Überstunden & Zuschläge richtig konfigurieren: So richtest du tägliche, wöchentliche und Nacht‑Zuschläge ein

Warum korrekte Zuschlagsregeln wichtig sind

Deine geschätzte Bruttosumme richtet sich nicht nur nach Stunden und Stundensatz, sondern auch nach den Regeln, die dein Tool zur Berechnung von Zuschlägen verwendet. Falsche oder fehlende Overtime‑Schwellen können dazu führen, dass Überstunden nicht erfasst oder falsch klassifiziert werden.

Regeln für Nacht‑, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge unterscheiden sich je nach Land, Tarifvertrag oder Arbeitgebervereinbarung. Dieser Artikel zeigt dir, wie du die Einstellungen so abgleichst, dass die Schätzungen realistischer werden. Er ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung.

Welche Einstellungen du in PayCheck AI nutzen kannst

Während einer aktiven Pro‑Testphase oder mit einem bezahlten Pro‑Abo kannst du in PayCheck AI tägliche und wöchentliche Overtime‑Schwellen setzen, automatische Nachtfenster definieren sowie Wochenend‑ und Feiertagszuschläge als Pauschale, Stundenbetrag oder Prozentsatz anlegen.

PayCheck AI erlaubt dir außerdem, einen Schichtkalender zu erstellen (einzelne Schichten, Vorlagenrotationen oder tagebasierte Rotationen), das Ergebnis als CSV/ICS zu exportieren und eine geschätzte Bruttosumme anzuzeigen. Du kannst auch einen Einmal‑Payslip hochladen, damit die KI die Zahlen extrahiert und du den Vergleich mit dem Monatskalender prüfen kannst.

Konkretes Beispiel: Schichtreihe und gewünschte Regeln

Beispielschichtreihe (hypothetisch, manuell zu überprüfen): - Mo: 08:00–16:00 (8 h) - Di: 13:00–21:00 (8 h) - Mi: 22:00–06:00 (8 h, Nacht) - Do: frei - Fr: 18:00–02:00 (8 h, Nacht) - Sa: 10:00–18:00 (8 h, Wochenende) - So: 12:00–20:00 (8 h, Wochenende) Annahme: Grundstundensatz: 15,00 €.

Gewünschte Zuschlagsregeln: - Tägliche Overtime: ab 8,5 h pro Tag (ab 0,5 h wird Überstunde gezählt) - Wöchentliche Overtime: ab 40 h/Woche - Nachtfenster: 22:00–06:00, Zuschlag +25 % pro Stunde - Wochenendzuschlag: Samstag +15 %, Sonntag +25 % - Feiertagszuschlag: pauschal +50 € pro Feiertag (falls zutreffend)

Wichtig: Alle in diesem Beispiel verwendeten Multiplikatoren und Beträge sind hypothetisch. Überprüfe mit deinem Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung die korrekten Werte.

Schritt‑für‑Schritt: Einstellungen so anlegen, dass die Schätzung passt

1) Schichten im Kalender anlegen: Erstelle deine Schichten in PayCheck AI als einzelne Schichten oder importiere eine Rotation. Achte bei Nachtschichten auf Start‑ und Enduhrzeiten — die App erkennt über Mitternacht laufende Schichten, wenn du 22:00–06:00 einträgst.

2) Grundstundensatz setzen: Trage den tatsächlichen Bruttostundensatz im persönlichen Pay‑Bereich ein. Die Schätzung rechnet dann mit diesem Basiswert.

3) Tägliche Overtime‑Schwelle konfigurieren: In den Pro‑Einstellungen kannst du die Uhrzeit‑/Tagesgrenze festlegen (z. B. ab 8,5 h/Tag). Wenn deine Schichtlängen gelegentlich die Grenze überschreiten (z. B. 9 h), werden diese zusätzlichen Stunden als tägliche Überstunden markiert.

4) Wöchentliche Overtime einstellen: Lege die Wochenarbeitszeit fest, ab der wöchentliche Überstunden beginnen (z. B. 40 h/Woche). PayCheck AI verfolgt reguläre und Überstundenstunden über deine Kalenderwoche hinweg und zeigt die entsprechenden Summen an (die App schätzt die Bruttoauswirkung anhand deiner Regeln). Hinweis: Wöchentliche Overtime kann zur täglichen Overtime hinzukommen – definiere vorher, wie dein Arbeitgeber das handhabt (z. B. keine Doppelzählung). PayCheck AI stellt die registrierten Stunden dar, du kontrollierst die Interpretation entsprechend deines Vertrags manuell bei Bedarf, da das Tool keine rechtliche Garantie bietet.

Nacht‑, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge einrichten

Nachtfenster definieren: Lege ein Nachtfenster von 22:00–06:00 an und trage den Zuschlag als Prozentsatz (z. B. +25 %). PayCheck AI markiert automatisch die Stunden, die in dieses Fenster fallen und rechnet die geschätzte Zuschlagsvergütung.

Wochenendzuschläge: Konfiguriere separat für Samstag und Sonntag den Prozentsatz oder einen festen Stundenbetrag. In unserem Beispiel wären das +15 % für Samstag, +25 % für Sonntag.

Feiertagszuschlag als Pauschale: Falls dein Vertrag Feiertagsarbeit mit einer Pauschale belohnt, kannst du in den Pro‑Einstellungen einen festen Betrag pro Feiertag hinterlegen (z. B. +50 €). PayCheck AI wendet diesen Betrag auf Schichten an, die als Feiertagsarbeit markiert wurden oder die du manuell kennzeichnest.

Prüfe: Nach dem Speichern der Regeln schaue dir die Schichtübersicht an. PayCheck AI zeigt eine geschätzte Bruttosumme inklusive der angewendeten Zuschläge an. Exportiere die CSV, wenn du die Zeilen sauber nach Stundenart (regulär, täglich OT, wöchentlich OT, Nacht, Sa./So., Feiertag) getrennt haben möchtest.

Wie du die Beispielrechnung prüfst (Kurzrechnung)

1) Gesamtstunden der Woche zusammenzählen: 7 Schichten × 8 h = 56 h. 2) Wöchentliche OT (ab 40 h): 56 − 40 = 16 h (wöchentliche Überstunden). 3) Tägliche OT prüfen: In unserem Beispiel liegt keine Schicht über 8,5 h, also keine zusätzliche tägliche OT. 4) Nachtstunden zählen: Mi (22–06) = 8 h Nacht, Fr (18–02) = 4 h Nacht (22–02) = 4 h Nachtanteil. Gesamt Nachtstunden = 12 h. 5) Wochenendstunden: Sa 8 h, So 8 h = 16 h Wochenend. 6) Zuschlagsberechnung (hypothetisch): - Basislohn: 56 h × 15,00 € = 840,00 € - Wöchentliche OT (angenommen +25 % auf Stundenlohn): 16 h × 15,00 € × 0,25 = 60,00 € - Nachtzuschlag (+25 % auf Nachtstunden): 12 h × 15,00 € × 0,25 = 45,00 € - Wochenendzuschläge: Sa (+15 %) 8 h × 15,00 € × 0,15 = 14,40 €; So (+25 %) 8 h × 15,00 € × 0,25 = 30,00 € - Feiertage: keine in diesem Beispiel - Geschätztes Brutto (Summe): 840,00 + 60,00 + 45,00 + 14,40 + 30,00 = 989,40 €

In PayCheck AI kannst du die gleiche Rechnung gegen die Kalendersummen laufen lassen und bei Bedarf einen Payslip hochladen, damit die KI einmalig die Bruttowerte extrahiert und du die Zahlen vergleichst.

Tipps zur Genauigkeit und häufige Stolperfallen

Achte auf Schichten über Mitternacht: Trage Start‑ und Endzeit korrekt ein, damit Nachtfenster und Tage korrekt zugeordnet werden.

Doppelte Überstunden vermeiden: Manche Arbeitsverträge schließen die doppelte Anwendung von täglicher und wöchentlicher Overtime aus. Wenn dein Arbeitgeber das so handhabt, dokumentiere die gewünschte Priorität und kontrolliere die Summen manuell, denn PayCheck AI zeigt die registrierten Kategorien, aber nicht die rechtliche Interpretation.

Feiertage lokal prüfen: Ob ein Tag als gesetzlicher Feiertag zählt, variiert stark. Markiere Feiertage im Kalender oder prüfe vor dem Anwenden der pauschalen Feiertagszuschläge.

Vergleich mit Beleg: Lade einen Payslip hoch und nutze die einmalige KI‑Extraktion, um Differenzen zu finden. Das hilft, falsche Schwellen oder falsche Zuschlagsarten zu erkennen.

Praktische Checkliste

• Alle Schichten mit korrekter Start‑ und Endzeit in den Kalender eintragen (auch über Mitternacht).
• Grundstundensatz in den persönlichen Einstellungen setzen.
• Tägliche Overtime‑Schwelle definieren (z. B. ab 8,5 h/Tag).
• Wöchentliche Overtime‑Schwelle festlegen (z. B. ab 40 h/Woche).
• Nachtfenster (z. B. 22:00–06:00) anlegen und Zuschlag als %/€/h hinterlegen.
• Wochenendzuschläge für Samstag und Sonntag eintragen (Prozentsatz oder fester Betrag).
• Feiertagszuschlag (falls relevant) als Pauschale, Stundenbetrag oder Prozentsatz konfigurieren.
• Nach dem Speichern: Kalendersicht prüfen und geschätzte Bruttosumme ansehen; bei Abweichungen CSV exportieren und Zeilen prüfen.
 (Optional) Payslip hochladen und KI‑Extraktion zum Abgleich verwenden.

Häufig gestellte Fragen

Kann PayCheck AI gesetzliche Regeln oder Tarifverträge automatisch übernehmen?

Nein. PayCheck AI erlaubt das Setzen von Overtime‑Schwellen und Zuschlägen, übernimmt aber nicht automatisch gesetzliche oder tarifliche Regelwerke. Prüfe deine Vereinbarungen und gib die entsprechenden Werte manuell ein.

Zählt PayCheck AI tägliche und wöchentliche Überstunden automatisch doppelt?

Die App zeigt sowohl täglich als auch wöchentlich erfasste Überstunden an. Ob beide Arten gleichzeitig bezahlt werden oder nicht, hängt von deinem Arbeitsvertrag. Du solltest die gewünschte Priorisierung prüfen und gegebenenfalls die Einstellungen anpassen oder die Summen manuell interpretieren.

Wie funktioniert das Nachtfenster bei Schichten, die über Mitternacht gehen?

Definiere das Nachtfenster (z. B. 22:00–06:00). PayCheck AI markiert dann die Stunden innerhalb dieses Fensters – auch wenn die Schicht über Mitternacht läuft – und rechnet Zuschläge für diese Stunden in die Schätzung ein.

Kann ich meine geschätzte Bruttosumme mit meinem Lohnzettel abgleichen?

Ja. Du kannst einen Payslip hochladen und die KI einmalig die Zahlen extrahieren lassen, um die Bruttosumme mit dem Monatskalender zu vergleichen. Die App speichert die hochgeladenen Dokumente nicht dauerhaft als Garantie für Genauigkeit.

Kann PayCheck AI Lohnbuchhaltung oder Steuern berechnen?

Nein. PayCheck AI schätzt Bruttowerte auf Basis deiner Eingaben, berechnet aber keine Steuern und gibt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Die geschätzten Werte musst du gegebenenfalls mit deiner Personalabteilung oder Steuerberaterin abgleichen.