Exportar mes como CSV/ICS y usarlo fuera de la app: plantilla y ejemplo

Por qué exportar: casos de uso comunes

Exportar tu mes te permite: revisar totales en una hoja de cálculo, comparar tus horas con una nómina, importar turnos a otros calendarios (Google/Apple/Outlook mediante ICS) o archivar una copia. Si usas PayCheck AI, puedes crear tu calendario de turnos y luego exportarlo en CSV o ICS para trabajar fuera de la app.

Exportar en ICS es ideal si solo quieres ver turnos en tu calendario personal (Google Calendar, Apple Calendar u Outlook) como eventos de solo lectura. Exportar en CSV es preferible si quieres analizar horas, filtrar por tipo de turno o hacer cálculos manuales en una hoja de cálculo.

Ten en cuenta que las conversiones de horas a bruto o reglas legales (impuestos, convenios) varían según país y acuerdo: los ejemplos aquí son ilustrativos y deben ajustarse a tu situación real o a las reglas que te indiquen en tu empleador o convenio.

CSV vs ICS: ¿qué elegir?

ICS: formato de calendario estándar. Útil cuando quieres suscribirte o importar eventos en un calendario y verlos en contexto con tus citas. Cuando PayCheck AI crea una suscripción privada de calendario, esa suscripción es de solo lectura y se refresca desde la app; no permite edición bidireccional desde Google/Apple/Outlook.

CSV: formato tabular. Es mejor para análisis: puedes ordenar por fecha, por tipo de turno, filtrar fines de semana o turnos nocturnos y usar fórmulas para totales y estimaciones de pago. El CSV es el formato indicado si vas a usar una hoja de cálculo para revisar horas y hacer estimaciones manuales o semiautomáticas.

Cómo exportar un mes (pasos generales)

1) Abre tu calendario de turnos y selecciona el mes que quieres exportar. Muchos calendarios permiten elegir el rango de fecha o seleccionar el mes completo antes de exportar.

2) Elige formato: CSV si vas a trabajar con hojas de cálculo; ICS si quieres verlo en Google/Apple/Outlook. PayCheck AI ofrece exportación en ambos formatos.

3) Descarga el archivo o copia la URL de suscripción (para ICS). Si optas por una suscripción ICS privada, pégala en tu calendario (Google Calendar: Añadir calendario > Desde URL; Apple Calendar: Archivo > Nueva suscripción de calendario; Outlook: Abrir calendario > Desde Internet). La suscripción será de solo lectura y se actualizará desde PayCheck AI.

4) Abre el CSV en tu hoja de cálculo preferida (Excel, Google Sheets, LibreOffice). Si el CSV usa comas o punto y coma según tu configuración regional, ajusta al importar para que las columnas queden correctas.

Qué columnas verás en un CSV (explicación y uso)

Los CSV de exportación de calendario incluyen campos básicos de evento. A continuación aparecen las columnas más comunes y cómo usarlas:

- Fecha de inicio / Hora de inicio: indica cuándo empieza el turno. Útil para ordenar cronológicamente y calcular duraciones.

- Fecha de fin / Hora de fin: cuándo termina el turno. Junto con la hora de inicio permite calcular la duración bruta del turno (sin descontar pausas, a menos que la app lo incluya explícitamente).

- Título o Nombre del turno: etiqueta descriptiva (por ejemplo, “Guardia - Noche” o el nombre del puesto). Sirve para filtrar por tipo de turno o por localización si lo usas como etiqueta. PayCheck AI incluye el nombre del turno si lo configuraste al crear los eventos o al importar rotas.  ','- Duración (si está presente): algunos CSV incluyen una columna con la duración calculada; confirma si esa duración ya incluye descuentos o si es bruto de inicio a fin. No supongas que incluye pausas a menos que lo diga la exportación.','- Notas / Descripción: detalles extra: local, turno asignado a quién (en calendarios de equipo se puede incluir el nombre del miembro visible). Útil para comprobar asignaciones si trabajas en equipo.','- Etiquetas o tipo de turno: si has usado presets o rotaciones, podrían exportarse como etiqueta; te permiten agrupar turnos equivalentes.','- ID de evento / UID: identificador interno. No suele ser necesario para cálculo, pero ayuda si vas a sincronizar o depurar registros.']},{

Lista práctica

• Decide si necesitas CSV (para cálculo) o ICS (para ver en tu calendario).
• Selecciona el mes completo y exporta el archivo desde tu calendario de turnos.
• Si usas ICS y quieres verlo en Google/Apple/Outlook, añade la suscripción de calendario como URL (será de solo lectura).
• Abre el CSV en tu hoja de cálculo y ajusta el separador decimal/columnas según tu configuración regional.
• Crea una columna de duración si el CSV no la incluye: = (HoraFin - HoraInicio) * 24 para horas en Excel/Sheets (ajusta formato de celdas).
• Añade columnas manuales para pausas, horas normales, horas extras y tarifa por hora. Documenta cada supuesto (tarifa, definición de extra).
• Suma totales con =SUM() y revisa contra la estimación de bruto de PayCheck AI si la usaste; no sustituyas comprobaciones oficiales de nómina.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar mis turnos en el calendario al importar un ICS de PayCheck AI?

No. Las suscripciones ICS privadas creadas por PayCheck AI son de solo lectura: te permiten ver los turnos en Google/Apple/Outlook y se refrescan desde la app, pero no permiten editar desde el calendario externo.

El CSV muestra una columna "Duración", ¿puedo fiarme de ella para pagarme?

La columna de Duración suele mostrar la diferencia entre inicio y fin del evento. Comprueba si incluye o no pausas. Para pagos oficiales revisa nóminas y acuerdos: usa el CSV como herramienta de revisión, no como documento legal.

¿Qué formato es mejor si quiero compartir turnos con mi gestor?

Si el gestor necesita ver eventos en un calendario, envía un ICS o comparte la suscripción. Si necesita analizar horas y aplicar reglas de convenio, envía un CSV para que pueda usarlo en una hoja de cálculo.

Puedo usar PayCheck AI para estimar mi bruto mensual desde el CSV importado?

PayCheck AI puede estimar bruto desde tu calendario (es una función disponible), y también puedes importar el CSV a una hoja de cálculo para calcular estimaciones manuales. En todos los casos, verifica que los supuestos de tarifa, horas extras y complementos coincidan con tu contrato o convenio.

Cómo adapto la hoja de cálculo a reglas de horas extras distintas por país o convenio?

Crea columnas separadas para cada tipo de recargo (por ejemplo, "Nocturnas", "Finde", "Extra 50%") y aplica las fórmulas correspondientes a las horas que cumplan cada condición. Documenta las reglas en la misma hoja para auditabilidad y ajusta según tu convenio o normativa local.