Créer un planning «4 on 4 off» dans PayCheck AI — modèle rotation prêt à importer

Pourquoi un modèle jour-par-jour aide

Le 4 on 4 off suit un cycle de 8 jours. Sans modèle, la saisie manuelle de chaque shift prend du temps et crée des erreurs, surtout pour les équipes et les remplacements. Un modèle jour-par-jour vous permet de :

- Générer la rotation sur plusieurs mois en quelques clics ou via import CSV/ICS.

- Réutiliser le preset pour autres employés ou équipes.

- Estimer rapidement le salaire brut sur un mois donné en comparant les jours planifiés au paramétrage de paye.

Structure d’un 4 on 4 off jour-par-jour

La version la plus simple du 4 on 4 off alterne 4 shifts consécutifs puis 4 jours de repos, sur un cycle de 8 jours. Vous pouvez décliner chaque jour travaillé en : matinée, après-midi, nuit, ou en une plage horaire complète (ex. 07:00–19:00).

Pour l’import, le plus fiable est un fichier jour-par-jour listant pour chaque date : employé, début, fin, type de shift (ou note), et éventuellement un champ pour le pay rate si vous gérez plusieurs taux.

Modèle CSV/ICS prêt à importer (exemple jour par jour)

Voici un exemple minimaliste de lignes que vous pouvez convertir en CSV — colonnes typiques : Date, Employé, Début, Fin, Intitulé. Adaptez au format d’import de votre calendrier si besoin.

Exemple (format CSV, virgule séparateur) :

- 2026-10-01, Alice Martin, 07:00, 19:00, Shift A

- 2026-10-02, Alice Martin, 07:00, 19:00, Shift A (Jour 2/4) - 2026-10-03, Alice Martin, 07:00, 19:00, Shift A (Jour 3/4) - 2026-10-04, Alice Martin, 07:00, 19:00, Shift A (Jour 4/4) - 2026-10-05, Alice Martin, , , Repos - 2026-10-06, Alice Martin, , , Repos - 2026-10-07, Alice Martin, , , Repos - 2026-10-08, Alice Martin, , , Repos - 2026-10-09, Alice Martin, 07:00, 19:00, Shift A (nouveau cycle)

Étapes rapides pour créer la rotation dans PayCheck AI

1) Créez votre preset de shift : définissez un intitulé (ex. Shift A) et la plage horaire (07:00–19:00). Les presets simplifient la réutilisation.

2) Construisez un calendrier jour-par-jour : utilisez le modèle ci‑dessus pour générer 8 jours (4 travaillés + 4 repos) puis copiez/collez le cycle sur la période voulue — ou importez un CSV/ICS préparé.

3) Vérifiez l’import : corrigez les doublons ou les conflits de dates. PayCheck AI permet d’approuver les shifts extraits avant import si vous utilisez une image/PDF pour une extraction unique.

4) Estimez le salaire brut : une fois les shifts en place, utilisez la fonction d’estimation brute pour comparer un mois sélectionné. Indiquez vos taux horaires et options (fenêtre nuit, majorations) dans les paramètres personnels avant d’estimer.

Exemple concret : affectation et estimation brute (hypothétique)

Contexte : Alice travaille en 4 on 4 off, shift 07:00–19:00 (12 h). Elle a un taux horaire brut nominal hypothétique de 15 EUR/h. Cet exemple montre la logique d’estimation brute que vous pourriez reproduire dans PayCheck AI :

Mois choisi : octobre 2026. Avec un cycle 4/4 débutant le 1er octobre, Alice aura, par construction, X jours travaillés sur le mois (dépendra du jour de départ et du nombre de jours du mois).

Calcul manuel simplifié (exemple) : si Alice a 15 jours travaillés en octobre à 12 h/jour → 15 × 12 = 180 h. Salaire brut hypothétique = 180 h × 15 EUR = 2 700 EUR. PayCheck AI peut estimer ce brut automatiquement si vous avez configuré vos paramètres de paye personnels.

Remarques importantes : majorations pour heures supplémentaires, nuit, week-ends ou jours fériés varient selon votre convention et doivent être définies dans PayCheck AI si vous avez un abonnement Pro (seuils et paramètres d’overtime, majorations jour/nuit/week-end/fériés).

Gérer les équipes et les absences

Si vous travaillez en équipe, PayCheck AI permet de créer des équipes, inviter des membres, et publier/assigner des shifts. Les membres peuvent demander un shift ouvert ou demander une reprise d’un shift assigné — ces demandes sont approuvées ou rejetées par un propriétaire ou planner.

Les membres peuvent aussi enregistrer congés, absence maladie ou RTT. Les planners voient les calendriers personnels et les absences pour éviter les conflits lors de l’affectation.

Points de vigilance selon votre pays ou convention

Les règles d’heures supplémentaires, de fenêtre nuit, et de majorations peuvent varier fortement : paramètres d’alerte ou calcul automatique dans PayCheck AI dépendent de ce que vous saisissez. PayCheck AI n’applique pas automatiquement la loi d’un pays — vous devez configurer les seuils et majorations appropriés.

La plateforme n’effectue pas de déclarations fiscales ni ne garantit la conformité légale ou la précision de paie. Vérifiez toujours les règles locales ou votre convention collective.

Liste pratique

• Décidez du début du cycle 4/4 (date de départ initiale).
• Créez un preset de shift avec plage horaire standard (ex. 07:00–19:00).
• Préparez un CSV jour-par-jour (Date, Employé, Début, Fin, Intitulé) pour le cycle de 8 jours puis étendez-le sur la période souhaitée.
• Importez le CSV/ICS dans PayCheck AI et vérifiez l’extraction avant d’approuver.
• Si vous êtes Pro, configurez seuils d’overtime, majorations nuit/week-end/fériés avant l’estimation brute.
• Attribuez les shifts aux membres d’équipe ou publiez comme open shift pour prise en charge.
• Vérifiez l’estimation brute du mois et ajustez les taux horaires ou majorations selon votre convention.

Questions fréquentes

Puis-je importer directement un PDF de mon ancienne rota ?

Oui, les utilisateurs Pro peuvent uploader une rota en PDF ou image pour une extraction unique ; PayCheck AI propose ensuite d’approuver les shifts extraits avant import. Ce n’est pas une importation continue automatique.

L’app calcule-t-elle automatiquement les majorations (nuit, week-end, heures supp.) ?

PayCheck AI peut estimer le salaire brut si vous configurez vos paramètres personnels. En Pro, vous pouvez définir seuils d’overtime et majorations (fenêtre nuit, weekend, jours fériés). Les règles exactes doivent être paramétrées selon votre accord local — l’app n’applique pas de règles légales par défaut.

Comment gérer un employé qui commence au milieu d’un cycle 4/4 ?

Commencez son cycle à la date de prise de poste : générez le segment de 8 jours correspondant à partir de cette date et importez-le. Pour l’équipe, publiez les shifts restants comme open shifts si vous voulez qu’un planner ou d’autres membres les prennent.

Puis-je synchroniser cette rotation avec mon calendrier personnel ?

Oui. PayCheck AI permet de créer un abonnement de calendrier privé en lecture seule (Google/Apple/Outlook) qui se met à jour depuis PayCheck AI, mais il ne permet pas l’édition à partir de l’application externe.