Importer un planning depuis un PDF ou image (extraction AI) : guide pour gagner du temps

Avant de commencer : que peut faire l’extraction AI

La fonctionnalité d’extraction de rota lit un PDF ou une image et propose une liste de shifts détectés. Pendant une période d’essai Pro active ou avec un abonnement Pro, vous pouvez télécharger le fichier pour une extraction AI ponctuelle, réviser les shifts proposés puis les importer dans votre calendrier.

L’outil ne modifie pas d’autres calendriers automatiquement en lecture-écriture. Après import, vous pouvez exporter le planning au format CSV ou ICS si vous avez besoin d’un fichier à partager. L’extraction est une aide : l’utilisateur doit valider ou corriger avant import.

Étape 1 — Préparer votre fichier PDF ou image

Format recommandé : PDF ou image (JPG/PNG). Les scans nets et les photos prises de face donnent de meilleurs résultats. Évitez les fichiers flous, inclinés ou avec des parties très sombres.

Vérifiez que les informations essentielles sont visibles : nom de la personne (ou colonne des employés), dates, heures de début et fin, pauses éventuelles, et mentions comme “nuit” ou “jour” si présentes.

Étape 2 — Télécharger pour extraction (essai Pro ou Pro)

Ouvrez la fonction d’import d’un rota depuis l’application pendant votre essai Pro actif ou via votre abonnement Pro. Sélectionnez le fichier PDF ou image et lancez l’extraction AI.

L’outil analysera le document et affichera une liste de shifts détectés. Chaque shift proposé contient typiquement : la date, l’heure de début, l’heure de fin, et (si détecté) le nom du titulaire du shift.

Étape 3 — Revue et correction des shifts détectés

La revue est l’étape la plus importante. Voici les types d’erreurs les plus courants et comment les corriger :

- Heures tronquées ou mal séparées : si l’heure de fin manque ou se superpose, corrigez manuellement les heures avant importation.

- Shifts nocturnes mal identifiés : si un shift traverse minuit (ex. 22:00–06:00), vérifiez que l’outil l’a bien scindé ou assigné à la bonne date.

- Pauses non détectées : si le document indique une pause mais l’extraction ne l’a pas prise en compte, ajoutez la pause dans la fiche du shift ou ajustez la durée travaillée après l’importation si nécessaire (selon votre façon de gérer les pauses).

Exemple concret : photo d’un planning mensuel

Imaginons une photo d’un tableau imprimé pour octobre, colonnes par employé et lignes par date. Dans la case du 14 octobre pour “Julie”, on voit “09:00–17:00 (30’)”.

Après extraction, l’outil propose pour Julie le shift du 14/10 09:00–17:00 sans mention de pause. Pendant la revue, vous devez :

1) Ajouter la pause de 30 minutes soit en précisant une pause de 30’ dans le shift, soit en ajustant la durée effective de 7h30 selon votre méthode de suivi ;

2) Vérifier l’orthographe du nom si l’extraction l’a mal lu (par ex. “Julie” lu “Julic”); 3) Confirmer la date et le fuseau horaire si vous travaillez à cheval sur des zones horaires différentes.

Étape 4 — Approuver et importer

Une fois toutes les corrections effectuées, approuvez la liste. L’import créera les shifts dans votre calendrier personnel au sein de l’application. Vous pourrez ensuite :

- Visualiser votre planning jour/semaine/mois ;

- Exporter le planning en CSV ou ICS si nécessaire pour l’envoyer à un collègue ou pour import externe ;

- Utiliser, si vous êtes Pro, les autres fonctionnalités payées (par exemple seuils d’heures supplémentaires, fenêtres de nuit, ou estimations brutes manuelles) — rappelez-vous que toute estimation de salaire doit être vérifiée manuellement puisque l’outil ne calcule pas forcément les taxes.

Conseils pratiques pour éviter les erreurs

1) Scannez ou prenez la photo à plat et bien éclairée. 2) Si le planning comporte des abréviations (MAT, APR, NUIT), notez leur correspondance avant l’extraction pour accélérer la correction. 3) Commencez par vérifier les shifts sur les dates les plus chargées : les erreurs se retrouvent souvent là. 4) Si vous travaillez en équipe, assurez-vous que les noms correspondent aux profils; l’import crée des shifts pour le calendrier personnel qui l’effectue, donc pour des imports d’équipe, suivez la procédure prévue pour partager ou publier les shifts (selon les fonctions d’équipe disponibles).

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Liste pratique

• Vérifier que le fichier PDF/image est net et de face avant l’upload.
• Confirmer que les colonnes dates, heures et noms sont lisibles.
• Corriger les heures de début/fin incomplètes ou illisibles.
• Ajouter ou préciser les pauses si elles ne sont pas détectées.
• Vérifier les shifts qui traversent minuit et ajuster la date si besoin.
• Contrôler l’orthographe des noms ou l’association employé/shift.
• Approuver les shifts modifiés puis importer.
• Exporter en CSV/ICS si vous avez besoin d’un fichier externe.

Questions fréquentes

L’extraction AI fonctionne-t-elle sur tout type de planning ?

L’outil accepte les PDF et images (JPG/PNG). Les résultats dépendent de la qualité du document : scans nets et photos prises de face donnent les meilleurs résultats. Les tableaux très complexes, manuscrits ou très inclinés peuvent demander plus de corrections manuelles.

L’outil attribue-t-il automatiquement les shifts aux membres d’une équipe ?

L’extraction permet de détecter des noms et shifts, mais l’utilisateur doit valider les associations avant import. PayCheck AI ne fait pas d’assignation automatique ou d’analyse de staffing pendant l’import.

Puis‑je importer plusieurs pages ou plusieurs fichiers à la fois ?

Vous pouvez lancer des extractions pour chaque fichier. Selon la taille et la complexité, il peut être plus sûr d’importer page par page pour vérifier les détections et réduire les erreurs.

Que faire si un shift traverse minuit ?

Pendant la revue, vérifiez que l’extraction a correctement géré le chevauchement de dates. Si nécessaire, scindez ou ajustez le shift manuellement pour attribuer la bonne date de début et de fin.

L’import modifie mes autres calendriers (Google, Apple, Outlook) ?

L’import crée des shifts dans l’application. Vous pouvez ensuite exporter en ICS pour ajouter au calendrier externe. PayCheck AI propose des abonnements de calendrier en lecture seule pour certains usages, mais l’import initial ne édite pas automatiquement d’autres calendriers en écriture.