Créer et gérer une équipe dans PayCheck AI : rôles, publication de shifts et chat d'équipe

Pourquoi centraliser la planification en équipe

Centraliser la planification réduit les erreurs (shifts non attribués, chevauchements) et rend visibles absences et demandes de congé. Dans PayCheck AI, une équipe crée un calendrier d’équipe partagé (en lecture seule pour certains aspects) et offre des outils pour publier des shifts, gérer demandes de prise de poste et suivre absences.

Important : PayCheck AI ne modifie pas automatiquement vos calendriers externes en écriture. Les membres peuvent aussi créer une abonnement de calendrier en lecture seule pour Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook afin de suivre le calendrier d’équipe depuis leur agenda personnel.

Étapes pour créer une équipe et inviter des membres

1) Créer l’équipe : depuis votre espace utilisateur, choisissez “Créer une équipe” et donnez-lui un nom clair (ex. « Réception – Semaine A/B »). Le créateur devient automatiquement owner.

2) Inviter les membres : envoyez un lien d’invitation ou un QR code généré par PayCheck AI. Les invités créent ou lient leur compte pour rejoindre l’équipe.

3) Paramétrer les notifications : chaque membre peut activer ou non les notifications push pour les messages d’équipe et les mises à jour de planning.

4) Synchronisation initiale : lorsqu’un owner existe, son calendrier d’équipe se synchronise en lecture seule dans les calendriers personnels des membres présents. Cela facilite la visibilité sans écraser les calendriers individuels.

Rôles et responsabilités : owner, planner, member

Owner : crée l’équipe, contrôle les paramètres, approuve ou révoque planners et supprime l’équipe. L’owner déclenche aussi la synchronisation en lecture seule du calendrier d’équipe vers les membres.

Planner : peut voir les calendriers personnels des membres et leurs absences enregistrées. Les planners peuvent publier et assigner des shifts et approuver ou rejeter les demandes de congé ou de prise de poste.

Member : reçoit les shifts publiés, peut demander un shift ouvert, demander la prise d’un shift attribué (takeover) ou soumettre des demandes de congé. Les membres voient le calendrier d’équipe mais n’y publient pas de shifts sauf si on leur donne les droits.

Comment publier manuellement des shifts (procédure pas à pas)

1) Créer un shift : choisissez une date, heure de début/fin, lieu et note publique (p.ex. « Soir : bar – zone 2 »). Vous pouvez laisser le shift non attribué si vous attendez des volontaires.

2) Utiliser des rotations ou presets : PayCheck AI permet d’appliquer des rotations prédéfinies ou des modèles jour-basés pour gagner du temps. En Pro, vous pouvez importer une image/PDF de rota pour extraire des shifts et les approuver avant import.

3) Assigner ou laisser ouvert : les planners peuvent assigner immédiatement un membre ou laisser le shift ouvert pour que les membres demandent à le prendre.

4) Publication : publiez le shift sur le calendrier d’équipe. Les membres voient le nouveau shift dans le chat d’équipe si les notifications sont activées, et peuvent demander une prise ou un remplacement.

Gérer demandes de prise, remplacements et absences

Demande d’un shift ouvert : un membre peut demander à prendre un shift laissé non attribué. Un planner ou owner reçoit la demande et peut approuver ou refuser.

Demande de takeover : pour un shift déjà attribué, un membre peut demander à le reprendre. Là encore, un planner/owner approuve ou rejette.

Absences et congés : les membres enregistrent congés, RTT, jours maladie ou time off in lieu. Les planners voient ces enregistrements et peuvent ajuster la publication des shifts en conséquence.

Exemple concret : qui publie quoi pendant une semaine

Contexte : équipe de 8 personnes avec 1 owner (Aline), 2 planners (Benoît, Camila) et 5 members (David, Emma, Farid, Gina, Hugo). Objectif : publier la semaine de service du lundi au dimanche.

Dimanche soir (Aline, owner) : publie les shifts fixes et la structure de la semaine (horaires de base, postes critiques). Elle laisse plusieurs shifts du samedi soir et du dimanche après-midi ouverts pour volontaires.

Lundi matin (Benoît, planner) : ajuste les shifts en fonction des absences signalées pendant la nuit et assigne trois shifts matinaux à David, Emma et Farid.

Mercredi après-midi (Camila, planner) : publie un besoin supplémentaire pour la fermeture suite à une demande de congé approuvée et assigne Gina. Elle laisse un shift de remplacement ouvert pour Hugo au cas où quelqu’un se déclare malade avant le weekend. Les membres utilisent le chat d’équipe pour proposer des échanges et demander takeover ; Benoît approuve les demandes acceptées à la fin de la journée.

Script de message prêt à l’emploi pour publier des shifts

Objet : Publication des shifts – semaine du [date de début] Bonjour équipe, la semaine du [date] est publiée :

- Lundi 07:00–15:00 : Accueil – David (confirmé) - Lundi 15:00–23:00 : Bar – Emma (confirmé) - Mercredi 14:00–22:00 : Fermeture – Gina (assignée) - Samedi 19:00–03:00 : Bar – ouvert (volontaires) Si vous voulez reprendre un shift ouvert ou demander un échange, répondez ici ou faites une demande de takeover dans l’app. Merci de confirmer votre présence avant vendredi 18:00.

Ce message peut être collé dans le chat d’équipe pour notifier tous les membres. Les notifications push s’affichent pour ceux qui les ont activées.

Liste pratique

• Créer l’équipe et définir un owner
• Inviter les membres via lien ou QR code
• Attribuer au moins un planner (ou laisser l’owner gérer seul)
• Publier la structure de la semaine d’abord, puis ajouter/assigner shifts au fur et à mesure
• Laisser certains shifts ouverts pour volontaires si vous avez des horaires variables
• Activer les notifications d’équipe pour ne pas rater les demandes et publications
• Utiliser la fonction d’import (Pro) si vous avez un PDF/image de rota à extraire
• Garder les informations sensibles (paie privée, notes médicales) hors du calendrier d’équipe

Questions fréquentes

Comment un membre voit-il le calendrier d’équipe dans son agenda personnel ?

L’owner de l’équipe peut déclencher la synchronisation qui crée un abonnement en lecture seule pour les membres. Chaque membre peut ajouter cet abonnement à Google Calendar, Apple Calendar ou Outlook ; l’abonnement se rafraîchit depuis PayCheck AI mais reste en lecture seule.

Peut-on automatiser l’affectation des shifts ?

Non. PayCheck AI permet de publier des shifts, laisser des shifts ouverts et gérer manuellement les demandes de prise ou takeover, mais il ne fait pas d’assignation automatique ni d’analyse de staffing.

Un planner peut-il voir les absences personnelles d’un membre ?

Les planners voient les absences enregistrées (congés, jours maladie, time off in lieu) et les calendriers personnels des membres pour planifier. Les informations privées comme les détails médicaux ou les notes de paie privées ne sont pas partagées.

Que font les fonctionnalités Pro pour la gestion d’équipe ?

En Pro, vous pouvez configurer règles d’heures supplémentaires et allocations (nuit, weekend, jours fériés) pour estimation de salaire, et utiliser l’extraction de shifts à partir d’un PDF/image de rota pour importer des shifts après approbation.

Les exportations permettent-elles d’intégrer la paie ?

PayCheck AI permet d’exporter des CSV et ICS pour consultation ou import manuel, mais il ne réalise pas d’import direct vers un logiciel de paie ni de calcul légal garanti. Vérifiez toujours localement les règles et accords applicables.