Exportar horas y estimación de bruto (CSV) para revisar con RRHH o tu gestor

1) Antes de empezar: qué necesitas y cómo usarlo

Reúne tres cosas: 1) tu calendario de turnos (la herramienta donde guardas tus turnos), 2) tus condiciones de empleo (tarifas por hora, multiplicadores de horas extra, allowances aplicables) y 3) el periodo a revisar (por ejemplo, marzo de 2026).

Si usas PayCheck AI, puedes construir un calendario de turnos con turnos individuales o rotaciones, y desde ahí exportar un CSV del mes. Durante una prueba Pro o suscripción Pro puedes configurar umbrales diarios y semanales de horas extra, ventanas nocturnas y allowances automáticamente —esto facilitará que el CSV incluya datos ya categorizados. Recuerda: cualquier cifra de salario o impuestos en este proceso es estimada y debe revisarla RRHH o tu gestor.

Las reglas sobre qué se considera hora extra, nocturna o allowance varían según país, convenio o contrato individual. Usa las condiciones que te aplican y anótalas en el informe para que RRHH pueda verificar.

2) Exportar el CSV mensual (paso a paso)

Desde la app o servicio donde registres tus turnos, selecciona el mes que quieres revisar. Busca la opción para exportar o descargar; PayCheck AI permite exportar CSV o ICS del calendario seleccionado.

Al exportar, elige el formato CSV y confirma que el rango cubre todo el mes. El CSV suele incluir: fecha, hora de inicio y fin, duración del turno, tipo de turno (si lo marcaste) y notas. Si usas reglas Pro en PayCheck AI y las aplicaste, el CSV puede incluir cálculos de horas regulares y horas extra según tus umbrales configurados.

Guarda el archivo CSV con un nombre claro, por ejemplo: "Horas_Marzo2026_TuNombre.csv". Abre el CSV en una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets) para revisar los campos y comprobar que no falte ningún turno.

3) Preparar un cuadro de reconciliación (plantilla y ejemplo)

El objetivo del cuadro de reconciliación es mostrar, en una página, cómo las horas del CSV se traducen en una estimación bruta. Divide el cuadro en secciones: resumen de horas, desglose por tipo de hora y cálculo de bruto.

Ejemplo práctico (hipotético): supongamos que en marzo trabajaste 160 horas normales y 20 horas extra. Tu tarifa base es 10 €/h. Tu convenio paga horas extra a 1.5× y hay una allowance nocturna de 1 €/h para 10 horas nocturnas. No asumas que la app calculó impuestos; esto es una estimación manual a partir del CSV.

Cuadro de reconciliación (valores hipotéticos):

- Horas normales: 160 h × 10 €/h = 1.600 € (hipotético). - Horas extra: 20 h × (10 € × 1,5) = 300 €. - Allowances nocturnas: 10 h × 1 €/h = 10 €. - Estimación bruto mensual = 1.600 + 300 + 10 = 1.910 € (estimación). - Pagos adicionales/bonos: 0 € (si aplica, detallar). - Total estimado bruto a comprobar en nómina: 1.910 €.

4) Cómo preparar la hoja de cálculo paso a paso

1) Importa el CSV a una hoja de cálculo. Asegúrate de que las columnas de fecha, inicio, fin y duración estén correctas. 2) Añade una columna "Tipo" si quieres clasificar turnos (normal, nocturno, fin de semana) según las reglas de tu contrato. Puedes hacerlo manualmente o usando filtros de hora y fecha. 3) Crea columnas calculadas: Horas normales, Horas extra, Allowance/h. Si configuraste umbrales Pro en PayCheck AI y exportaste con categorización, compara esas columnas con tus cálculos manuales.

4) Resumen: en una hoja separada, resume totales de cada columna y aplica tarifas. Incluye una sección donde expliques las reglas usadas: tarifa base, multiplicadores, definición de nocturno, y el periodo del CSV.

5) Guarda una copia en PDF para enviar a RRHH y conserva el CSV como respaldo verificable.

5) Plantilla de informe para enviar a RRHH o tu gestor

Adjunta el CSV original y el PDF con el resumen cuando envíes tu informe. Usa un texto claro y conciso. A continuación tienes una plantilla que puedes copiar y completar.

Plantilla (completa antes de enviar):

- Asunto: Revisión de horas y estimación de bruto — [Mes Año] — [Tu nombre]. - Adjunto: "Horas_Mes_Año_TuNombre.csv" y "Resumen_Horas_Mes_Año_TuNombre.pdf". - Periodo revisado: [ej. 01/03/2026 — 31/03/2026]. - Resumen de totales: Horas normales: [160 h]; Horas extra: [20 h]; Allowances: [10 €]; Estimación bruto: [1.910 €]. - Reglas aplicadas: tarifa base 10 €/h; horas extra a 1,5×; nocturnas +1 €/h; umbrales diarios/semana aplicados [detalle o enlace a tu configuración]. - Observación: He incluido el CSV exportado desde [herramienta]. Por favor, confirmen si la nómina de marzo es coherente con este resumen o indíquenme discrepancias y documentación requerida. - Firma: [Tu nombre y datos de contacto].

6) Consejos prácticos y errores frecuentes

Verifica las zonas horarias y cambios de fecha en turnos que cruzan medianoche: estos suelen causar discrepancias. Confirma que la duración del turno en el CSV refleja las pausas no pagadas (si aplica).

Si usas PayCheck AI y tienes Pro, configura los umbrales diarios/semana y allowances antes de exportar para que el CSV ya contenga categorías útiles. Sin Pro, tendrás que clasificar manualmente en la hoja de cálculo.

Adjunta siempre el CSV original para que RRHH pueda comprobar los registros. Si subiste una nómina a PayCheck AI para compararla con el mes, indica en tu informe que hiciste una comparación preliminar (la función existe para extraer el bruto de una nómina y comparar manualmente con el mes seleccionado).

Lista práctica

• Reunir condiciones de empleo: tarifa base, multiplicadores, definición de nocturno/fin de semana.
• Exportar CSV del mes desde tu calendario de turnos y guardar copia.
• Abrir CSV en hoja de cálculo y revisar fechas, inicios, fines y duraciones.
• Clasificar turnos en normales, extra y allowances; sumar totales.
• Calcular estimación de bruto aplicando tarifas y multiplicadores (marcar como estimación).
• Generar PDF con el cuadro de reconciliación y conservar el CSV original.
• Completar la plantilla de informe, adjuntar ambos archivos y enviar a RRHH/gestor.
• Solicitar confirmación o pedir indicaciones si hay discrepancias.

Preguntas frecuentes

¿PayCheck AI calcula impuestos o el salario neto?

No. PayCheck AI puede estimar el bruto en base a horas y reglas configuradas, y extraer el bruto de una nómina subida para comparación, pero no calcula impuestos ni garantiza precisión fiscal o de nómina. Usa la estimación como ayuda para revisar con RRHH o tu gestor.

¿Qué ventajas tiene exportar un CSV frente a enviar solo capturas de pantalla?

El CSV es un registro legible y verificable que contiene cada turno con fecha, hora y duración; facilita reconciliar totales en una hoja de cálculo y es más transparente para RRHH o tu gestor que imágenes parciales.

Si tengo una suscripción Pro, ¿qué funciones me ayudan a preparar el informe?

Con Pro puedes configurar umbrales diarios y semanales de horas extra, allowances automáticos (nocturno, fin de semana o festivo) y exportar el CSV ya con categorías aplicadas. También puedes subir una nómina para una extracción puntual del bruto y comparar ese valor con el mes seleccionado.

Las reglas de horas extra varían por país. ¿Cómo debo proceder?

Aplica las reglas que te dicte tu contrato, convenio o la legislación local. En el informe detalla claramente qué reglas aplicaste (tarifas y multiplicadores) para que RRHH o tu gestor valide o corrija si procede.

¿Debo adjuntar el CSV original al enviar la plantilla?

Sí. Adjunta siempre el CSV original y el PDF resumen. El CSV permite a RRHH revisar cada turno sin depender solo de tus cálculos.