Cómo comparar tu nómina con tu calendario de turnos en PayCheck AI (ejemplo paso a paso)

Antes de empezar: qué necesitas

Reúne el recibo de nómina del mes que quieres revisar (PDF o imagen) y asegúrate de tener tu calendario de turnos en PayCheck AI con los turnos del mismo mes. Puedes crear turnos individuales, usar rotaciones predefinidas o rotaciones personalizadas por día, y sincronizar ese calendario entre tus dispositivos.

Si estás en una prueba Pro activa o tienes suscripción Pro, puedes configurar umbrales de horas extra diarias y semanales, ventanas nocturnas, y recargos por fin de semana o festivo (como importe fijo, por hora o porcentaje). Esos ajustes te ayudarán a estimar el salario bruto del mes desde el calendario.

Nota: PayCheck AI puede estimar el salario bruto a partir del calendario y permite subir un recibo para una extracción única por IA. Sin embargo, no ofrece cálculos fiscales, ni garantiza la exactitud legal de la nómina: las reglas y convenios varían por país y empresa.

Paso 1 — Subir el recibo y revisar la extracción

Sube el recibo de nómina (PDF o imagen) para una extracción única por IA. La herramienta identifica campos relevantes: salario bruto, horas trabajadas informadas en la nómina, descuentos y horas extra que figuren en el documento.

Revisa cada campo extraído. La IA puede equivocarse en conceptos con nombres locales o formatos distintos: verifica especialmente el salario bruto, el periodo de la nómina (fechas de inicio y fin) y las horas totales declaradas.

Corrige manualmente cualquier campo que esté mal extraído antes de pasar a la conciliación. PayCheck AI almacena esta extracción como una referencia para compararla con el calendario del mes seleccionado.

Paso 2 — Asegurar que el calendario del mes está completo

Abre el calendario de turnos en PayCheck AI y selecciona el mes que quieres comparar. Comprueba que todos los turnos están en el calendario: entradas, salidas, días libres y ausencias (vacaciones, bajas o permisos).

Si trabajas en equipo, recuerda que las ausencias registradas por tus compañeros o planificadores pueden estar visibles; las notas privadas, datos personales y detalles médicos no se comparten. Si te faltan turnos, añádelos manualmente o importa una rota (PDF o imagen) para una extracción única si eres usuario Pro y revisa los turnos antes de importarlos.

Asegúrate de que la zona horaria y las fechas coinciden con el periodo declarado en el recibo para evitar errores de desajuste.

Paso 3 — Configurar las reglas de pago que quieras aplicar

Si tienes Pro, aplica configuraciones relevantes: umbrales de horas extra diarias y semanales, ventanas nocturnas, y recargos de fin de semana o festivo según lo pactado (puedes usar importe fijo, por hora o porcentaje). Estas reglas permiten que la estimación del calendario refleje mejor tu convenio o acuerdo particular.

Si no estás en Pro, revisa manualmente los turnos y considera los recargos que se apliquen según tu convenio para comparar con el salario bruto extraído del recibo.

Importante: PayCheck AI te ofrece una estimación del salario bruto a partir de tu calendario; trata cualquier cifra como orientación y compárala con lo que figura en el recibo.

Paso 4 — Conciliación: comparar cifras mes a mes

Selecciona el mes en PayCheck AI donde ya has subido el recibo y configurado las reglas. La app mostrará el salario bruto estimado desde el calendario y los totales de horas (regulares y extra) según la configuración.

Compara el salario bruto extraído del recibo con la estimación del calendario. Observa tres áreas clave: horas totales (regular vs extra), recargos aplicados (nocturnos, fines de semana, festivos) y días o horas no pagadas (ausencias, permisos no remunerados).

Si hay discrepancias, anótalas y vuelve a revisar: podría tratarse de horas no registradas en tu calendario, errores en la extracción del recibo o diferencias derivadas de conceptos que PayCheck AI no calcula (como retenciones fiscales o tramos de cotización).

Ejemplo práctico paso a paso (hipotético)

Situación: Julio, trabajas 20 turnos de 8 horas (160 horas) y 4 turnos nocturnos extra de 10 horas cada uno. Has subido el recibo de julio y la IA extrajo: salario bruto declarado 1.900 €, horas totales declaradas 200h.

Revisión de la extracción: confirmas que la IA leyó 1.900 € como salario bruto y 200h como total. Corriges la fecha de periodo en la extracción porque la nómina cubre del 1 al 31 de julio.

Calendario en PayCheck AI: el calendario muestra 160 horas regulares y 40 horas nocturnas adicionales por los 4 turnos nocturnos (hipotético: marca los turnos nocturnos en el calendario). En configuración Pro aplicas: recargo nocturno del 25% por hora y umbral semanal de horas extra a 40h.

Estimación del calendario: PayCheck AI calcula un salario bruto estimado (orientativo) según los turnos y recargos que definiste. Supongamos que la estimación arroja 1.850 € (estimación orientativa según tus tarifas y recargos configurados). Comparación: recibo 1.900 € vs calendario 1.850 € = diferencia 50 € a favor del recibo. Posibles causas: concepto de paga extra prorrateada, ajustes por antigüedad, o la nómina incluye un complemento no reflejado en el calendario. Revisa esos conceptos en el recibo y pregunta a RR. HH. si algo no cuadra.

Qué revisar si encuentras discrepancias

Verifica que el calendario incluya todas las ausencias (vacaciones, bajas, permisos) y que no falte ningún turno. En equipos, las ausencias y solicitudes de cambio pueden estar registradas por planificadores.

Revisa la extracción del recibo otra vez: ¿se omitió algún complemento, antigüedad o paga prorrateada? PayCheck AI no guarda ni modifica el documento original y la extracción es para referencia.

Ten en cuenta los límites de la estimación: PayCheck AI no calcula impuestos ni garantiza exactitud legal. Si las diferencias persisten y están relacionadas con retenciones, bases de cotización o conceptos contractuales complejos, consulta a tu departamento de nóminas o asesor laboral.

Lista práctica

• Reunir el recibo de nómina (PDF o imagen) y el calendario de turnos del mes.
• Subir el recibo para extracción única por IA y revisar/editar los campos detectados (salario bruto, periodo, horas).
• Confirmar que el calendario contiene todos los turnos y ausencias del mes seleccionado.
• Si eres Pro, configurar umbrales de horas extra, recargos nocturnos y pagos por fines de semana/festivos.
• Comparar el salario bruto del recibo con la estimación del calendario y anotar discrepancias.
• Investigar diferencias: conceptos no reflejados, turnos ausentes o errores en la extracción.
• Contactar a RR. HH. o a la persona responsable de nóminas si no consigues reconciliar las cifras.

Preguntas frecuentes

¿PayCheck AI puede decirme exactamente cuánto me pagarán después de impuestos?

No. PayCheck AI puede estimar el salario bruto a partir de tu calendario y extraer cifras de un recibo subido, pero no calcula impuestos ni garantiza la exactitud legal de una nómina. Las retenciones y cotizaciones varían por país y convenio.

¿Qué hago si la IA extrajo mal una cifra en mi recibo?

Corrige manualmente el campo en la extracción antes de comparar con el calendario. Guarda la corrección y vuelve a realizar la conciliación. Si la discrepancia persiste, revisa conceptos del recibo o consulta a nóminas.

¿Puedo importar una rota completa en PayCheck AI para comparar más rápido?

Sí: los usuarios Pro pueden subir una rota en PDF o imagen para una extracción única de turnos y aprobar los turnos antes de importarlos. Esa función agiliza completar el calendario del mes.

¿Se comparten mis datos personales y notas privadas del calendario con el equipo?

No. En calendarios de equipo, las notas privadas, la configuración de pago personal y los detalles médicos no se comparten. Los planificadores sí ven las ausencias y pueden gestionar solicitudes de vacaciones o cambios de turno según lo descrito por la herramienta.

¿Puedo suscribir mi calendario a Google Calendar o Apple Calendar?

Sí. Puedes crear una suscripción privada de solo lectura para Google Calendar, Apple Calendar o Outlook. Esa suscripción se actualiza desde PayCheck AI pero no permite edición desde el calendario externo.