

Suite de l’exemple chiffré

- Heures de nuit : 10 h × 12,00 € × 1,25 = 150,00 €.

- Heures week-end : 8 h × 12,00 € × 1,50 = 144,00 €.

Total calculé (manuel) = 1 680,00 + 150,00 + 144,00 = 1 974,00 € (montant brut estimé).

Comparaison : l’estimation brute de PayCheck AI affichée est 1 900 € -> écart de 74 € en défaveur du salarié (1 974 − 1 900). Étapes suivantes : vérifiez le CSV pour voir si certains shifts ont été marqués comme congés, absences ou non travaillés dans l’export ; vérifiez aussi si des majorations configurées n’étaient pas activées dans votre réglage PayCheck AI (les majorations configurables sont disponibles pendant un essai Pro ou abonnement payant : seuils d’overtime, fenêtres nocturnes, week-end et jour férié comme montant, par heure ou pourcentage).

Si vous trouvez un écart

1) Revérifiez vos hypothèses : taux horaire, définition de nuit/week-end/d’HS et la présence de pauses non payées. Les règles locales ou la convention collective peuvent définir d’autres seuils.

2) Inspectez le CSV : comparez shift par shift. PayCheck AI exporte les shifts individuels — identifiez celui(s) absent(s) ou mal classé(s).

3) Si l’écart persiste, préparez une synthèse : extrait CSV, copie de la paie (brut indiqué) et le calcul pas à pas (le tableau). Envoyez-la au service paie en demandant une vérification. Ne présumez pas d’une erreur sans montrer la méthode.

4) Si vous avez un essai Pro ou abonnement, vérifiez les paramètres avancés (seuils d’heures supplémentaires, majorations) dans PayCheck AI avant de conclure à une erreur de paie.

Bonnes pratiques pour des contrôles réguliers

- Exécutez ce contrôle chaque mois : plus tôt vous repérez un problème, plus il est simple à corriger.

- Conservez les exports CSV et vos tableaux de vérification dans un dossier sécurisé.

- Si vous faites partie d’une équipe, sachez que les calendriers d’équipe visibles partagent les shifts mais n’exposent pas vos réglages personnels, notes privées ou données médicales — utile si vous voulez vérifier des shifts publiés par un planner.

- Pensez à créer une souscription de calendrier privé (Google, Apple, Outlook) si vous voulez consulter votre planning depuis d’autres appareils ; PayCheck AI permet de créer une souscription en lecture seule qui se met à jour automatiquement.

Liste pratique

• Exporter le mois depuis PayCheck AI en CSV ou noter l’estimation brute.
• Rassembler la fiche de paie et vérifier le montant brut indiqué.
• Créer un tableau avec Date, Début, Fin, Durée, Type et Majoration.
• Calculer shift par shift et totaliser le montant brut estimé.
• Comparer le total avec la fiche de paie et noter l’écart.
• Vérifier les paramètres d’heures supplémentaires et majorations (si vous avez Pro).
• Préparer un fichier résumé pour le service paie si un écart persiste.

Questions fréquentes

PayCheck AI calcule-t-il les impôts ou la paie officielle ?

Non. PayCheck AI peut estimer un montant brut et exporter les shifts en CSV mais ne calcule pas les impôts ni ne fournit de certificats légaux. Utilisez l’estimation comme outil de vérification, pas comme une paie officielle.

Que faire si le CSV et la fiche de paie ne concordent pas ?

Vérifiez d’abord vos hypothèses (taux, pauses, majorations). Puis comparez shift par shift depuis l’export CSV et préparez un résumé clair pour le service paie. Si vous avez un abonnement Pro, vérifiez vos paramètres de majoration avant de contacter la paie.

Les réglages de majoration sont-ils disponibles pour tous les utilisateurs ?

Les paramètres avancés (seuils d’overtime, fenêtres nocturnes, majorations week-end/jour férié en montant, par heure ou pourcentage) sont disponibles pendant un essai Pro actif ou avec un abonnement Pro payant.

Les calendriers d’équipe partagent-ils mes données personnelles ?

Non. Les calendriers d’équipe montrent les shifts et certains détails utiles au planning, mais n’exposent pas vos réglages personnels, notes privées ou informations médicales.

Puis-je importer automatiquement les corrections dans la paie depuis PayCheck AI ?

Non. PayCheck AI n’importe pas directement dans un logiciel de paie et ne modifie pas des calendriers externes en lecture-écriture. Utilisez les exports CSV pour communiquer les corrections au service paie.