Cómo calcular y revisar horas extras diarias y semanales en tu calendario

1. ¿Qué son los umbrales diarios y semanales?

Un umbral diario define cuántas horas normales puedes trabajar en un día antes de que el resto se considere horas extras. Un umbral semanal hace lo mismo pero acumulando todas las horas de la semana. Dependiendo del convenio o la ley local, ambos pueden aplicarse a la vez: primero se contabiliza el umbral diario y luego se compara la suma semanal contra el umbral semanal.

Las reglas varían según el país o el convenio colectivo. Por ejemplo, algunos acuerdos consideran horas extras diarias por encima de X horas en un turno, mientras que otros solo reconocen horas extras con una acumulación semanal. Revisa siempre tu convenio o la normativa aplicable antes de tomar decisiones.

2. Configurar umbrales en PayCheck AI (Pro)

En una suscripción Pro activa (o durante la prueba gratuita Pro), PayCheck AI te permite configurar umbrales diarios y semanales para estimar horas extras. Para hacerlo: accede a la configuración de pay (o ajustes de cálculo) dentro de la app mientras tengas la cuenta Pro activa.

En esos ajustes puedes introducir: umbral de horas por día (por ejemplo 8 h), umbral de horas por semana (por ejemplo 40 h), y además activar concesiones automáticas para ventana nocturna, fines de semana y festivos. Las concesiones pueden aplicarse como importe fijo, importe por hora o porcentaje, según lo necesites.

Importante: PayCheck AI estima horas regulares y horas extra según los umbrales que configures. No sustituye una nómina oficial ni garantiza cumplimiento legal; sirve para revisar y comparar estimaciones.

3. Cómo PayCheck AI muestra horas extra en un mes

Una vez configurados los umbrales, PayCheck AI estimará automáticamente las horas extras para cada día y las sumará por semana cuando visualices un mes en tu calendario de turnos. Puedes exportar el mes como CSV o ICS para revisar fuera de la app.

Si subes un recibo de sueldo para extracción AI (una vez por documento), la app extraerá el bruto y te permitirá compararlo con el total estimado del mes seleccionado. Esto es útil para detectar discrepancias y preparar preguntas antes de contactar a RR. HH. o al planificador.

4. Ejemplo práctico paso a paso

Escenario (hipotético): Tu acuerdo establece 8 h diarias como jornada estándar y 40 h semanales como umbral semanal. Tus turnos del 1 al 7 del mes son: Lunes 9 h, Martes 8 h, Miércoles 10 h, Jueves 8 h, Viernes 9 h, Sábado 6 h, Domingo libre.

Configuración en PayCheck AI (Pro): Umbral diario = 8 h; Umbral semanal = 40 h; No aplicas descuentos nocturnos ni adicionales en este ejemplo.

Cálculo manual para la semana: Suma diaria: 9 + 8 + 10 + 8 + 9 + 6 + 0 = 50 h. Horas extras diarias (por encima de 8 h cada día): Lunes 1 h, Mié 2 h, Vie 1 h = 4 h. Sin embargo, la suma semanal supera el umbral semanal (50 - 40 = 10 h extra). Aquí la comprobación útil es decidir la prioridad de reglas: si tu convenio prioriza el umbral semanal, el total extra que debería aparecer es 10 h (no solo 4 h). Si prioriza las horas extra diarias y además aplica semanal, algunas horas ya contadas como extras diarias no se recuentan otra vez; revisa tu convenio para la regla exacta.

Cómo lo muestra PayCheck AI: Con las reglas y prioridades que configures, PayCheck AI estimará y etiquetará automáticamente las horas extra por día y el total semanal al ver el mes. Para verificar la consistencia, exporta a CSV y abre la hoja.

5. Método de comprobación y hoja reutilizable

Te propongo un método manual y una plantilla sencilla (reutilizable) para comparar lo que ves en la app con tu propia comprobación.

Plantilla básica (filas que puedes crear en Excel/Sheets): Fecha | Horas trabajadas | Umbral diario | Horas extras diarias (max(0, trabajadas-umbral diario)) | Acumulado semanal | Umbral semanal | Horas extras semanales (max(0, acumulado-umbral semanal)) | Nota.

Pasos para usarla: 1) Llena las horas trabajadas por día desde tu calendario o exportación CSV; 2) Calcula las horas extras diarias con la fórmula indicada; 3) Suma por semana y aplica la fórmula semanal; 4) Decide, según tu convenio, si las horas extras se contabilizan como diarias, semanales o si hay un ajuste para no doblecontar; 5) Compara los totales con la estimación exportada desde PayCheck AI. Guarda la hoja como plantilla y duplica para cada mes.

6. Consejos para revisar discrepancias

Si encuentras diferencias entre tu cálculo manual y la estimación de la app: comprueba primero que los umbrales configurados coinciden con tu convenio y que las semanas se inician en el mismo día (lunes/domingo).

Verifica también ajustes como ventana nocturna, complementos por fin de semana o festivo (fijo, por hora o porcentaje) —estos pueden cambiar el importe estimado, aunque no siempre las horas en sí—. Si subiste un recibo de sueldo para extracción, compara el bruto extraído con la suma estimada de PayCheck AI para el mes; esto te ayuda a identificar si faltan extras pagadas o ajustes que no hayas modelado en la app.

Si tienes un calendario de equipo: recuerda que las copias de calendario gestionadas por el owner se sincronizan como vistas de solo lectura para miembros; no editarán tus turnos personales desde allí.

7. Exportaciones y compartición

Para auditorías rápidas, exporta tu mes en CSV desde PayCheck AI y abre la plantilla reutilizable. También puedes crear una suscripción de solo lectura para Google Calendar, Apple Calendar u Outlook; esa suscripción se refresca desde PayCheck AI y facilita ver turnos en tu calendario principal (no es edición bidireccional).

Si trabajas en equipo y eres planner u owner, recuerda que PayCheck AI permite ver calendarios de miembros, aprobar solicitudes de turno y gestionar ausencias; usa esa información para validar que los turnos registrados coincidan con los que revisas en la hoja.

Lista práctica

• Revisa tu convenio o normativa para saber si las reglas de horas extras son diarias, semanales o ambas.
• Activa o prueba la suscripción Pro para configurar umbrales diarios y semanales en PayCheck AI.
• Introduce umbrales exactos en la app (ej. 8 h diarias, 40 h semanales) y guarda la configuración.
• Exporta el mes como CSV y abre la plantilla reutilizable (Fecha, Horas trabajadas, Extras diarias, Acumulado semanal, Extras semanales).
• Compara la suma manual con la estimación de PayCheck AI; revisa ajustes de fines de semana, festivos y ventana nocturna.
• Si corresponde, sube un recibo de sueldo para extracción y compara el bruto con la estimación mensual.
• Guarda la plantilla como copia por mes y documenta cualquier excepción (permisos, bajas, cambios de turno).

Preguntas frecuentes

¿PayCheck AI calcula automáticamente horas extra según mi convenio?

PayCheck AI (Pro) estima horas regulares y horas extra usando los umbrales diarios y semanales que configures. Sin embargo, debes ajustar la configuración para que refleje tu convenio. La app no garantiza cumplimiento legal ni reemplaza una nómina oficial.

¿Qué pasa si mis reglas dicen que se aplican tanto horas extras diarias como semanales?

Las reglas pueden superponerse. Determina la prioridad según tu convenio: algunos aplican primero el umbral diario y luego el ajuste semanal; otros solo reconocen la acumulación semanal. Usa la plantilla para modelar ambas posibilidades y comparar con la estimación de PayCheck AI.

Puedo usar PayCheck AI para pasar los datos directamente a mi nómina?

No. PayCheck AI puede exportar CSV/ICS y extraer datos de un recibo con AI una vez, pero no importa directamente a sistemas de nómina ni garantiza la exactitud legal o fiscal.

¿Cómo verifico si PayCheck AI está aplicando complementos por fin de semana o festivos?

En la configuración Pro puedes activar concesiones para fines de semana y festivos y elegir si se aplican como cantidad fija, por hora o porcentaje. Revisa que esas opciones estén definidas y luego compara la exportación CSV con tu plantilla para ver el efecto en el total.

¿Puedo compartir solo mi calendario de turnos con otros?

Sí. PayCheck AI permite crear una suscripción privada de solo lectura para Google, Apple o Outlook que se refresca desde la app. Esta suscripción no permite edición desde el calendario externo.