Importar un PDF o imagen de tu rota a PayCheck AI: proceso y checklist antes de aprobar

Antes de empezar: requisitos y expectativas

Para usar la extracción AI necesitas una cuenta con acceso Pro activo (prueba o suscripción paga). La función permite subir un PDF o una imagen para que el sistema identifique turnos y los presente para revisión antes de importarlos al calendario.

PayCheck AI convierte la imagen/PDF en turnos individuales o rotaciones detectadas; no guarda documentos permanentemente como parte del servicio, y la importación requiere que apruebes cada elemento. La app no edita calendarios externos automáticamente ni importa directamente a software de nómina.

Ten a mano el PDF o la foto de alta calidad: texto legible, columnas claras y, si es posible, una versión del documento sin marcas o sombras. Si tu rota contiene abreviaturas internas (por ejemplo, ‘Mañana’ o códigos de ubicación), prepara una clave para revisar durante el paso de verificación.

Flujo exacto de extracción AI paso a paso

1) Subir el archivo: desde tu cuenta Pro, selecciona la opción para subir un rota en PDF o imagen. El sistema acepta archivos escaneados o fotografías legibles.

2) Procesamiento inicial: la AI analiza el documento buscando fechas, rangos horarios, etiquetas de turnos y nombres (si aparecen). El resultado es una lista de “turnos sugeridos” agrupados por día.

3) Presentación para revisión: antes de importar, verás cada turno detectado con campos clave (fecha, hora de inicio, hora de fin, duración estimada, posible etiqueta o ubicación, y cualquier nombre asociado).

4) Edición manual: puedes corregir fecha, hora, etiqueta o asignación para cada turno detectado. Si el sistema detectó una rotación repetitiva (por ejemplo, un patrón semanal), podrá mostrar una propuesta para aplicarla en varias semanas; revisa con cuidado antes de aceptar ampliaciones masivas al calendario. La función permite aprobar los elementos individuales o rechazarlos antes de importarlos al calendario principal.

Campos clave que debes revisar y por qué

Fecha y día de la semana: errores comunes ocurren cuando el documento usa formatos ambiguos de fecha (por ejemplo, 04/05). Verifica que la fecha coincide con el día de la semana en tu zona horaria.

Hora de inicio y fin: comprueba que la AI interpretó correctamente 24h frente a 12h, y que no invirtió AM/PM. Revisa si los turnos que cruzan medianoche aparecen con fecha de inicio y fecha de fin correctas.

Duración calculada: la salida suele mostrar la duración estimada. Compárala con la resta manual de inicio y fin para detectar truncamientos o errores por redondeo.

Etiqueta o ubicación: si el documento usó abreviaturas, corrige la etiqueta para que tu calendario sea legible más tarde (por ejemplo, cambiar ‘SR’ por ‘Sala de recepción’). Estos campos ayudan a filtrar turnos en tu calendario personal o de equipo después de la importación, incluso si PayCheck AI no asigna automáticamente trabajadores fuera del proceso de importación individual revisada.

Ejemplo práctico (hipotético) y advertencias

Imagina una rota escaneada con tres turnos: 07:00–15:00 (Mañana), 15:00–23:00 (Tarde) y 23:00–07:00 (Noche). Al subir el PDF, la AI sugiere esos tres turnos para el día 12/11/2026. Revisa: ¿la noche corresponde a dos fechas? Asegúrate de que la fecha de finalización muestre 13/11/2026 si el turno cruza medianoche.

Si tu convenio aplica recargos por nocturnidad o fines de semana, apunta que PayCheck AI permite configurar umbrales y complementos en la suscripción Pro (por ejemplo, umbrales diarios/semanales para horas extras y compensaciones por nocturnidad). Sin embargo, cualquier cálculo de salarios o impuestos debe verificarse manualmente: los valores de ejemplo en tu calendario son referenciales y no constituyen asesoramiento fiscal o laboral.

No asumas que la aplicación asignará turnos a compañeros o que actualizará calendarios externos automáticamente; la importación crea o añade turnos al calendario dentro de PayCheck AI y puedes luego usar las opciones de exportación (CSV o ICS) o crear una suscripción de solo lectura para calendarios externos.

Después de aprobar: exportar y sincronizar

Una vez que confirmes la importación, los turnos aparecen en tu calendario PayCheck AI. Desde allí puedes exportar a CSV o ICS para compartir con otros sistemas o crear una suscripción privada de sólo lectura para Google Calendar, Apple Calendar u Outlook; la suscripción se refresca desde PayCheck AI, pero no permite edición desde fuera.

Si trabajas en equipo y usas funciones de equipo, recuerda que los calendarios personales y las funcionalidades de solicitud de turnos y aprobaciones siguen las reglas del equipo: PayCheck AI puede mostrar nombres visibles, solicitudes de turnos y permitir aprobaciones por parte de propietarios o planificadores según la configuración de equipo.

Consejos prácticos para reducir errores en la extracción

Escanea con buena iluminación y sin sombras. Las fotos con reflejos o texto inclinado aumentan la tasa de errores de lectura.

Convierte tablas en PDF, no en imagen, cuando sea posible. Los PDFs con texto digital procesable suelen extraerse con mayor precisión que capturas de pantalla.

Incluye una leyenda o clave en el mismo documento para abreviaturas. Esto acelera la verificación y reduce correcciones manuales.

Revisa inmediatamente los turnos que cubren múltiples días, cambios estacionales de horario o turnos con pausas largas—estos son los casos que más fallan en la extracción automática.

Lista práctica

• Subir un archivo legible (PDF preferido) y confirmar que la cuenta tiene acceso Pro activo.
• Verificar la zona horaria y el formato de fecha (día/mes/año vs mes/día/año).
• Corregir AM/PM y confirmar horas de inicio y fin, especialmente si el turno cruza medianoche.
• Comprobar la duración calculada y ajustar si hay pausas no reflejadas.
• Normalizar etiquetas y ubicaciones (reemplazar abreviaturas por texto completo si es necesario).
• Confirmar si la detección aplicó una rotación recurrente y revisar cada repetición antes de aceptar masivamente.
• Rechazar o eliminar turnos duplicados o claramente erróneos antes de la importación.
• Después de importar, exportar a CSV/ICS si necesitas integrarlo manualmente con otra herramienta o crear una suscripción de solo lectura para calendarios externos.

Preguntas frecuentes

Puedo subir cualquier PDF o imagen?

Puedes subir PDFs e imágenes legibles desde la cuenta Pro. La precisión depende de la claridad del documento: PDFs con texto digital suelen dar mejores resultados que fotos borrosas o con sombras.

¿La extracción AI rellenará salarios y pagas automáticamente?

La extracción obtiene turnos y sus horarios. PayCheck AI permite configurar reglas de horas extras y complementos para estimaciones en la suscripción Pro, pero no garantiza cálculos fiscales ni sustitutos de nómina. Trata cualquier cifra de salario como hipotética y verifica manualmente.

¿Se importan los nombres de compañeros o se asignan turnos automáticamente?

Si el documento contiene nombres, la extracción puede presentar esos nombres como parte del turno sugerido, pero no hay asignación automática en equipo fuera del proceso de revisión: la importación requiere aprobación manual y las reglas de equipo existentes determinan notificaciones y permisos.

¿Qué ocurre con un turno que cruza medianoche?

Revisa que la fecha de finalización corresponda al día siguiente. La AI puede detectar la hora correctamente, pero es responsabilidad del revisor confirmar que la lógica de fechas sea la correcta antes de importar.

¿Puedo usar esta función en prueba Pro gratuita?

Sí: durante un periodo de prueba Pro activo puedes subir un rota PDF o imagen para una extracción AI de una sola vez y revisar los resultados antes de importar.