Importer un rota depuis un PDF ou une image : guide pas à pas avec contrôle avant import

Pourquoi utiliser l’extraction One-time AI (Pro)

Si vous recevez des rotas sous forme de PDF ou d’images, la fonctionnalité One-time AI extraction (Pro) permet d’automatiser l’entrée des shifts dans un calendrier de travail. Plutôt que de recréer chaque poste manuellement, vous laissez l’IA identifier les dates, heures et noms (si présents) puis vous validez avant import.

Important : la fonctionnalité est disponible pendant un essai Pro actif ou avec un abonnement Pro. PayCheck AI n’édite pas vos autres calendriers automatiquement et n’importera pas directement dans un logiciel de paie ; l’extraction est une aide à la création de votre calendrier de shifts.

Avant d’uploader : préparer votre document

1) Choisir le bon format : utilisez un PDF ou une image lisible (jpg/png). Les documents scannés proprement ou les photos nettes avec un bon contraste donnent les meilleurs résultats.

2) Simplifier la page : si le planning contient plusieurs pages, conservez celles qui sont strictement nécessaires. Si possible, découpez ou recadrez une photo pour montrer uniquement la table des shifts — moins d’éléments parasites facilite l’extraction.

3) Vérifier les conventions horaires : si votre rota utilise des formats non standards (ex. « 9-5 », « 21:00–05:00 » avec indication de nuit, ou des mentions comme “PTO”), notez-les à part. L’IA extrait les heures mais vous resterez responsable d’interpréter les conventions locales (ex. jour qui passe après minuit).

4) Anonymiser si nécessaire : si le fichier contient informations personnelles non nécessaires (numéros de sécurité sociale, adresses), pensez à masquer ces champs avant l’upload pour limiter le partage d’informations sensibles. PayCheck AI ne conserve pas les documents téléchargés.

Étapes d’upload et d’extraction pas à pas

1) Accéder à l’outil d’extraction One-time AI (Pro) : dans PayCheck AI, ouvrez l’option d’import de rota — la fonctionnalité d’extraction Pro vous sera proposée si vous avez un essai ou un abonnement Pro actif.

2) Sélectionner le fichier : choisissez votre PDF ou image préparé et lancez l’upload. Le système analysera la page pour repérer dates, heures, noms et annotations de shift.

3) Revoir l’aperçu automatique : après l’analyse, l’interface affiche les shifts détectés sous forme d’aperçu. Chaque ligne doit montrer la date, l’heure de début et de fin, et le nom du poste ou du membre si l’information était présente.

4) Marquer les incertitudes : l’aperçu indique souvent les détectés avec un niveau de confiance. Concentrez votre vérification sur les éléments marqués comme incertains (horaires ambigus, shifts de nuit, shifts qui chevauchent minuit).

Comment approuver, corriger et enrichir les shifts extraits

1) Corriger les heures : cliquez sur chaque shift pour ajuster l’heure de début/fin. Si un shift passe après minuit, vérifiez que la date associée est correcte — certains outils affichent le shift sur la date de début uniquement.

2) Assigner un membre ou laisser non attribué : si le planning contient des noms, confirmez qu’ils sont correctement mappés aux profils d’équipes (si vous utilisez la fonctionnalité équipe). Si vous préférez assigner plus tard, laissez le shift non attribué.

3) Ajouter notes et codes : vous pouvez ajouter des notes internes (ex. « formation », « astreinte ») ou un code de poste si votre organisation l’utilise. Ces informations restent privées selon les règles de partage de PayCheck AI.

4) Vérifier les overlaps et durées : calculez rapidement la durée d’un shift pour détecter doublons ou horaires improbables (ex. shift de 20 heures). L’IA peut extraire, mais vous êtes responsable de la logique métier et des règles locales (quotas, repos minimaux).

Exemple pratique (hypothétique) : du PDF au calendrier

Supposons un extrait de rota où le 14 mars indique « 08:00–16:00 Alice », et le 15 mars « 22:00–06:00 Bob ». Après upload :

- L’IA détecte les deux lignes et crée deux shifts. Vous corrigez la ligne de Bob pour indiquer que le shift du 15 commence le 15 à 22:00 et se termine le 16 à 06:00 afin qu’il apparaisse sur le bon jour et ne soit pas compté comme 8 heures sur la mauvaise date.

- Vous ajoutez la note « nuit » sur le shift de Bob si vous appliquez des majorations manuelles ou si vous voulez repérer ces shifts dans des exports.

- Après validation, importez dans votre calendrier PayCheck AI. Vous pouvez ensuite exporter en CSV ou ICS pour partage ou archivage.

Que se passe-t-il après l’import ?

Une fois importés, les shifts deviennent des événements dans votre calendrier de travail. PayCheck AI permet de suivre heures régulières et heures supplémentaires, estimer le paye brut (selon vos entrées) et d’exporter votre planning en CSV ou ICS. Si vous gérez une équipe, les shifts importés peuvent être visibles selon les règles d’équipe et les paramètres de partage.

Rappels pratiques : PayCheck AI ne synchronise pas en écriture vos calendriers externes et ne remplace pas une paie officielle. Les exportations sont utiles pour rapporter des données ou pour intégration manuelle dans d’autres systèmes.

Contrôles à faire quand vous importez un rota (où les règles varient)

Avant d’importer définitivement, vérifiez : la bonne date et la bonne heure pour les shifts traversant minuit, les heures cumulées pour chaque jour et semaine (les règles d’heures supplémentaires varient selon pays et accords), et l’exactitude des assignations de personne. Les règles de repos minimal et de majoration peuvent dépendre de la législation locale ou de votre convention collective ; ajustez vos calculs ou notes en conséquence.

Si vous utilisez des règles avancées Pro (majorations, seuils d’heures journalières/hebdomadaires), configurez-les dans PayCheck AI avant d’ajouter vos shifts afin que les estimations de salaire reflètent vos paramètres.

Liste pratique

• Le document est lisible et recadré (PDF/image) ?
• Les pages non pertinentes sont retirées ou masquées ?
• Les formats horaires non standards sont notés (ex. shifts de nuit) ?
• Tous les shifts extraits ont une date et une heure cohérentes ?
• Les shifts traversant minuit sont correctement répartis sur deux dates si nécessaire ?
• Les noms/assignations correspondent aux bons profils d’équipe ou sont laissés non attribués (si souhaité) ?
• Les durées anormales (ex. >16 h) ont été vérifiées ?
• Notes ou codes de poste ajoutés pour suivi des majorations ou exceptions ? 

Questions fréquentes

L’IA peut-elle corriger automatiquement toutes les erreurs d’un PDF mal scanné ?

Non. L’IA aide à extraire les shifts, mais la qualité du scan influe fortement sur la précision. Vous devez vérifier manuellement les éléments marqués comme incertains et corriger les erreurs évidentes avant import.

Puis-je importer directement vers Google Calendar ou Outlook ?

PayCheck AI permet d’exporter en ICS ou CSV et de créer des abonnements en lecture seule pour Google, Apple et Outlook. Il n’y a pas d’édition en deux sens depuis PayCheck AI vers ces calendriers.

L’outil remplace-t-il la paie ou calcule-t-il les taxes ?

Non. PayCheck AI peut estimer le salaire brut selon vos paramètres, mais il ne calcule pas les taxes et ne remplace pas un logiciel de paie officiel. Toute utilisation des estimations doit rester manuelle et vérifiée.

Que faire si le planning contient des codes internes ou des abréviations ?

Avant l’upload, créez une légende ou remplacez les abréviations dans le document. Si ce n’est pas possible, ajoutez ces correspondances pendant la revue des shifts extraits pour assurer une importation cohérente.

Les documents téléchargés sont-ils stockés par PayCheck AI ?

PayCheck AI ne conserve pas les documents téléchargés pour l’extraction One-time. Cependant, veillez à anonymiser toute information sensible avant l’upload si requis par vos règles internes.