Checklist para subir un archivo de horario (Pro) y aprobar la extracción de IA

Antes de empezar: qué esperar de la extracción IA de horarios

La extracción IA convierte un PDF o imagen de rota en turnos individuales que luego puedes aprobar para crear un calendario. En la versión Pro puedes usar esta función como extracción puntual y revisar todos los turnos antes de importarlos.

La IA detecta días, horas de inicio/fin y, cuando es posible, rotaciones. Sin embargo, la calidad depende del formato del archivo y de la legibilidad. Por eso siempre debes revisar y, si es necesario, corregir turnos antes de finalizar la importación.

Recuerda: PayCheck AI permite exportar el calendario resultante en CSV o ICS y estimar el salario bruto para un mes seleccionado, pero no calcula impuestos ni sustituye comprobaciones contractuales. Las reglas de horas extraordinarias, nocturnidad y festivos varían según el país o convenio y deben configurarse en Pro si corresponde.

Paso 1 — Preparar y subir tu archivo

Elige la versión más legible del horario: preferiblemente un PDF generado digitalmente; si usas foto, asegúrate de buena iluminación y sin reflejos. Evita recortes que oculten columnas o notas importantes.

En la app Pro busca la opción de "Subir rota" o "Extraer IA" (interfaz según actualización). Sube el PDF o la imagen y confirma. El proceso es de una sola extracción: la IA extraerá los turnos detectados para revisión.

Mientras esperas, ten a mano cualquier información adicional: rotaciones recurrentes, abreviaturas usadas en la rota, nombres de empleados (si aplican) y excepciones conocidas.

Paso 2 — Revisión estructurada de los turnos detectados

Abre la vista previa que muestra cada turno detectado. Haz una revisión siguiendo este orden para minimizar errores:

- Verifica fechas: ¿Los días están alineados con el mes correcto y con el inicio de semana que usas?

- Revisa horas de inicio y fin: ¿Se han detectado correctamente los cruces de medianoche (p. ej., 22:00–06:00)?

- Comprueba nombres/asignaciones: Si el archivo incluía nombres, ¿están vinculados al turno correcto? En equipos, PayCheck AI muestra nombres de perfil si son usuarios del mismo equipo; la importación respeta visibilidad de perfil, no los detalles privados del usuario. - Detecta duplicados: ¿Aparece un mismo turno dos veces porque la rota tenía líneas superpuestas?

Paso 3 — Corregir errores comunes (ejemplos prácticos)

Aquí tienes tres ejemplos prácticos de corrección antes de importar:

Ejemplo A — Cruce de medianoche: la IA leyó 22:00–02:00 como dos turnos separados (22:00–23:59 y 00:00–02:00). Corrige manualmente para que el turno sea 22:00–02:00 con la fecha de inicio adecuada.

Ejemplo B — Abreviaturas mal interpretadas: la rota marca "AM" y "PM" y la IA convirtió ambos en mañana. Cambia el turno de "AM" 14:00–22:00 a "PM" 06:00–14:00 si ese era el significado en tu convenio.

Ejemplo C — Turno no asignado en equipo: la extracción dejó un turno como "sin asignar". Si trabajas en equipo y el turno debe asignarse, añade el nombre del miembro correspondiente o marca como abierto para que alguien lo solicite desde la interfaz de equipo.

Paso 4 — Aprobación final y opciones después de importar

Una vez corregidos todos los turnos, usa la opción de aprobar/importar. La acción crea un calendario de turnos que puedes revisar en la app.

Después de importar puedes: exportar el calendario como CSV o ICS; estimar el salario bruto del mes para comparar con una nómina; o, si eres usuario Pro, ajustar reglas de horas extra, ventanas de nocturnidad, o asignar pagos de fin de semana/festivos como importe fijo, por hora o porcentaje antes de usar estimaciones. Todas estas configuraciones afectan solo a tus cálculos dentro de la app y deben ajustarse según tu convenio.

Ten en cuenta que la importación no edita calendarios externos ni realiza sincronización bidireccional. Si quieres que otros vean el calendario, puedes crear una suscripción privada de solo lectura compatible con Google, Apple o Outlook; esta suscripción se refresca desde PayCheck AI.

Errores que requieren volver a subir el archivo

Si después de revisar aparece que faltan páginas enteras, columnas cruciales o hay distorsión de texto en la imagen, lo mejor es volver a generar una versión del archivo (escaneo a mayor resolución, PDF original) y repetir la extracción.

No guardes una importación con muchos errores con la intención de corregir masivamente después: mejora el archivo y vuelve a extraer para reducir trabajo manual.

Consejos prácticos para agilizar futuras extracciones

Usa plantillas de rota consistentes: encabezados claros y formatos de hora estándar reducen errores de detección.

Si trabajas en un equipo, acuerda abreviaturas y formatos antes de publicar rotas. La consistencia acelera la aprobación.

Guarda un registro del archivo original junto con las notas de corrección: te será útil ante dudas sobre discrepancias con la nómina o reclamaciones internas.

Lista práctica

• Archivo legible: PDF digital preferido o foto nítida sin reflejos
• Subí la rota usando la función de extracción IA (Pro: extracción puntual)
• Verifiqué que las fechas correspondan al mes correcto
• Confirmé horas de inicio y fin, incluyendo cruces de medianoche
• Revisé y corregí abreviaturas y códigos (AM/PM, TURNOS A/B)
• Comprobé asignaciones en equipo o marqué turnos como abiertos
• Eliminé duplicados y turnos inconsistente(s)
• Guardé correcciones y previsualicé antes de aprobar la importación final, no antes de exportar el calendario como CSV/ICS si es necesario para otro sistema (la exportación es manual).

Preguntas frecuentes

¿La extracción IA asigna automáticamente turnos a mis compañeros?

No necesariamente. La IA detecta texto y turnos; si el archivo incluye nombres y coinciden con perfiles del equipo, verás esos nombres. Si no, la extracción puede dejar turnos sin asignar y deberás asignarlos manualmente o dejarlos abiertos para que los miembros los soliciten.

¿Puedo confiar en la IA para calcular horas extra y pagos automáticamente?

La app puede estimar el salario bruto mensual y, en Pro, permite configurar umbrales y reglas (horas diarias/semanales, ventanas nocturnas, recargos por fin de semana o festivos) que afectan esas estimaciones. Sin embargo, no calcula impuestos ni reemplaza comprobaciones contractuales o nóminas oficiales; siempre verifica según tu convenio o legislación local.

¿Qué hago si la IA divide un turno que cruza medianoche en dos?

Edita el turno en la vista previa para unirlo como un solo turno (por ejemplo, 22:00–06:00) y asegúrate de que la fecha de inicio sea la correcta. Si hay muchos casos por mala calidad del archivo, sube una versión mejorada y vuelve a extraer.

¿Puedo exportar los turnos aprobados a Google Calendar o Outlook?

Sí: puedes exportar el calendario aprobado como ICS para importar en otros calendarios. También puedes crear una suscripción privada de solo lectura que se refresca desde la app, pero no permite edición desde el calendario externo.

¿Qué diferencias hay entre una corrección manual y subir otra vez el archivo?

Si los errores son puntuales (horas mal leídas, abreviaturas), corrige manualmente en la vista previa. Si faltan páginas, columnas o hay distorsión generalizada, es mejor generar una versión del archivo de mejor calidad y repetir la extracción.