Cómo usar la exportación CSV e ICS para gestionar tus turnos y comprobar nóminas (ejemplo práctico)

Por qué exportar turnos (CSV) o usar ICS

Exportar tus turnos te permite conservar un registro independiente, auditar discrepancias y hacer cálculos personalizados que quizás no estén en la app. Un archivo CSV es ideal para hojas de cálculo y análisis manual; un archivo ICS (calendar subscription) te sincroniza la vista de turnos en Google Calendar, Apple Calendar u Outlook como un calendario de solo lectura.

Con PayCheck AI puedes exportar tus turnos como CSV para análisis o crear una suscripción privada ICS que se refresca desde la app pero no permite editar desde la otra app. Esto es útil si quieres conservar copia local y también ver turnos en tu calendario habitual.

Ejemplo sencillo de CSV de turnos

A continuación tienes un ejemplo de cómo puede verse un CSV exportado (columnas típicas). Puedes copiarlo y pegarlo en un archivo de texto plano (por ejemplo, turnos_ejemplo.csv):

Id,Fecha inicio,Hora inicio,Fecha fin,Hora fin,Empleado,Posición,Comentarios 1,2026-10-01,22:00,2026-10-02,06:00,Ana,Enfermería,Turno noche 2,2026-10-03,09:00,2026-10-03,17:00,Ana,Enfermería,Turno día 3,2026-10-05,14:00,2026-10-05,20:00,Ana,Enfermería,Sabado parcial

Abrir el CSV en una hoja de cálculo (Google Sheets / Excel)

Google Sheets: abre Google Drive → Nuevo → Hoja de cálculo → Archivo → Importar → Subir → selecciona tu CSV → Elegir separador: 'Coma' → Insertar datos en hoja nueva.

Excel: abre Excel → Archivo → Abrir → selecciona el CSV → el asistente debería reconocer comas como separadores. Si no, usa 'Texto en columnas' con separador coma.

Comprueba que las columnas de fecha y hora se hayan importado correctamente. Si aparecen como texto, conviértelas a tipo fecha/hora con las funciones de la hoja.

Calcular duración de cada turno

Una vez importado, crea una columna llamada 'Inicio' que combine Fecha inicio y Hora inicio, y otra llamada 'Fin' que combine Fecha fin y Hora fin. En Google Sheets/Excel puedes usar:

Inicio (columna G): =DATEVALUE(B2)+TIMEVALUE(C2) Fin (columna H): =DATEVALUE(D2)+TIMEVALUE(E2)

Si las fechas ya están en formato fecha/hora, puedes simplemente sumar las celdas de fecha + hora. Para calcular la duración en horas en la columna 'Horas' (I): = (H2 - G2) * 24

Atención a los turnos que cruzan la medianoche: si el CSV ya usa fechas separadas (como en el ejemplo), la resta funcionará correctamente. Si el CSV usa solo horas y la fecha es la misma para inicio y fin, tendrás que detectar pasos de medianoche con una fórmula condicional.

Ejemplo de fórmula para detectar medianoche y calcular horas

Si tu CSV solo tiene fechas de inicio y fin o si existe la posibilidad de que Hora fin sea anterior a Hora inicio del mismo día, usa esta fórmula en 'Horas':

Horas (I2): =IF(H2>=G2,(H2-G2)*24,(H2+1-G2)*24)

Esto asume que H2 y G2 son valores fecha/hora. La fórmula añade 1 día cuando el fin es anterior al inicio (pasó medianoche).

Formatea la columna 'Horas' como número con 2 decimales.

Comprobar el salario bruto estimado (ejemplo manual)

Supongamos que tu tarifa base es 12,50 €/h y no aplicas reglas automáticas en la hoja (recuerda que PayCheck AI puede estimar bruto, pero aquí mostramos un cálculo manual para auditar): crea una celda para la tarifa horaria (por ejemplo, K1 = 12.5). Luego, en la columna 'Bruto turno' (J): =I2 * $K$1

Si quieres sumar todas las horas trabajadas en un mes: en la celda TotalHoras: =SUM(I2:I100). Para obtener el bruto total estimado: =TotalHoras * $K$1 o =SUM(J2:J100).

Si durante tu periodo hay diferentes tarifas por turno o por posición, añade una columna 'Tarifa' por fila y usa J2 = I2 * L2 (donde L2 contiene la tarifa de esa fila).

Reglas avanzadas y cómo replicarlas en la hoja

Si tu convenio establece horas extras a partir de cierto umbral diario o semanal, puedes replicarlo con fórmulas. Ejemplo: si las primeras 8 h diarias son normales y el resto es extra al 1,25x:

Crea columna 'Normales' (M) y 'Extras' (N): M2 = MIN(I2,8); N2 = MAX(I2-8,0). Luego 'Bruto turno' = M2*$K$1 + N2*$K$1*1.25

Para umbrales semanales necesitarás agrupar por semana (usa WEEKNUM en Google Sheets/Excel) y aplicar SUMIFS para calcular horas por semana y distribuir horas extra. Estas fórmulas son manuales y deben adaptarse según tu convenio y país.

Recuerda: PayCheck AI (en Pro) permite configurar umbrales diarios y semanales, ventanas nocturnas y complementos como porcentaje o importe por hora; usa las exportaciones para comprobar esos cálculos externamente.

Lista práctica

• Exporta tu turno desde PayCheck AI en formato CSV (o crea la suscripción ICS si solo quieres ver el calendario).
• Abre el CSV en Google Sheets o Excel y verifica formatos de fecha/hora.
• Crea columnas Inicio y Fin si es necesario y calcula Horas con una fórmula que soporte medianoche.
• Añade tu tarifa horaria o una columna de tarifa por turno.
• Suma horas totales y calcula bruto estimado con SUM y multiplicaciones; compara con la estimación de PayCheck AI si corresponde.
• Guarda una copia local del CSV y/o exporta ICS para sincronizar en tu calendario habitual.

Preguntas frecuentes

¿El archivo ICS permite editar turnos desde Google Calendar?

No. La suscripción ICS que crea PayCheck AI es de solo lectura: se sincroniza y refresca desde PayCheck AI, pero no permite editar los turnos desde Google Calendar, Apple Calendar u Outlook.

¿Puedo usar la exportación para reclamar diferencias salariales?

Puedes usar los CSV como registro para auditar y preparar consultas, pero no es asesoramiento legal. Las reglas de pago, pruebas válidas y plazos varían según el país y el convenio; consulta a tu representación laboral o a un profesional si necesitas soporte legal.

¿PayCheck AI calcula impuestos o importa a la nómina?

No. PayCheck AI puede estimar bruto según turnos y reglas configuradas, y permite subir una nómina para extraer datos una vez con IA para comparar. No calcula impuestos ni importa datos directamente a sistemas de nómina.

¿Cómo trato turnos con complementos nocturnos o festivos?

Si tienes complementos, añade columnas en la hoja para esos importes (por ejemplo, porcentaje o €/h) y aplica fórmulas por fila. En la app Pro puedes configurar automáticamente ventanas nocturnas, fines de semana y festivos como importe o porcentaje; exporta CSV para verificar esos cálculos.