Monatsdaten an den PayCheck‑Checker schicken und Unterschiede prüfen

Was bedeutet „Monat an den Checker schicken“?

In PayCheck AI arbeitet der Vergleich auf Basis eines ausgewählten Kalendermonats oder einzelner Schichten: Sie wählen den Monat in Ihrem Dienstplan aus und vergleichen die geschätzte Bruttosumme mit Ihren eigenen Aufzeichnungen oder einer hochgeladenen Lohnabrechnung. Die App kann eine geschätzte Bruttosumme aus dem Kalender ableiten, wenn Schichten, Stunden und Ihre persönlichen Entgeltregeln eingegeben sind.

Wichtig: PayCheck AI schickt keine Daten automatisch an Dritte. „Schicken“ meint hier: den Kalendermonat auswählen, die berechneten Werte prüfen und optional einen einmaligen Upload einer Lohnabrechnung zur AI‑Extraktion nutzen, um die extrahierten Bruttowerte gegenüber dem Kalendermonat zu vergleichen.

Welche Felder und Regeln die App auswertet

Wenn Sie einen Monat prüfen, berücksichtigt PayCheck AI die Informationen, die in Ihrem Kalender und in Ihren persönlichen Pay‑Einstellungen hinterlegt sind. Zu den wichtigsten Eingaben gehören:

- Schichtbeginn und -ende (Datum und Uhrzeit) — ermittelt gearbeitete Stunden pro Schicht.

- Reguläre Stunden vs. Überstunden (die App verfolgt reguläre und überstundenbasierte Stunden).

- Persönliche Entgeltregeln, wenn Sie Pro‑Funktionen aktiv haben: tägliche und wöchentliche Überstundenschwellen, Nacht‑Fenster‑Zuschläge, Wochenendzuschläge und Feiertagszuschläge (als pauschaler Betrag, Betrag pro Stunde oder Prozentsatz). Diese Einstellungen beeinflussen die Schätzung der Bruttosumme während eines Monatsverkehrsprüfungsprozesses, müssen aber zuvor korrekt konfiguriert sein (gilt nur bei aktivem Pro‑Trial oder Abo).

Schrittweise Anleitung: Einen Monat vorbereiten und vergleichen

1) Sicherstellen, dass Ihr Kalender vollständig ist: Tragen Sie alle Schichten, freien Tage, Urlaub und krank gemeldete Tage ein. Team‑Funktionen erlauben es Planern, Teammitglieder zu sehen — private Zahlungen oder medizinische Details werden nicht geteilt.

2) Pay‑Einstellungen prüfen (bei Pro): Legen Sie Überstundenschwellen, Nachtfenster und Zuschlagsregelungen fest, die im Monat gelten sollen. Ohne diese Regeln nutzt die App nur Stundenwerte und kann Zuschläge nicht automatisch schätzen.

3) Monat auswählen: Öffnen Sie die Kalenderansicht und wählen Sie den betreffenden Monat aus. Die App zeigt eine Schätzung der Bruttosumme basierend auf den Schichten und Ihren Pay‑Regeln an.

4) Optional: Lohnabrechnung hochladen (einmalig) zur AI‑Extraktion: Wenn Sie eine Lohnabrechnung haben, können Sie diese hochladen, um die darin ausgewiesene Bruttosumme automatisch extrahieren zu lassen. Anschließend vergleichen Sie den extrahierten Bruttowert mit der Kalender‑Schätzung für denselben Monat.

Welche Fehlerquellen führen zu Abweichungen?

Oft sind Abweichungen nicht auf einen Fehler in der App zurückzuführen, sondern auf fehlende oder falsche Eingaben:

- Fehlende oder falsch eingetragene Schichten (Start/Ende oder Pausen nicht berücksichtigt).

- Ungenaue Pay‑Einstellungen: keine aktivierten Überstundenschwellen oder falsche Zuschlagssätze/Typen (pauschal statt pro Stunde, Prozent statt absolut).

- Unterschiedliche Auslegungen von „Arbeitszeit“ in Ihrer Lohnabrechnung (z. B. bezahlte Pausen, Rundungsregeln, steuerliche Abzüge — PayCheck AI schätzt Bruttosummen, berechnet aber keine Steuern). Regeln zu Pausen, Rundung oder bezahlter Wartezeit variieren nach Land oder Tarifvertrag; diese müssen Sie manuell berücksichtigen.

Vergleichs‑Template: So prüfen Sie Schritt für Schritt

Nutzen Sie eine einfache Tabelle (z. B. Excel oder Google Sheets). Spaltenvorschlag:

- A: Datum

- B: Schichtbeginn

- C: Schichtende (oder Stunden insgesamt, falls Sie Stunden notieren statt Zeiten), - D: Gearbeitete Stunden (netto nach Pausen, manuell berechnen falls notwendig), - E: Überstunden laut Ihrer Berechnung (z. B. Stunden über der täglichen/wöchentlichen Schwelle), - F: Zuschläge je Schicht (Betrag) — Nacht/Weekend/Feiertag, sofern zutreffend, - G: Stundensatz (Brutto, falls Sie ihn kennen), - H: Bruttobetrag pro Schicht = (D * G) + F, - I: Summe App‑Schätzung für den Tag/Schicht (zum Abgleich mit Spalte H), - J: Differenz = I − H (zeigt Abweichung an).

Konkretes, hypothetisches Rechenbeispiel (manuell beachten)

Hinweis: Alle Zahlen sind nur hypothetisch und dienen der Demonstration. Nehmen wir eine Schicht am 10. eines Monats mit 8 Stunden, Stundensatz 15 € brutto, kein Überstundenzuschlag, aber Wochenendzuschlag 20 % (falls Wochenende).

Wenn die Schicht ein regulärer Wochentag ist: Bruttobetrag pro Schicht = 8 h × 15 € = 120 €.

Ist es ein Wochenende und Sie haben in Ihren Pay‑Einstellungen einen Wochenendzuschlag von 20 % als Prozentsatz eingegeben, rechnet die Schätzung: Zuschlag = 120 € × 0,20 = 24 € → Schichtbrutto = 144 €.

Tragen Sie diese Zahlen in die Vergleichstabelle ein und vergleichen Sie mit der App‑Schätzung. Differenzen weisen auf eingestellte oder fehlende Zuschläge, unterschiedliche Pausenbehandlungen oder auf Rundungsunterschiede hin.

Exportieren und externe Prüfung

PayCheck AI erlaubt den Export Ihres Kalenders als CSV oder ICS. Exportieren Sie den Monat als CSV, um Ihre Schichtliste in ein Tabellenkalkulationsprogramm zu laden und automatisierte Summen/Formeln anzuwenden. Das CSV enthält in der Regel Datum, Start/End, Dauer — prüfen Sie nach dem Export, welche Spalten vorhanden sind und ergänzen Sie gegebenenfalls manuell fehlende Felder wie Zuschläge oder Stundensätze.

Wenn Sie eine Lohnabrechnung hochgeladen haben und die AI eine Bruttosumme extrahiert hat, nutzen Sie diese als Referenzwert in Ihrer Vergleichstabelle (z. B. in einer separaten Zeile „Brutto laut Abrechnung“).

Praktische Checkliste

• Alle Schichten des Monats vollständig im Kalender eintragen (Start/Ende, Pausen).
• Bei Pro: Überstundenschwellen, Nacht‑Fenster, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge korrekt konfigurieren.
• Monat in der Kalenderansicht auswählen und geschätzte Bruttosumme notieren.
• Optional: Lohnabrechnung einmalig hochladen und extrahierte Bruttosumme prüfen.
• CSV‑Export des Monats durchführen und Vergleichstabelle (Datum, Stunden, Zuschläge, Bruttosumme) ausfüllen.
• Differenzen analysieren: fehlende Schichten, unterschiedliche Pausenregeln, Rundung oder abweichende Zuschlagsdefinitionen prüfen.
• Bei Teamkalendern: beachten, dass private Pay‑Einstellungen und medizinische Details nicht geteilt werden.

Häufig gestellte Fragen

Kann PayCheck AI automatisch meine Lohnabrechnung mit dem Kalender abgleichen?

Sie können eine Lohnabrechnung einmalig hochladen; die App extrahiert die Bruttosumme per AI zur einmaligen Überprüfung. Einen automatischen Dauerabgleich oder eine direkte Lohnbuchungs‑Schnittstelle bietet PayCheck AI nicht.

Warum stimmt die App‑Schätzung nicht mit meiner Abrechnung überein?

Häufige Gründe sind fehlende Schichten, unterschiedliche Behandlung von Pausen, nicht konfigurierte Zuschlagsregeln oder Rundungsregeln. Prüfen Sie Ihre Pay‑Einstellungen (bei Pro) und vergleichen Sie Schicht für Schicht mit dem Vergleichs‑Template.

Welche Zuschläge berücksichtigt PayCheck AI automatisch?

Während eines aktiven Pro‑Trials oder bei Abo können Sie tägliche und wöchentliche Überstundenschwellen, Nacht‑Fenster‑Zuschläge, Wochenendzuschläge und Feiertagszuschläge als pauschalen Betrag, Betrag pro Stunde oder Prozentsatz konfigurieren. Die App nutzt diese Regeln zur Schätzung des Bruttos.

Kann die App Steuern und Abzüge berechnen?

Nein. PayCheck AI schätzt Bruttobeträge basierend auf Schichten und eingetragenen Zuschlagsregeln; Steuer‑ oder Abzugsberechnungen werden nicht vorgenommen.

Wie kann ich Rundungs‑ oder Pausenabweichungen dokumentieren?

Führen Sie in Ihrer Vergleichstabelle eine Spalte für „Pausenbehandlung“ und eine für „Rundung“ ein. Notieren Sie, ob Pausen bezahlt wurden und welche Rundungsregel Ihre Lohnabrechnung anwendet. So sehen Sie schnell, wo kleine Differenzen entstehen.