Extraer tu rota desde una imagen o PDF y aprobar la importación en PayCheck AI

Antes de empezar: qué puede y qué no puede hacer la extracción IA

La función disponible para usuarios Pro permite subir una imagen o un PDF de la rota para que la IA extraiga los turnos una sola vez. Tras la extracción, puedes revisar y aprobar la importación al calendario.

No todos los datos se procesan automáticamente: PayCheck AI no calcula impuestos, no importa datos directamente a software de nómina ni realiza asignaciones automáticas. Tampoco almacena el documento como parte de un flujo continuo: la extracción es de una sola vez por archivo subido.

Si trabajas en equipo, recuerda que las mejoras siguientes (por ejemplo sincronizar a calendarios externos o publicar turnos a miembros) están sujetas a las funciones de calendario y gestión de equipos ya soportadas.

Paso 1 — Preparar la imagen o PDF para una extracción lo más precisa posible

Escanea o fotografía la rota con buena iluminación. Evita sombras sobre nombres u horas; si es un PDF, procura que el texto sea seleccionable o, si es imagen, que la resolución sea alta.

Si la rota incluye abreviaturas locales (por ejemplo A = mañana, T = tarde), ten una lista a mano para comparar durante la revisión. La IA intentará extraer texto y horarios, pero aclarar abreviaturas facilita la validación.

Si la rota usa columnas por empleado, asegúrate de que las columnas estén claramente separadas. Si hay anotaciones manuales (tachones, flechas), toma una foto limpia o sube la versión más legible.

Paso 2 — Subir y ver la extracción (qué revisar primero)

Sube el PDF o imagen desde tu cuenta Pro y deja que la herramienta haga la extracción. Cuando termine verás una vista previa de los turnos en formato editable.

Revisa estos elementos en primer lugar: nombres de empleados, fechas, hora de inicio y fin, etiquetas de turno (si existen) y símbolos que puedan indicar rotaciones especiales o turnos compartidos.

Comprueba también la duración de cada turno: la IA puede interpretar mal cruces de medianoche o turnos que dicen “22:00–06:00”.

Ejemplo práctico: corregir una extracción ambigua

Situación: la imagen tenía un turno marcado “N” en varias casillas y horas escritas a mano junto a algunas entradas. La IA extrajo turnos para “N” como 22:00–06:00 en todos los casos, pero en una fila la nota manual decía “N (22:30–06:30)”.

Qué hacer: en la vista de revisión cambia el turno afectado editando hora de inicio a 22:30 y de fin a 06:30. Marca el turno como nocturno si quieres aplicar reglas de pago nocturno después (recuerda que cualquier cálculo de paga es manual a menos que uses las reglas configurables disponibles en Pro).

Otro problema habitual: nombres escritos de forma parecida (p. ej. “Ana M.” vs “Ana Martínez”). Unifica el nombre en la extracción para que los turnos queden asignados correctamente a una sola entidad.

Paso 3 — Ajustes de importación y opciones relacionadas

Una vez revisados y corregidos los turnos, aprueba la importación al calendario. La extracción es una operación única por archivo; si necesitas volver a procesar una versión corregida de la imagen, sube el nuevo archivo.

Después de importar, puedes usar funciones de calendario: sincronizar el calendario con dispositivos, exportar CSV o ICS, estimar horas regulares y extraordinarias (según tus configuraciones), y crear suscripciones privadas de solo lectura para Google, Apple u Outlook.

Si deseas comparar un recibo de sueldo con el mes de calendario importado, recuerda que la app permite subir un payslip para extracción única y comparación, pero cualquier comparación requiere tu revisión.

Errores comunes y cómo corregirlos (detalles prácticos)

Interpretación de medianoche: la IA puede registrar 00:00 como fin en lugar de la continuación del turno. Verifica turnos que cruzan medianoche y ajusta manualmente hora de fin si corresponde.

Confusión de nombres/abreviaturas: unifica alias o apellidos en la misma persona antes de aceptar la importación.

Turnos solapados: si la extracción muestra dos turnos para la misma persona en el mismo intervalo, corrige asignaciones o convierte uno en turno no asignado si corresponde.

Horas escritas a mano o con tachaduras: introduce las horas correctas manualmente en la vista de revisión en lugar de confiar en la interpretación automática.

Después de importar: comprobaciones rápidas y siguientes pasos

Exporta un CSV/ICS de la nueva planificación y ábrelo en un editor o hoja de cálculo para comprobar totales de horas por empleado. Esto facilita detectar duplicados o faltas.

Si trabajas en un equipo, publica o asigna turnos desde la interfaz de planificación y recuerda que los miembros verán nombres de perfil y podrán solicitar intercambio o tomar un turno abierto según las funciones del equipo.

Si tienes reglas de horas extras, nocturnidad o fines de semana que quieras aplicar, configúralas en tu cuenta Pro antes de usar estimaciones de pay para que los totales reflejen tus criterios (las reglas pueden ser monto fijo, por hora o porcentaje, y también configurarse por ventanas nocturnas y umbrales diarios/semanales).

Lista práctica

• Escanear o fotografiar la rota con buena iluminación y resolución.
• Revisar nombres y unificar alias o abreviaturas antes de aprobar.
• Comprobar turnos que cruzan medianoche y ajustar horas de fin.
• Corregir turnos solapados o duplicados manualmente.
• Validar notas manuscritas y transcribirlas en la edición si afectan horario.
• Exportar CSV/ICS para una comprobación externa de totales de horas.
• Configurar reglas Pro de horas extras, nocturnidad o fines de semana si deseas estimaciones coherentes.
• Subir un payslip separado si quieres comparar el sueldo del mes con la planificación importada.

Preguntas frecuentes

¿La IA corrige automáticamente errores de la imagen?

La extracción IA interpreta texto y horarios del PDF o imagen, pero no corrige automáticamente todas las ambigüedades. Debes revisar y editar los turnos extraídos antes de aprobar la importación.

¿Puedo volver a extraer si corrijo la imagen?

Sí: la extracción es una operación única por archivo subido. Si modificas la imagen o el PDF, sube la versión corregida y procesa una nueva extracción.

¿La importación modifica calendarios externos directamente?

La herramienta permite exportar CSV/ICS y crear una suscripción privada de solo lectura para Google Calendar, Apple Calendar u Outlook. No edita calendarios externos de forma bidireccional.

¿Se calculan impuestos y pagas automáticamente a partir de la rota importada?

No. PayCheck AI no calcula impuestos ni garantiza precisión legal o de nómina. Puedes configurar reglas Pro (horas extra, nocturnidad, fines de semana y festivos) para estimaciones, pero cualquier cálculo debe revisarse.

¿Qué hago si la IA asigna turnos a la persona equivocada?

En la vista de revisión edita el nombre del empleado o unifica alias antes de aceptar. Si trabajas en equipo, revisa luego desde la interfaz de planificación y publica o reasigna según corresponda.