Générateur de planning par rotation : créer un planning cyclique et l'exporter (exemple 3× matin / 3× soir)

Pourquoi utiliser un générateur de planning par rotation

Un générateur de planning par rotation automatise la répétition d'une séquence de shifts (par ex. 3 jours matin, 3 jours soir), réduit les erreurs manuelles et facilite les exports pour synchronisation avec vos appareils.

PayCheck AI permet de construire un calendrier de travail avec des shifts individuels, d'appliquer des rotations prédéfinies (presets) ou des rotations définies jour par jour, puis d'exporter en CSV ou ICS. Vous pouvez aussi créer un abonnement de calendrier en lecture seule pour Google, Apple ou Outlook.

Choisir entre preset rotation et rotation jour‑basée

Preset rotation : utilisez un modèle prédéfini quand votre cycle est simple et récurrent (par ex. matin/soir/nuit). Les presets accélèrent la création quand la séquence est standard.

Rotation jour‑basée : créez une rotation quand vous voulez définir précisément chaque jour du cycle (utile si le cycle inclut journées off, variations d'horaires ou exceptions).

Astuce pratique : commencez avec un preset si disponible pour le cycle 3×/3×; sinon, utilisez la rotation jour‑basée pour entrer explicitement les 6 jours du cycle (3 matin, 3 soir) puis appliquez-la sur la période souhaitée.

Exemple concret : créer une rotation 3× matin / 3× soir

Objectif : générer un planning couvrant plusieurs mois avec un cycle qui alterne 3 jours matin (06:00–14:00) puis 3 jours soir (14:00–22:00). Ces heures sont un exemple — adaptez selon vos besoins.

Étapes générales :

1) Créez les deux types de shift (Matin 06:00–14:00 et Soir 14:00–22:00) comme shifts individuels dans votre calendrier PayCheck AI.

2) Si un preset 3×/3× existe, sélectionnez-le et appliquez-le à la date de début souhaitée. Sinon, créez une rotation jour‑basée : définissez un cycle de 6 jours en attribuant Matin pour les jours 1–3 et Soir pour les jours 4–6, puis enregistrez ce cycle comme template de rotation réutilisable (preset personnalisé). Vous pourrez ensuite appliquer la rotation sur une plage de dates étendue pour générer tous les shifts automatiquement.

Exporter le planning : CSV et ICS (modèles réutilisables)

Une fois le planning généré, utilisez l'option d'export CSV ou ICS. Ces fichiers servent à importer dans d'autres outils ou à archiver.

Modèle CSV réutilisable (exemple minimal) : copiez-collez dans un fichier texte et enregistrez en .csv. Les colonnes représentent un format simple compatible avec la plupart des importateurs :

CSV modèle (séparateur virgule) :

Subject,Start Date,Start Time,End Date,End Time,Description,Location,All Day Event,Private Matin,2026-01-01,06:00,2026-01-01,14:00,Shift Matin,,FALSE,FALSE Soir,2026-01-02,14:00,2026-01-02,22:00,Shift Soir,,FALSE,FALSE (reproduisez et adaptez les lignes pour chaque shift du cycle ou générez automatiquement depuis PayCheck AI.)

Modèle ICS minimal (exemple réutilisable)

Format ICS (un événement) — enregistrez en .ics. Pour plusieurs événements, répétez les blocs VEVENT :

BEGIN:VCALENDAR VERSION:2.0 PRODID:-//YourOrg//Shift Calendar//FR BEGIN:VEVENT UID:shift-20260101-matin@example.com DTSTAMP:20260101T000000Z DTSTART:20260101T060000 DTEND:20260101T140000 SUMMARY:Matin DESCRIPTION:Shift Matin END:VEVENT BEGIN:VEVENT UID:shift-20260102-soir@example.com DTSTAMP:20260102T000000Z DTSTART:20260102T140000 DTEND:20260102T220000 SUMMARY:Soir DESCRIPTION:Shift Soir END:VEVENT END:VCALENDAR

Remarque : adaptez les timestamps en UTC ou en format local selon l'outil d'import. PayCheck AI exporte directement en CSV ou ICS si vous préférez éviter la création manuelle.

Importer le fichier dans Google Calendar / Apple / Outlook

Google Calendar : ouvrez Google Calendar → paramètres → Importer/Exporter → Importer le fichier .csv ou .ics dans le calendrier souhaité. Si vous préférez une synchronisation continue, créez une « subscription » (abonnement) iCal dans PayCheck AI et collez l'URL dans "Ajouter un agenda via l'URL".

Apple Calendar (Mac) : Fichier → Importer… puis choisissez le .ics, ou abonnez-vous à une URL iCal pour obtenir un flux en lecture seule qui se met à jour automatiquement.

Outlook (Windows/Mac) : Fichier → Ouvrir & Exporter → Importer/Exporter → Importez le .csv ou .ics. Pour un abonnement de calendrier, utilisez l'option "S'abonner à un calendrier Internet" et collez l'URL fournie par PayCheck AI.

Rappel : les abonnements fournis par PayCheck AI sont en lecture seule et se rafraîchissent côté client. Ils ne permettent pas l'édition bidirectionnelle depuis votre calendrier externe.

Gérer absences, demandes d'échange et équipes

Si vous travaillez en équipe, PayCheck AI permet d'inviter des membres, publier/assigner des shifts et gérer les demandes d'ouverture ou de reprise de shift. Les membres peuvent soumettre des demandes de vacances, enregistrer des jours de congé ou maladie, et les planners peuvent approuver ou rejeter.

Le calendrier d'équipe peut être synchronisé dans les calendriers personnels des membres via un abonnement en lecture seule : utile pour voir les shifts d'équipe sans dévoiler les paramètres personnels.

Liste pratique

• Définir précisément les heures de vos shifts (ex. Matin 06:00–14:00, Soir 14:00–22:00).
• Créer les shifts individuels dans PayCheck AI ou utiliser un preset existant.
• Si nécessaire, créer une rotation jour‑basée de 6 jours (3 Matin + 3 Soir) et enregistrer comme preset personnalisé.
• Appliquer la rotation à la période souhaitée pour générer tous les shifts.
• Exporter en CSV ou ICS depuis PayCheck AI ou créer un abonnement iCal pour synchronisation continue.
• Importer le fichier ou l'URL d'abonnement dans Google/Apple/Outlook selon vos besoins.
• Si vous travaillez en équipe, configurez invitations et règles d'approbation pour demandes de shift et congés.

Questions fréquentes

Peut‑on automatiser les heures supplémentaires et les majorations dans PayCheck AI ?

PayCheck AI permet de configurer des seuils journaliers et hebdomadaires d'heures supplémentaires, des fenêtres de nuit et des majorations pour week‑end ou jours fériés (flat, par heure ou en %), mais toutes les règles doivent être définies par vous. Traitez tout calcul comme une estimation : adaptez les paramètres à votre convention collective et vérifiez manuellement.

Le calendrier synchronisé depuis PayCheck AI permet‑il l'édition depuis Google Calendar ?

Non. L'abonnement de calendrier créé par PayCheck AI est en lecture seule : il se met à jour depuis PayCheck AI mais ne permet pas l'édition bidirectionnelle depuis Google, Apple ou Outlook.

Comment gérer des exceptions (vacances, jours off) dans une rotation cyclique ?

Enregistrez les absences dans PayCheck AI (vacances, maladie, RTT). Si une absence casse la séquence, mettez à jour manuellement le calendrier ou recréez la rotation à partir de la date de reprise. En équipe, les planners peuvent approuver ou refuser les demandes et voir les absences enregistrées.

Puis‑je importer un PDF/rota papier pour créer la rotation automatiquement ?

Oui : en Pro actif (essai Pro ou abonnement payant), PayCheck AI permet d'uploader une rota PDF ou image pour extraction unique des shifts. Vous devez approuver les shifts extraits avant import.

Les exports CSV/ICS incluent‑ils les données personnelles sensibles ?

Les exports contiennent les informations de shift. Les paramètres personnels sensibles (notes privées, détails médicaux) ne sont pas partagés dans le calendrier d'équipe. Vérifiez le contenu du fichier exporté avant de le partager.