Guía rápida para equipos: publicar turnos, gestionar solicitudes y registrar ausencias con un ejemplo de flujo

Visión general de las funciones de equipo relevantes

Antes de ver el flujo, repasa qué puedes usar: crear un calendario de turnos con turnos individuales, rotaciones predefinidas y rotaciones personalizadas por día; invitar miembros por enlace o código QR; ver los nombres de perfil; permitir que los miembros soliciten turnos abiertos o takeover (tomar el turno de otro); que un owner o planner apruebe o rechace esas solicitudes; y que los miembros registren vacaciones, tiempo libre compensatorio o bajas por enfermedad. Los planners pueden ver los calendarios personales y las ausencias registradas de los miembros, y aprobar o rechazar solicitudes de vacaciones.

Otras utilidades: sincronizar horarios entre dispositivos, crear una suscripción privada de solo lectura para Google/Apple/Outlook que se refresca desde PayCheck AI, exportar CSV o ICS, y durante una prueba Pro o suscripción Pro configurar reglas avanzadas de horas extra, nocturnidad, fines de semana y festivos. Ten en cuenta que PayCheck AI no edita calendarios externos ni hace importación directa a nómina ni análisis automático de plantillas.

Caso práctico: equipo de cafetería — flujo completo

Escenario: eres planner de una cafetería con 6 empleados. Objetivo: publicar el calendario semanal, permitir que alguien solicite takeover de un turno asignado, aprobar o rechazar la petición y registrar vacaciones. Todo lo descrito a continuación usa las funciones verificadas del equipo.

Paso 1 — publicar el calendario semanal: como planner creas un calendario de la semana con turnos individuales (por ejemplo, Lunes 09:00–15:00 para Ana, 12:00–18:00 para Luis). Puedes usar rotaciones comunes o crear una rotación personalizada si el patrón se repite. Una vez publicado, los miembros ven los turnos en su vista de equipo.

Paso 2 — dejar un turno abierto o asignado: puedes publicar un turno sin asignar (turno abierto) o asignarlo a una persona. Si dejas el turno abierto, los miembros pueden solicitarlo directamente. Si está asignado y otro miembro quiere cubrirlo, usará la opción de ‘request takeover’ (solicitud de takeover).

Paso 3 — solicitud de takeover: imagina que Ana está enferma y Luis solicita takeover del turno de Ana. En la app, Luis selecciona el turno asignado a Ana y elige “solicitar takeover”. La solicitud llega al planner o al owner para su revisión. El sistema muestra el nombre de quien solicita y el turno solicitado; notas personales y detalles médicos que sean privados no se comparten en el calendario de equipo, según la configuración de privacidad verificada de PayCheck AI.

Aprobación o rechazo y acciones posteriores

Paso 4 — revisar la solicitud: el planner recibe la solicitud, revisa el calendario personal de Ana (los planners pueden ver los calendarios personales y ausencias), y decide si aprobar o rechazar. Si aprueba, el planner confirma el cambio desde la interfaz de equipo; la asignación de turno se actualiza en el calendario de equipo. Si rechaza, la solicitud queda marcada como rechazada y se notifica al solicitante.

Paso 5 — notificaciones y sincronización: los miembros pueden recibir notificaciones de equipo (si han habilitado notificaciones push). Además, si los miembros han suscrito la copia de calendario de equipo en Google Calendar, Apple Calendar u Outlook (suscripción privada de solo lectura), verán la actualización tras la sincronización; recuerda que esas suscripciones son de solo lectura y se actualizan desde PayCheck AI pero no permiten editar desde el calendario externo.

Paso 6 — documentar el cambio: tras la aprobación, es buena práctica añadir una nota de turno (nota privada compartida o interna según la configuración) para dejar constancia del motivo del takeover y cualquier instrucción especial. Las notas privadas del usuario no se muestran en el calendario del equipo, por lo que las anotaciones relevantes deben guardarse en el espacio de equipo si quieres que otros las vean.

Registrar vacaciones y bajas: cómo lo hace el equipo

Solicitud de vacaciones: un miembro solicita vacaciones desde su vista de equipo. La solicitud aparece para el planner, que puede aprobar o rechazar. Una vez aprobada, la ausencia se refleja en el calendario de equipo y en la vista del planner.

Registro de días de baja o tiempo libre: los miembros pueden registrar vacaciones, tiempo libre compensatorio y días por enfermedad. Los planners ven estos registros junto a los calendarios personales y las usan para planificar. Importante: las configuraciones personales (por ejemplo, detalles médicos privados) no se comparten con el equipo.

Consejo práctico: cuando una ausencia larga está aprobada, publica o reasigna turnos con antelación para evitar sobrecarga. Usa las exportaciones CSV/ICS para obtener un registro externo si lo necesitas para documentación interna.

Funciones Pro útiles para planners

Si tu equipo tiene una prueba Pro activa o suscripción Pro, puedes configurar umbrales diarios y semanales de horas extra, y permitir ajustes automáticos como ventanilla nocturna, complementos por fin de semana o por festivos como monto fijo, por hora o porcentaje. Esto facilita estimar costes por hora extra en la planificación.

Con Pro también puedes subir un PDF o imagen de la rota para una extracción de turnos por IA y aprobar los turnos antes de importarlos al calendario (función de extracción única). Esto acelera la importación de un horario ya diseñado fuera de la app. Recuerda: todas las estimaciones de pago deben considerarse manuales a menos que PayCheck AI indique lo contrario; la app no garantiza precisión legal o de nómina.

Exportar y conservar registros

Exporta el calendario o la vista de horas en CSV o ICS si necesitas conservar registros, compartir con administradores o archivar turnos y ausencias. La exportación facilita conciliaciones internas, pero no sustituye procesos de nómina oficiales.

Si quieres que los miembros tengan el calendario de equipo en sus calendarios personales, crea la suscripción privada de solo lectura; las actualizaciones se refrescan desde PayCheck AI, pero no provocan edición bidireccional.

Lista práctica

• Publica turnos usando turnos individuales o una rotación predefinida.
• Decide si dejar turnos abiertos o asignarlos directamente.
• Comunica a la plantilla el procedimiento para 'request takeover' y quién revisa las solicitudes.
• Revisa solicitudes como planner: comprueba ausencias ya registradas antes de aprobar.
• Aprobar o rechazar solicitudes desde la interfaz de equipo y añadir una nota de contexto si procede.
• Pide a los miembros que activen notificaciones push si quieren avisos inmediatos.
• Exporta CSV/ICS de la semana tras cambios significativos para registro externo.
• Si usas Pro, configura reglas de horas extra y sube rotas en PDF para extracción si procede.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer que el calendario de equipo edite el calendario personal de un miembro?

No. La suscripción de calendario que crea PayCheck AI para miembros es de solo lectura y se refresca desde PayCheck AI. No se puede editar desde Google Calendar, Apple Calendar u Outlook a través de esa suscripción.

¿La app asigna automáticamente trabajadores a turnos abiertos?

No. Los miembros pueden solicitar un turno abierto o pedir takeover; un owner o planner debe aprobar o rechazar la solicitud. PayCheck AI no realiza asignaciones automáticas de personal.

¿Puedo usar las configuraciones Pro para calcular nóminas exactas?

Las opciones Pro permiten estimar horas extra y aplicar complementos (por noche, fin de semana o festivo) como monto fijo, por hora o porcentaje. Aun así, PayCheck AI no garantiza precisión legal ni sustituye procesos de nómina oficiales; revisa siempre con tu sistema de nómina y la normativa aplicable.

¿Se comparten detalles privados como notas médicas en el calendario de equipo?

No. Las configuraciones personales, notas privadas y detalles médicos no se comparten en el calendario del equipo. Solo la información de turnos y las ausencias registradas para el equipo son visibles a planners y members según las funciones verificadas.

¿Qué hago si necesito importar una rota existente en PDF?

Si tienes una prueba Pro activa o suscripción Pro, puedes subir un PDF o una imagen para una extracción de turnos por IA y luego aprobar los turnos antes de importarlos al calendario del equipo.