Importer un PDF ou une image de rota : extraction AI et checklist d'import sécurisé

Pourquoi utiliser l'extraction AI pour votre rota

Les rotas papier et les PDF scannés sont encore courants dans de nombreuses équipes. Saisir manuellement chaque shift dans un calendrier prend du temps et génère des erreurs (dates inversées, heures mal lues, doublons). L'extraction AI de PayCheck AI permet de transformer une image ou un PDF en shifts individuels que vous pouvez valider avant d'ajouter au calendrier.

Important à noter : l'extraction AI pour rota est une opération ponctuelle disponible pendant un essai Pro actif ou avec un abonnement Pro payant. PayCheck AI applique la règle « une seule extraction » : chaque document uploadé est traité pour une extraction unique, puis l'utilisateur vérifie et approuve l'import.

Avant d'importer : préparer votre document

Qualité du document : privilégiez une photo nette, bien cadrée, sans ombres, et un PDF avec texte lisible. Les tableaux imprimés et les horaires clairement tabulés donnent de meilleurs résultats que des notes manuscrites illisibles.

Standardisez les informations : si possible, regroupez les colonnes essentielles (date, heure de début, heure de fin, nom du salarié ou rôle). Plus le document suit une structure régulière, plus l'AI pourra extraire correctement les shifts.

Confidentialité : PayCheck AI ne stocke pas indéfiniment les documents et l'upload est prévu pour une extraction unique. Ne dépendz pas de l'upload pour conserver vos originaux — gardez toujours une copie locale.

Processus d'extraction pas à pas

1) Lancez l'upload depuis l'option d'extraction Pro et sélectionnez votre PDF ou image. Rappelez-vous que c'est une extraction unique par document.

2) Laissez l'outil analyser le document. L'AI propose ensuite une liste de shifts extraits sous forme éditable (date, heure de début/fin, nom ou rôle si présent).

3) Passez en revue chaque shift avec la checklist ci-dessous : corrigez les heures, vérifiez les chevauchements, assignez les noms si nécessaire, et marquez les shifts douteux pour inspection.

4) Une fois satisfait, confirmez l'import. Les shifts validés sont ajoutés au calendrier de travail où vous pouvez continuer à éditer, exporter CSV/ICS ou synchroniser avec vos appareils selon vos besoins.

Exemples pratiques — erreurs courantes et corrections

Heure mal lue (AM/PM) : un extrait peut interpréter « 7:00 » comme 19:00 si le contexte n'est pas clair. Corrigez l'heure manuellement et vérifiez la durée du shift.

Shift découpé en deux lignes : parfois un shift de nuit (22:00–06:00) est enregistré comme deux shifts (22:00–23:59 et 00:00–06:00). Réunissez-les en un seul shift si c'est bien l'intention, ou conservez séparés si le contrat l'exige.

Noms manquants : si le rota n'indique que les rôles (par exemple 'Caissier'), vous pouvez assigner manuellement les personnes après l'import ou laisser le shift non assigné pour que l'équipe demande une prise.

Doublons : si l'extraction a créé des doublons (même date, même heure), supprimez l'entrée redondante avant d'approuver.

Respecter la règle « une seule extraction » : bonnes pratiques

Pré-vérifiez le document avant d'uploader : corrigez numériquement le contraste et recadrez si nécessaire pour limiter les erreurs sur la première extraction.

Effectuez une révision complète en une seule session : la règle « une seule extraction » signifie qu'il faut tirer le meilleur parti de la vérification et des corrections avant d'approuver l'import.

Si une erreur reste après importation, corrigez-la dans le calendrier manuellement. L'upload initial n'autorise pas une seconde extraction du même fichier pour corriger l'AI — c'est pourquoi la checklist est essentielle.

Fonctions PayCheck AI complémentaires utiles après import

Une fois les shifts importés et approuvés, PayCheck AI permet de construire un calendrier de travail complet, d'ajouter des rotations prédéfinies, et de synchroniser le calendrier sur vos appareils. Vous pouvez aussi exporter le calendrier en CSV ou ICS.

Pour les équipes : les fonctionnalités d'équipe permettent d'afficher les noms visibles, inviter des membres, publier et assigner des shifts, gérer demandes de congés et approbations. Les abonnements calendrier privés (Google, Apple, Outlook) restent en lecture seule et se rafraîchissent depuis PayCheck AI.

Pour les calculs de rémunération avancés : si vous êtes en Pro, vous pouvez configurer des seuils d'heures supplémentaires journaliers/hebdomadaires, ainsi que des majorations automatiques pour nuit, weekend ou jours fériés (en montant fixe, par heure ou en pourcentage). Ces règles sont appliquées au calendrier — mais tout exemple de taux ou de salaire dans cet article est hypothétique et doit être vérifié manuellement.

Liste pratique

• Vérifier la lisibilité globale du document avant upload (contraste, cadrage).
• Confirmer que le document est bien le fichier final (éviter versions brouillon).
• Relire chaque shift extrait : date, heure de début et de fin, durée.
• Contrôler AM/PM et shifts de nuit (fusionner si nécessaire).
• Détecter et supprimer les doublons.
• Assigner ou laisser non assignés les shifts sans nom.
• Vérifier les chevauchements entre shifts pour un même employé.
• Noter les shifts douteux pour vérification avec le planificateur ou le salarié concerné avant approbation finale.

Questions fréquentes

Que faire si l'AI a mal lu plusieurs créneaux ?

Corrigez manuellement les shifts dans l'interface d'extraction avant d'approuver l'import. Si le document est très mal lu, améliorez sa qualité (photo plus nette, meilleur contraste) et refaites l'upload depuis un autre fichier — rappelez-vous toutefois que PayCheck AI autorise une seule extraction par document.

L'import corrige-t-il automatiquement les heures supplémentaires ou les majorations ?

Non. L'extraction convertit le rota en shifts. Les règles de majoration (nuit, weekend, jours fériés, seuils d'heures supplémentaires) peuvent être configurées par les utilisateurs Pro et s'appliquent ensuite au calendrier. Tout calcul de rémunération présenté doit être vérifié manuellement.

Puis-je importer plusieurs pages d'un rota multi-feuille ?

Oui, mais chaque page doit être téléversée comme fichier distinct ou en un seul PDF lisible. Chaque fichier déclenche une extraction. Assurez-vous que chaque page soit claire et complète avant upload.

Que se passe-t-il après l'approbation de l'import ?

Les shifts validés sont ajoutés au calendrier PayCheck AI. Vous pouvez ensuite exporter en CSV ou ICS, synchroniser en lecture seule avec Google/Apple/Outlook, ou continuer à éditer dans l'application. Les corrections ultérieures se font directement dans le calendrier.

Les documents uploadés sont-ils sauvegardés par PayCheck AI ?

L'upload est conçu pour une extraction unique. Conservez toujours vos originaux localement, car l'outil n'est pas destiné à être un stockage de documents permanent.