Subir un PDF de rota y transformar turnos: flujo de extracción y aprobación

Por qué extraer turnos desde PDF importa

Las rotas vienen en formatos estáticos: PDF, imagen o tablas impresas. Convertir eso a un calendario editable evita errores manuales y acelera la planificación semanal y la estimación de horas. Extraer turnos desde PDF reduce la transcripción, pero no elimina la necesidad de revisar — la extracción automática puede fallar con tipografías raras, solapamientos o abreviaturas.

PayCheck AI permite subir un PDF o una imagen de rota para una extracción AI de una sola vez en el trial Pro o en una suscripción Pro. Tras la extracción, revisas y apruebas los turnos antes de importarlos a tu calendario.

Flujo recomendado: del PDF al calendario editable

1) Preparar el archivo: comprueba que la rota tenga fechas claras, nombres legibles y horarios en formato consistente (por ejemplo, “07:00–15:00”). Si es posible, recorta páginas irrelevantes para que la extracción ocupe sólo la tabla de turnos.

2) Subir a PayCheck AI: usa la opción de subir rota (PDF o imagen). La función realiza una extracción una sola vez para tu cuenta Pro activa. No almacena el documento como parte del calendario; PayCheck AI no guarda documentos a largo plazo.

3) Revisión inicial: la herramienta propondrá turnos detectados. Aquí comienzas la fase de corrección: verifica días, horas, asignaciones de persona y notas asociadas. No aceptes la importación hasta haber corregido todos los errores visibles.

4) Correcciones manuales: corrige horas equivocadas, fusiona o separa turnos solapados y asigna turnos no detectados. Puedes editar la duración, la hora de inicio/fin y el nombre del trabajador antes de aprobar la importación final al calendario editable de la app o para exportar a CSV/ICS.

Cómo corregir turnos antes de importar (pasos prácticos)

Revisa por tipo de error común: horas invertidas (por ejemplo, 15:00–07:00 en lugar de 07:00–15:00), AM/PM mal interpretados, nombres abreviados que la extracción no asoció al perfil correcto y celdas vacías que deberían contener turnos.

Para cada error detectado: 1) selecciona el turno propuesto, 2) edita el campo que falla (hora, trabajador, comentario), 3) comprueba que la duración calculada coincida con lo esperado. Si detectas ausencia de turnos en un día, añade uno nuevo manualmente antes de aprobar.

Si trabajas con reglas avanzadas de pago (por ejemplo, umbrales de horas extras, ventanas nocturnas o complementos de fin de semana), recuerda que sólo los usuarios Pro pueden configurar esas reglas en PayCheck AI. Estas configuraciones afectan estimaciones internas; siempre trata los cálculos de remuneración como orientativos y revisa según tu convenio o legislación local.

Ejemplo trabajado: rota semanal y decisiones de revisión

Contexto (hipotético): tienes una rota en PDF con 7 empleados para la semana del 4 al 10 de octubre. El PDF usa abreviaturas como “J. Pérez 08-16” y una celda con “NOC 22-06”.

Subida y extracción: la herramienta detecta 48 turnos. Problemas detectados por el usuario al revisar: 1) “J. Pérez” detectado como “J.P”; 2) el turno “NOC 22-06” fue dividido en dos entradas (22-23 y 00-06); 3) el sábado aparece sin asignación por una celda en blanco.

Decisiones y correcciones (capturas de decisiones — lo que deberías capturar en pantalla para auditoría): - Captura A: selección del turno “J.P” antes de editar el nombre; nota: cambiar a “José Pérez”. - Captura B: turno nocturno dividido: seleccionar ambas filas, unificar como una sola entrada 22:00–06:00 y marcar cómo se interpretó la fecha de término (pasa al día siguiente). - Captura C: agregar manualmente el turno del sábado: crear nuevo turno para “María López” 09:00–17:00 y añadir nota “Sustitución por baja”.

Tras las correcciones, revisa las sumas de horas por empleado. Exporta a CSV o suscribe el calendario en formato ICS si quieres verlo en Google Calendar/Apple/Outlook como lectura privada. Recuerda: la suscripción que genere PayCheck AI es de solo lectura para los usuarios finales y se actualiza desde PayCheck AI; no permite edición desde el calendario externo.

Buenas prácticas: errores frecuentes y cómo evitarlos

Usa contraste alto o un PDF con texto nítido. Las imágenes borrosas y tipografías ornamentales dificultan la extracción.

Estandariza el formato de horas en la rota (por ejemplo, 24 horas o con AM/PM explícito).

Incluye el nombre completo donde sea posible. Evita abreviaturas de nombres sin una clave que puedas aplicar durante la revisión.

Revisa los turnos nocturnos y aquellos que atraviesan la medianoche: la extracción suele separar filas por fecha a menos que se unifique manualmente.

Qué esperar después de importar

Una vez aprobada la importación, tendrás un calendario editable dentro de la app. Desde ahí podrás ajustar a mano, registrar ausencias y generar exportes CSV o ICS.

Si eres Pro, puedes aplicar reglas de horas extras, ventanas nocturnas y complementos (fin de semana o festivo) para obtener estimaciones de remuneración. Trata esas cifras como orientativas y revisa según tu convenio o nómina real.

Las funciones de team (crear equipos, invitar por enlace/QR, publicar y asignar turnos, solicitudes de vacaciones y de takeover) siguen existiendo como describió la herramienta; por ejemplo, un planner podrá ver calendarios personales y aprobar solicitudes de vacaciones antes de publicar cambios.

Lista práctica

• Asegúrate de que el PDF o imagen tenga texto legible y las páginas irrelevantes recortadas.
• Verifica que las horas estén en formato consistente (24 h o AM/PM explícito).
• Prepara una lista de equivalencias de nombres abreviados (p. ej. “J. Pérez” → “José Pérez”).
• Sube el archivo desde una cuenta con trial Pro activa o suscripción Pro (la extracción de rota es una sola vez).
• Revisa todas las detecciones: horas, nombres, turnos que cruzan medianoche y celdas vacías.
• Toma capturas de las correcciones importantes para auditoría antes de aprobar.
• Una vez aprobas la importación, exporta a CSV/ICS si necesitas pasar datos a otros sistemas o verlos en tu calendario externo (solo lectura).
• Si usas reglas de pago avanzadas, confirma manualmente las estimaciones según tu convenio o legislación local.

Preguntas frecuentes

¿La extracción automática siempre detecta todos los turnos correctamente?

No. La extracción depende de la calidad del PDF/imagen y del formato usado. Siempre revisa y corrige antes de aprobar la importación.

¿Puedo subir cualquier PDF y que PayCheck AI lo guarde para referencia?

Puedes subir un PDF o imagen para una extracción una sola vez si tienes trial Pro o suscripción Pro. La herramienta no está pensada para almacenar documentos a largo plazo como parte del calendario.

¿Se pueden importar los turnos directamente a Google Calendar/Outlook para editar desde allí?

Puedes exportar un ICS o crear una suscripción de calendario privada que se actualiza desde PayCheck AI, pero esa suscripción es de solo lectura: no permite editar los turnos desde el calendario externo.

¿La herramienta calcula impuestos o pago exacto?

No. PayCheck AI puede estimar horas y aplicar reglas de pago configuradas por usuarios Pro (umbrales de horas extras, ventanas nocturnas, complementos), pero no calcula impuestos ni garantiza precisión legal o de nómina. Trata las cifras como orientativas y verifica según tu convenio o asesoría.

¿Qué hago si la extracción separa un turno nocturno en dos entradas?

Durante la revisión manual, selecciona las entradas separadas y unifícalas en una sola entrada 22:00–06:00 (o el horario correcto), comprobando que la fecha de término pase al día siguiente.