Überstunden korrekt erfassen: Tägliche & wöchentliche Schwellen in PayCheck AI einrichten

Warum Überstunden nachverfolgen wichtig ist

Überstunden erfassen hilft, Ansprüche gegenüber Arbeitgebern, korrekte Vergütung und den eigenen Überblick über Arbeitsbelastung zu sichern. Regeln für Überstunden (z. B. wann Zuschläge fällig werden oder ob Ausgleich in Freizeit stattfindet) variieren stark nach Land, Tarifvertrag und individuellem Arbeitsvertrag. Diese Anleitung erklärt die technische Umsetzung in PayCheck AI, ersetzt aber keine arbeitsrechtliche Beratung.

PayCheck AI bietet Werkzeuge, um Überstunden nachverfolgen zu können: ein persönlicher Schichtkalender, Exportfunktionen (CSV/ICS), Pro‑Einstellungen für tägliche und wöchentliche Schwellen sowie Zusatzoptionen wie Nachtfenster, Wochenend- und Feiertagszuschläge (als Pauschale, Stundenbetrag oder Prozent).

Kurzüberblick: Was du in Pro einstellen kannst

Mit einem aktiven Pro‑Trial oder bezahlten Pro‑Abo kannst du in den Einstellungen: tägliche und wöchentliche Überstundenschwellen definieren; ein Nachtfenster erlauben; Wochenend‑ oder Feiertagszuschläge als Pauschale, pro Stunde oder prozentual festlegen; und Schichten im Kalender anlegen oder per Rota‑PDF importieren.

Wichtig: PayCheck AI zeigt die getrackten normalen und Überstunden sowie Schichtdaten an und ermöglicht den CSV‑Export zur eigenen Prüfung. Die App berechnet keine Steuern und garantiert keine rechtliche oder payroll‑konforme Abrechnung — alle Zahlen sind Hilfswerte.

Schritt 1: Tägliche und wöchentliche Schwellen setzen

Öffne PayCheck AI und wechsle in den Pro‑Einstellungsbereich für Arbeitszeitregeln. Dort findest Optionen für tägliche und wöchentliche Schwellen. Täglich bedeutet: ab wie vielen Stunden an einem Kalendertag Überstunden zählen; wöchentlich bezieht sich auf die Summe über eine definierte Woche.

Gängige Vorgehensweise: Lege zuerst die normale tägliche Soll‑Arbeitszeit fest (z. B. 8 h). Setze dann die tägliche Überstundenschwelle auf diesen Wert (z. B. 8 h). Für die wöchentliche Schwelle definierst du üblicherweise die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit (z. B. 40 h). In den Pro‑Einstellungen kannst du angeben, ob die App täglich oder wöchentlich priorisieren soll, falls beide Regeln greifen.

Schritt 2: Nacht‑, Wochenend‑ und Feiertagsregeln hinzufügen

Wenn du Nachtarbeit, Wochenendarbeit oder Feiertage extra vergütet bekommen solltest, kannst du in Pro ein Nachtfenster (z. B. 22:00–06:00) sowie Wochenend‑ und Feiertagszuschläge konfigurieren. Diese Zuschläge können als fixer Betrag, Stundenbetrag oder Prozentsatz eingegeben werden.

Beispiel: Du legst ein Nachtfenster 22:00–06:00 an und definierst Wochenendzuschlag als +25 % pro Nachtstunde. Beachte: Die App zeigt dir die entsprechend markierten Stunden im Kalender und berechnet in der Anzeige hypothetische Zuschläge — das ist eine Unterstützung beim Nachverfolgen, keine rechtsverbindliche Abrechnung.

Konkretes Beispiel: Schichtplan und manuelle Berechnung

Angenommen, du arbeitest in einer Woche mit den Schichten: Montag 08:00–16:00 (8 h), Dienstag 12:00–20:00 (8 h), Mittwoch 08:00–18:00 (10 h), Donnerstag 20:00–04:00 (8 h, Nacht), Freitag 08:00–12:00 (4 h). Vertraglich: 8 h/Tag, 40 h/Woche. In den Pro‑Einstellungen hast du tägliche Schwelle 8 h, wöchentliche Schwelle 40 h, Nachtfenster 22:00–06:00 und Wochenendzuschlag nicht relevant.

Schrittweise manuelle Prüfung: Summe der Stunden pro Tag: Mo 8, Di 8, Mi 10, Do 8, Fr 4 → Wochenstunden total = 38 h. Tägliche Überstunden: nur Mittwoch hat 2 h über 8 h → 2 h. Wöchentliche Überstunden: Gesamtsumme 38 h < 40 h → keine zusätzliche wöchentliche Überstunde. Nachtstunden: Donnerstag 20:00–04:00 enthält 22:00–04:00 = 6 Nachtstunden; diese werden im Kalender markiert und bei Zuschlagsberechnung berücksichtigt, falls definiert.

In PayCheck AI siehst du diese Schichten im Kalender, die markierten Nachtstunden und die hervorgehobenen 2 h als tägliche Überstunden. Exportiere die Woche als CSV, um die Zeilen mit Start, Ende, Dauer, Nachtkennzeichnung und Überstundenflag in einer Tabellenkalkulation zu prüfen.

Beispiel: Hypothetische Entlohnungssumme prüfen (manuell)

Nehmen wir einen hypothetischen Stundenlohn von 15 € (nur als Rechenbeispiel). Pro Stundenlohn rechnest du: normale Stunden 36 h × 15 € = 540 €. Tägliche Überstunden 2 h × 15 € × 1,0 = 30 € (falls keine Zuschläge vereinbart). Nachtzuschlag: wenn du z. B. +25 % für Nachtstunden bekommst und 6 Nachtstunden auf Donnerstag anfallen, dann 6 h × 15 € × 0,25 = 22,50 € Zuschlag.

In Summe (hypothetisch): 540 € + 30 € + 22,50 € = 592,50 €. Achte darauf, dass PayCheck AI diese Zahlen als unterstützende Schätzung anzeigen kann, aber du musst Lohnrechner, Tarifbestimmungen oder die Gehaltsabrechnung deines Arbeitgebers für verbindliche Werte heranziehen.

Export & Abgleich mit Gehaltsnachweis

Exportiere deinen Kalendermonat als CSV aus PayCheck AI. Im Export findest du Start-/Endzeiten, Dauer, Kennzeichnungen für Nacht/Wochenende und markierte Überstunden. Das CSV ist praktisch, um Summen in Excel/Numbers oder einem anderen Tool zu prüfen oder deinem Lohnabrechnungs‑Beleg gegenüberzustellen.

PayCheck AI erlaubt außerdem einmaliges Hochladen einer Gehaltsabrechnung zur KI‑Extraktion und zum Vergleich des ausgewählten Kalendermonats mit dem ausgewiesenen Bruttolohn. Diese Funktion hilft dir, Auffälligkeiten zu erkennen, ersetzt aber nicht die formelle Prüfung durch eine Lohnstelle oder Beratung.

Praktische Checkliste

• Pro‑Abo aktivieren (oder Pro‑Trial starten), um tägliche/wöchentliche Schwellen zu konfigurieren.
• Vertragliche Soll‑Arbeitszeit pro Tag und pro Woche notieren (z. B. 8 h/Tag, 40 h/Woche).
• In PayCheck AI tägliche und wöchentliche Schwellen entsprechend einstellen.
• Bei Bedarf Nachtfenster, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge konfigurieren (Pauschale, Stundenbetrag oder Prozent).
• Schichten im Kalender erfassen oder per Rota‑PDF importieren und Überprüfungen vor dem Import bestätigen.
• Wöchentlich oder monatlich CSV exportieren und Summen in einer Tabellenkalkulation gegenrechnen.
• Optional: Gehaltsabrechnung hochladen und die KI‑Extraktion zum Abgleich nutzen.
• Bei Unsicherheit arbeitsrechtliche oder steuerliche Beratung einholen — Regeln variieren lokal und nach Tarifvertrag.

Häufig gestellte Fragen

Kann PayCheck AI automatisch Überstunden auszahlen?

Nein. PayCheck AI hilft beim Erfassen und Schätzen von regulären und Überstunden sowie Zuschlägen. Es führt jedoch keine Auszahlung durch und übernimmt nicht die rechtsverbindliche Lohnberechnung oder Steuerberechnung.

Wie erkennt die App Nachtstunden oder Wochenenden?

In Pro kannst du ein Nachtfenster (z. B. 22:00–06:00) definieren; Stunden innerhalb dieses Fensters werden im Kalender markiert. Wochenend‑ und Feiertagskennzeichnungen lassen sich ebenfalls aktivieren, und du kannst Zuschläge als Pauschale, pro Stunde oder Prozent angeben.

Was passiert, wenn tägliche und wöchentliche Regeln gleichzeitig greifen?

Die Pro‑Einstellungen geben dir die Möglichkeit, Prioritäten festzulegen (z. B. tägliche Regel zuerst anwenden). Ob eine Regel Vorrang hat, legst du beim Konfigurieren der Arbeitszeitregeln fest. Beachte: Rechtliche Vorgaben oder Tarifverträge können jedoch andere Vorgaben machen — dies ist eine technische Einstellung zur Nachverfolgung.

Kann ich meine Daten an die Lohnabrechnung weitergeben?

Ja, du kannst den CSV‑Export verwenden, um erfasste Schichten und Überstunden an deine Lohnstelle weiterzugeben. PayCheck AI speichert und exportiert Schichtdaten; du musst jedoch sicherstellen, dass diese den Anforderungen deines Arbeitgebers genügen.

Sind die vorgeschlagenen Zuschläge rechtlich verbindlich?

Nein. Zuschläge und Berechnungen in PayCheck AI sind Hilfswerte zur Nachverfolgung. Ob und wie Zuschläge rechtlich fällig sind, hängt von Gesetzen, Tarifverträgen und individuellen Arbeitsverträgen ab.