Synchroniser votre calendrier PayCheck AI avec Google, Apple ou Outlook (abonnement en lecture seule)

Pourquoi utiliser une souscription en lecture seule pour votre calendrier de travail

Une souscription en lecture seule (ICS/CalDAV) vous permet de voir les shifts et les modifications publiées par l'organisateur sans risquer d'écraser des données : toute modification est faite côté PayCheck AI et se propage ensuite vers vos calendriers.

Cela évite la duplication manuelle d'horaires et garantit que les changements d'horaires, les remplacements approuvés et les mises à jour du planning s'affichent automatiquement. Notez cependant que l'abonnement n'autorise pas l'édition depuis votre calendrier externe : les demandes de changement doivent passer par PayCheck AI si votre équipe utilise ces fonctions.

Avant de commencer — vérifications et autorisations

Assurez-vous d'avoir un compte PayCheck AI avec l'option de créer un calendrier privé activée. Les équipes et les propriétaires peuvent publier des calendriers d'équipe en lecture seule ; les utilisateurs individuels peuvent aussi créer leur calendrier personnel en lecture seule.

Vérifiez l'accès à l'adresse URL du calendrier (lien privé ICS/CalDAV) : vous en aurez besoin pour l'ajouter aux applications externes. Ne partagez pas ce lien publiquement : il donne accès à votre planning en lecture seule.

Gardez en tête que la fréquence de rafraîchissement dépend du client de calendrier (Google, Apple, Outlook) et peut varier selon l'appareil et le serveur. Les règles relatives aux heures supplémentaires, aux majorations de nuit ou aux congés varient selon les conventions et les pays — PayCheck AI permet de configurer des seuils et des allocations, mais toute application de règles doit être vérifiée selon votre contrat de travail.

Étape 1 — Créer la souscription privée depuis PayCheck AI

Dans PayCheck AI, ouvrez la section Calendriers ou Export (selon votre interface) et recherchez l'option « Créer une souscription en lecture seule » ou « Calendrier privé ». Sélectionnez le calendrier de travail que vous voulez partager (votre calendrier personnel ou un calendrier d'équipe si vous en êtes propriétaire/planificateur).

Générez l'URL privée ICS/CalDAV. Copiez soigneusement le lien sécurisé fourni. C'est ce lien que vous ajouterez ensuite à Google Calendar, Apple Calendar et Outlook. Ne tentez pas de modifier ce lien : l'édition depuis PayCheck AI est le seul endroit où les modifications doivent être faites.

Étape 2 — Ajouter l'abonnement à Google Calendar (web & Android)

Sur le navigateur (recommandé) : ouvrez Google Calendar, dans la colonne de gauche cliquez sur « + » à côté de « Autres agendas » puis « À partir de l'URL ». Collez l'URL ICS copiée depuis PayCheck AI et cliquez sur « Ajouter un agenda ». Le calendrier apparaîtra en lecture seule dans votre liste.

Sur Android (selon l'application de calendrier) : si vous utilisez l'app Google Calendar liée au même compte Google, l'ajout via le web se synchronisera vers l'app. Certains clients Android tiers acceptent directement une URL ICS via leurs paramètres d'abonnement.

Remarque : Google ne permet pas de forcer une fréquence de rafraîchissement courte pour les abonnements externes. Les mises à jour peuvent prendre plusieurs heures selon la charge et la politique de Google.

Étape 3 — Ajouter l'abonnement à Apple Calendar (macOS et iOS)

Sur macOS : ouvrez Calendrier, menu Fichier → Nouvelle souscription à l'agenda…, collez l'URL ICS et cliquez sur « Souscrire ». Configurez le nom, la couleur et, important, l'option « Mettre à jour » (sur macOS vous pouvez choisir une fréquence comme toutes les 5 minutes, toutes les heures, etc., selon votre version système et serveur).

Sur iPhone/iPad : iOS permet d'ajouter un abonnement via Réglages → Calendrier → Comptes → Ajouter un compte → Autre → Ajouter un calendrier (abonnement) et coller l'URL. iOS utilisera ensuite la fréquence d'actualisation définie par le système, qui peut être moins fréquente que macOS.

Conseil : si vous avez besoin d'une actualisation plus rapide et avez accès à un Mac, configurez l'abonnement sur macOS puis laissez iCloud synchroniser cet agenda vers vos appareils iOS.

Étape 4 — Ajouter l'abonnement à Outlook (desktop et web)

Outlook.com (web) : connectez-vous à votre compte Outlook.com, allez dans Calendrier → Ajouter un calendrier → À partir d'un fichier ou d'un abonnement, choisissez « À partir d'Internet », collez l'URL ICS, donnez un nom et enregistrez. Le calendrier sera visible dans la version web et dans les apps synchronisées.

Outlook pour Windows / macOS : selon la version, vous pouvez ajouter un calendrier Internet via Fichier → Paramètres du compte → Calendriers Internet → Nouveau et coller l'URL. Les délais de rafraîchissement dépendent du serveur et de la configuration Exchange/Outlook.

Remarque : certains comptes d'entreprise gérés via Exchange peuvent bloquer ou filtrer des abonnements externes. En cas de doute, contactez votre administrateur IT.

Étape 5 — Tester la mise à jour automatique

1) Créez ou modifiez un shift dans PayCheck AI (par exemple, changez l'heure d'un shift ou ajoutez un nouveau shift test). 2) Patientez le temps de rafraîchissement du client que vous avez ajouté (quelques minutes à plusieurs heures selon l'app). 3) Vérifiez que le changement apparaît dans Google/Apple/Outlook au bon emplacement et avec le bon libellé.

Si la modification n'apparaît pas : re-vérifiez que vous avez bien collé l'URL privée correcte, que le calendrier est activé dans l'app externe, et que vous n'avez pas de filtre d'affichage. Si le problème persiste, essayez de supprimer puis de réajouter l'abonnement ou de forcer une synchronisation (sur macOS et certains clients).

Liste pratique

• Générer et copier l'URL privée ICS/CalDAV depuis PayCheck AI
• Ajouter l'URL à Google Calendar via « À partir de l'URL » (web)
• Souscrire sur macOS via Calendrier ou sur iOS via Réglages → Calendrier → Comptes → Ajouter un calendrier (abonnement)
• Ajouter l'abonnement dans Outlook (web ou client) si nécessaire
• Effectuer une modification test dans PayCheck AI et contrôler la propagation
• Protéger le lien privé : ne pas le partager publiquement
• Informer votre équipe que l'abonnement est en lecture seule (pour les changements, utiliser PayCheck AI)

Questions fréquentes

Les abonnements sont-ils synchronisés instantanément ?

Non. La fréquence de rafraîchissement dépend du client de calendrier (Google, Apple, Outlook) et parfois du serveur intermédiaire. Certaines applis peuvent mettre à jour toutes les quelques minutes, d'autres plusieurs heures après la modification côté PayCheck AI.

Puis-je éditer les shifts depuis Google/Apple/Outlook après avoir ajouté l'abonnement ?

Non. L'abonnement est strictement en lecture seule : toutes les modifications doivent être faites depuis PayCheck AI (ou par le planificateur/owner qui gère le calendrier d'équipe).

Que faire si mes collègues ne voient pas les mises à jour ?

Vérifiez qu'ils ont ajouté l'URL privée correcte et que leur client n'applique pas de filtre d'affichage. Rappelez-leur aussi que l'abonnement est privé : un lien partagé par erreur peut ne pas fonctionner si le propriétaire a généré un nouveau lien.

Les règles d'heures supplémentaires et d'allocations sont-elles appliquées automatiquement dans le calendrier ?

PayCheck AI permet de configurer seuils et allocations (heures sup, nuit, weekend, jours fériés) pour estimer la paye, mais ces règles dépendent de votre contrat et de la législation locale. Considérez les estimations comme des outils de suivi et vérifiez les conditions avec votre employeur ou convention collective.

Un calendrier d'équipe publié supprime-t-il les shifts personnels des membres ?

Non. Un propriétaire peut publier un calendrier d'équipe en lecture seule ; la copie gérée par l'équipe apparaît dans les calendriers personnels des membres sans supprimer leurs propres shifts. Ces copies restent en lecture seule et suivent les mises à jour ultérieures du propriétaire.