Comment vérifier que le total brut estimé correspond à votre fiche de paie (préparez et comparez)

Pourquoi comparer le brut estimé à la fiche de paie

Comparer votre estimation au brut indiqué sur la fiche de paie vous aide à repérer des erreurs de saisie d’heures, des oublis d’indemnités (nuit, week-end, jours fériés) ou des différences de conventions (majorations, primes fixes).

Les règles sur heures supplémentaires, majorations de nuit ou primes varient selon le pays, la convention collective et l’entreprise. Ce guide vous donne une méthode pratique — ajustez les taux ou règles selon votre accord local.

Étape 1 — Préparez votre calendrier de travail pour le mois

Rassemblez votre calendrier de travail pour le mois que vous voulez vérifier. Incluez toutes les heures réellement travaillées : pointages, remplacements, congés et absences. Si vous utilisez PayCheck AI, créez ou sélectionnez le calendrier du mois (vous pouvez construire des rotations, des présélections et des jours personnalisés).

Exportez le mois au format CSV depuis PayCheck AI si vous préférez manipuler les données dans un tableur. Les exports CSV incluent les shifts individuels (date, heures).

Étape 2 — Estimez le brut du mois à partir de votre calendrier

Pour chaque shift, calculez le brut estimé : heures × taux horaire applicable pour ce shift (incluant majorations ou allocations que vous appliquez manuellement). PayCheck AI propose une estimation de salaire basée sur vos paramètres personnels et, en Pro, vous pouvez configurer seuils d’heures supplémentaires, fenêtres de nuit, et allocations weekend/jour férié sous forme de montant fixe, par heure ou pourcentage — mais traitez le résultat comme votre estimation personnelle.

Construisez un tableau simple avec colonnes : date, heures, taux, brut estimé. Puis totalisez le brut estimé du mois.

Étape 3 — Extraire le brut depuis votre fiche de paie avec l’IA

PayCheck AI permet une extraction unique d’une fiche de paie : téléversez la fiche (PDF ou image) pour obtenir le montant brut déclaré par l’employeur. Cette extraction est une opération ponctuelle pour récupérer les données visibles sur la fiche — PayCheck AI ne conserve pas la fiche comme une base de données accessible en permanence.

Important : l’extraction renvoie ce qui est imprimé sur la fiche, pas la logique de calcul sous-jacente (impôts, cotisations, corrections). Utilisez l’extraction comme source fiable du montant brut indiqué par la paie.

Étape 4 — Construire le modèle de vérification (colonnes recommandées)

Utilisez ce modèle de feuille de vérification pour chaque jour ou shift :

Colonnes recommandées : date | heures | taux appliqué | brut estimé (heures × taux) | brut fiche (réparti si la fiche donne des totaux par type) | commentaire.

Si la fiche n’indique pas le brut par jour, répartissez le brut total proportionnellement aux heures ou ajoutez des lignes pour primes/indemnités explicitement listées sur la fiche.

Exemple chiffré — mois fictif et comparaison

Hypothèse (exemple uniquement) : vous êtes payé 15,00 €/h en journée normale. Majoration de nuit : +25% (soit 18,75 €/h). Week-end : +20% (soit 18,00 €/h). Ces taux sont manuels et hypothétiques — adaptez aux règles applicables à votre situation.

Tableau simplifié pour la première semaine (extrait du modèle) :

Date : 2026-09-01 | Heures : 8 | Taux : 15,00 € | Brut estimé : 120,00 € | Brut fiche : —

Date : 2026-09-02 (nuit) | Heures : 8 | Taux : 18,75 € | Brut estimé : 150,00 € | Brut fiche : — ; commentaire : nuit déclarée sur planning, vérifier intégration en paie, voir ligne prime nuit sur fiche s’il y a lieu, sinon répartir dans brut fiche total, etc.) ,

Exemple de tableau résumé (format colonnes)

Voici un mini-extrait avec totaux pour illustrer la méthode. (Tous les nombres sont hypothétiques et calculés manuellement.)

- 2026-09-01 | 8 h | 15,00 €/h | 120,00 € | (si fiche ne détaille pas, laisser vide pour répartir) ;

- 2026-09-02 | 8 h (nuit) | 18,75 €/h | 150,00 € | ;

- 2026-09-04 | 6 h (week-end) | 18,00 €/h | 108,00 € | ; Total brut estimé mois (extrait) = 378,00 € ; brut total sur fiche (extraction IA) = 350,00 € (exemple). Résultat : écart -28,00 € à investiguer. Vous expliquez ensuite l’origine possible : heures non prises en compte, plafonnement de majoration, congé payé inclus, ou erreur de saisie.

Liste pratique

• Vérifier que le calendrier sélectionné couvre exactement la même période que la fiche de paie (période paie vs mois-calendrier).
• Confirmer les taux appliqués pour chaque shift (taux normal, nuit, week-end, jours fériés, majorations).
• Vérifier les heures réelles pointées vs heures planifiées (remplacements, annulations, congés).
• Téléverser la fiche de paie et exécuter l’extraction unique de PayCheck AI pour obtenir le brut déclaré.
• Construire le tableau date | heures | taux | brut estimé | brut fiche et totaliser les colonnes brut estimé et brut fiche.
• Si la fiche ne détaille pas par shift, répartir le brut fiche proportionnellement aux heures ou isoler les primes listées séparément.
• Rechercher écarts significatifs (> seuil que vous jugez pertinent) et noter commentaires : heures manquantes, majorations non appliquées, congés payés, arrondis, erreurs de saisie.
• Si vous travaillez en équipe, utilisez les fonctions de calendrier en lecture seule pour synchroniser les shifts partagés; ne partagez pas d’informations médicales ou privés non nécessaires.

Questions fréquentes

La fonction d’extraction de fiche de paie de PayCheck AI conserve-t-elle mes fiches ?

L’extraction est conçue pour une récupération unique des données visibles sur la fiche. PayCheck AI ne stocke pas vos fiches comme une base consultable à long terme selon la fonctionnalité vérifiée. Vérifiez les paramètres de l’application pour confirmation au moment du téléversement.

Puis-je automatiser la comparaison pour plusieurs mois ?

Vous pouvez exporter des mois au format CSV depuis PayCheck AI et construire un tableur avec formules pour automatiser la comparaison. L’extraction de fiche est une opération ponctuelle par fiche téléchargée — PayCheck AI n’offre pas de stockage continu ni d’import automatique dans un logiciel de paie.

Les estimations de PayCheck AI remplacent-elles la fiche de paie ?

Non. Les estimations fournies par PayCheck AI servent de guide pour anticiper votre salaire selon vos paramètres. La fiche de paie fournie par l’employeur reste le document officiel qui affiche le brut déclaré et les retenues.

Que faire si je trouve un écart dans le brut ?

Documentez l’écart avec votre tableau de vérification (heures, taux, calculs). Contactez le service paie ou votre manager en fournissant la comparaison. Les règles spécifiques (cotisations, congés payés, plafonnements) varient selon le pays et la convention collective ; évitez de conclure sans demander des précisions à la paie.

Quelles fonctions avancées de PayCheck AI peuvent m’aider dans le contrôle ?

En Pro, vous pouvez configurer des seuils d’heures supplémentaires journaliers/hebdomadaires, des fenêtres de nuit, et des allocations week-end/jours fériés (montant fixe, par heure ou pourcentage) pour affiner vos estimations. Vous pouvez aussi téléverser une rota PDF ou image pour extraire les shifts une fois, et créer des abonnements calendaires en lecture seule pour synchroniser votre planning personnel avec Google/Apple/Outlook.