Générateur d’horaires : créer une rotation 4 on 4 off avec modèle prêt à l’emploi

Pourquoi un modèle 4 on 4 off ?

La rotation 4 on 4 off offre une périodicité simple et régulière : quatre jours consécutifs de service suivis de quatre jours de repos. Elle convient aux équipes qui couvrent des services en continu et facilite la planification à long terme.

Avant de créer la rotation, vérifiez vos règles locales : seuils d’heures supplémentaires, définitions de la nuit, majorations weekend et jours fériés varient selon les pays et conventions collectives. PayCheck AI permet de configurer plusieurs de ces règles si vous avez un essai Pro actif ou un abonnement Pro (seuils journaliers/hebdomadaires d’heures supplémentaires, fenêtres de nuit, majorations weekend/jours fériés).

Étape 1 — Choisir entre preset et modèle personnalisé

Option A — Preset : PayCheck AI propose des rotations prédéfinies (presets). Si un preset « 4 on 4 off » est disponible, sélectionnez-le pour gagner du temps. Le preset crée automatiquement les blocs de quatre jours travaillés et quatre jours de repos avec des plages horaires standard.

Option B — Modèle personnalisé (day-based) : si vous avez des horaires variables (jour/nuit alternés, durées différentes), créez un modèle « day-based ». Vous définissez chaque jour de la rotation — par exemple : jour 1 = jour 08:00–20:00, jour 2 = nuit 20:00–08:00, jour 3 = jour, jour 4 = nuit — puis répétez le cycle sur 8 jours.

Étape 2 — Construire la rotation jour/nuit dans PayCheck AI

1) Créez un nouveau calendrier ou ouvrez votre calendrier existant dans l’application.

2) Si vous utilisez un preset, appliquez le preset « 4 on 4 off » et vérifiez les heures affectées à chaque jour travaillé. Si vous partez d’un modèle personnalisé, créez un modèle day-based et entrez les types de shift pour les jours 1 à 4, puis marquez les jours 5 à 8 comme off.

3) Pour les shifts de nuit, indiquez l’heure de début et de fin, en respectant la règle de détente selon votre contrat (par ex. 20:00–08:00). PayCheck AI prendra en charge l’affichage correct sur les dates (passage sur deux jours) et la répétition du cycle.

4) Sauvegardez le modèle. Vous pouvez cloner ce modèle pour l’appliquer à plusieurs employés ou équipes.

Étape 3 — Tester l’impact sur heures normales et heures supplémentaires (exemple)

Exemple hypothétique : employé A a un taux horaire de 15 €/h. Ses shifts alternent jour (12 h) et nuit (12 h). Sur un cycle de 8 jours, l’employé travaille 4 × 12 h = 48 heures.

Calcul manuel des heures sur un mois : si le mois contient 30 jours, il y aura environ 30 ÷ 8 ≈ 3,75 cycles → 3,75 × 48 = 180 heures travaillées sur le mois (hypothèse simple).

Si le seuil hebdomadaire d’heures normales est 40 h (exemple), vous devez découper les heures travaillées par semaine pour identifier les heures supplémentaires. PayCheck AI peut estimer les heures normales et heures supplémentaires si vous activez les réglages Pro (seuils journaliers/hebdomadaires). Sans Pro, vous pouvez exporter les shifts et faire le calcul manuellement.

Calcul hypothétique d’heures supplémentaires : prenez une semaine contenant 4 jours travaillés à 12 h = 48 h. Heures normales = 40 h, heures supplémentaires = 8 h. Si la majoration est de +25 % pour les heures sup, rémunération = (40 × 15 €) + (8 × 15 € × 1,25) = 600 € + 150 € = 750 € pour cette semaine (exemple uniquement).

Étape 4 — Exporter un modèle réutilisable (ICS/CSV) et abonnement calendrier

Après avoir créé et vérifié le modèle, exportez-le au format CSV pour analyses ou ICS pour importer dans un agenda externe. PayCheck AI permet d’exporter vos shifts en CSV ou ICS.

CSV : utile si vous souhaitez effectuer un calcul personnalisé des heures et des majorations dans un tableur. ICS : pratique pour synchroniser en lecture seule avec Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook. PayCheck AI peut aussi créer un abonnement privé en lecture seule qui se met à jour depuis votre calendrier PayCheck AI (non modifiable depuis l’autre calendrier).

Procédure : choisissez 'Export' → sélectionnez CSV ou ICS → téléchargez le fichier. Pour le flux d’abonnement, créez la liaison dans PayCheck AI puis ajoutez l’URL d’abonnement à votre application calendrier préférée.

Étape 5 — Fonctionnalités équipe et gestion des absences

Si vous gérez une équipe, PayCheck AI permet de créer des équipes, inviter des membres (lien ou QR) et afficher les noms de profil. Les planners peuvent publier et assigner des shifts, voir les calendriers personnels des membres et approuver ou rejeter les demandes de vacances.

Les membres peuvent laisser des shifts non assignés, demander un shift ouvert ou demander une prise en charge d’un shift attribué. Un propriétaire ou un planner approuve ou rejette ces demandes. Les absences (vacances, RTT, arrêt maladie) peuvent être enregistrées et prises en compte dans la visibilité du planning.

Important : les paramètres personnels (réglages de paie, notes privées, données médicales) restent privés et ne sont pas partagés.

Conseils pratiques pour une rotation 4 on 4 off sans surprises

1) Testez le modèle sur un mois avant de le généraliser. Exportez en CSV et vérifiez les cumuls hebdomadaires.

2) Configurez vos seuils d’heures supplémentaires et fenêtres de nuit si vous avez un compte Pro ou un essai Pro, pour obtenir des estimations automatiques du salaire brut et des majorations.

3) Documentez la logique de passage jour/nuit (p. ex. période de transition) dans la fiche de l’équipe pour réduire les erreurs d’affectation.

4) Utilisez l’abonnement en lecture seule pour fournir aux travailleurs un accès à jour à leur planning dans Google/Apple/Outlook sans permettre d’édition depuis ces agendas.

Liste pratique

• Vérifier les règles locales de heures supplémentaires et définitions de nuit.
• Choisir preset 4 on 4 off ou créer un modèle day-based.
• Définir heures de début/fin pour shifts jour et nuit (prendre en compte les transitions sur deux jours).
• Activer les réglages Pro si vous souhaitez estimer automatiquement heures normales/HS, majorations nuit/weekend/jours fériés.
• Tester le modèle sur un mois et exporter en CSV pour vérification manuelle des cumuls.
• Exporter en ICS ou créer un abonnement calendrier en lecture seule pour synchroniser avec Google/Apple/Outlook.
• Pour les équipes : inviter membres, documenter la logique des vacations et utiliser les demandes de shift/prise en charge.

Questions fréquentes

Combien de temps pour créer une rotation 4 on 4 off dans PayCheck AI ?

Si vous utilisez un preset, comptez 5 minutes pour appliquer et vérifier le modèle. Pour un modèle personnalisé day-based (définition des jours jour/nuit), prévoyez 10–20 minutes selon la complexité des shifts.

PayCheck AI calcule-t-il automatiquement les heures supplémentaires et les majorations ?

Oui, mais uniquement si vous avez un essai Pro actif ou un abonnement Pro : vous pouvez configurer les seuils journaliers/hebdomadaires d’heures supplémentaires, fenêtres de nuit et majorations weekend/jours fériés pour obtenir des estimations. Sinon, exportez en CSV et calculez-les manuellement.

Puis-je synchroniser le planning 4 on 4 off avec Google Calendar ou Outlook ?

Oui. PayCheck AI permet d’exporter un fichier ICS ou de créer un abonnement privé en lecture seule pour Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook. L’abonnement se met à jour depuis PayCheck AI mais n’autorise pas l’édition depuis l’autre calendrier.

Les membres d’équipe voient-ils mes réglages personnels de paie ?

Non. Paramètres personnels comme le taux de paie, les notes privées et les détails médicaux ne sont pas partagés. Les planners voient les calendriers personnels et les absences si vous travaillez en mode équipe, mais les données sensibles restent privées.

Puis-je importer un rota existant depuis une image ou un PDF ?

Les utilisateurs Pro peuvent charger un PDF ou une image de rota pour extraction unique par IA et approuver les shifts avant import. Cette fonction est disponible pendant un essai Pro actif ou pour les abonnés Pro.