Lohnabrechnung prüfen: So vergleichst du deine Gehaltsabrechnung mit deinem Schichtmonat

Warum Lohnabrechnung prüfen?

Fehler können schnell passieren: falsche Stunden, vergessene Zuschläge oder falsch angesetzte Überstunden. Für Schichtarbeiter:innen ist der Abgleich mit dem tatsächlichen Schichtkalender besonders wichtig, weil Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge sowie Überstunden das Brutto deutlich verändern können.

Die Methode hier fokussiert auf einen praktischen Vergleich: du extrahierst einmalig die Bruttozahlen aus deiner Lohnabrechnung per KI-Upload und vergleichst diese Werte mit dem von dir gepflegten Schichtmonat.

Was du brauchst, bevor du startest

1) Deine Lohnabrechnung als PDF oder Bild (Frontseite mit Bruttoangaben). PayCheck AI erlaubt einen einmaligen Upload zur KI-Extraktion von Lohnzahlen.

2) Einen gepflegten Schichtkalender im Tool: alle deine Schichten im fraglichen Monat, inklusive Beginn/Ende, Pausen, und markierte Abwesenheiten (Urlaub, Krank).

3) Deine persönlichen Lohnvereinbarungen: Stundenlohn, vereinbarte Zuschläge, und wenn du Pro nutzt: eingerichtete Überstunden-Schwellen, Nachtfenster, Wochenend- und Feiertagszuschläge (als Pauschale, pro Stunde oder Prozent).

Schritt-für-Schritt: Lohnabrechnung prüfen mit KI-Extraktion

1) Schichtmonat vorbereiten: Trage alle Schichten (reguläre, Überstunden, freie Tage, Krank-/Urlaubstage) in deinen Kalender ein. Nutze Presets oder erstelle eigene Rotationstag-Regeln, wenn das hilft.

2) Optionale Pro-Settings prüfen (nur bei aktivem Pro Trial/Subscription): Lege tägliche/wöchentliche Überstunden-Schwellen, Nachtfenster und Zuschlagsregeln fest. Diese Einstellungen helfen, die kalendarisch ermittelte Bruttosumme näher an der tatsächlichen Abrechnung zu halten.

3) Lohnabrechnung hochladen: Lade die Lohnabrechnung als PDF oder Bild hoch. PayCheck AI führt eine einmalige KI-Extraktion der relevanten Bruttozahlen durch. Hinweis: Dokumente werden für die einmalige Extraktion genutzt — das Tool speichert hochgeladene Dokumente nicht als dauerhafte, editierbare Abrechnung.

4) Extrahierte Bruttozahlen prüfen: Vergleiche die vom Tool extrahierten Bruttobeträge mit dem direkten Blick auf der Abrechnung und korrigiere bei Erkennungsfehlern. Die Extraktion liefert dir die Basiswerte, die du mit deinem Kalender vergleichen wirst (Bruttolohn, Zuschläge, ggf. Stundenangaben). PayCheck AI selbst berechnet keine Steuern und garantiert keine buchhalterische Richtigkeit – der Vergleich ist eine Kontrolle für dich, kein offizieller Lohnbeleg-Ersatz.

Durchgerechnetes Beispiel (hypothetisch)

Hinweis: Alle in diesem Beispiel genannten Löhne, Zuschläge und Berechnungen sind hypothetisch und manuell gerechnet. Das Tool kann dich bei der Datenerfassung unterstützen; die Verantwortung für die Prüfung liegt bei dir.

Ausgangslage: Du arbeitest in einem Monat mit 160 regulären Stunden, 12 Überstunden und erhältst 20 Stunden Nachtzuschlag sowie 2 Wochenenddienste. Vereinbarte Löhne/Zuschläge (hypothetisch):

- Stundenlohn (Regel): 15,00 € brutto/stunde

- Überstundenzuschlag: 25 % auf Stundenlohn (also 18,75 €/h für Überstunden), - Nachtzuschlag: 20 % auf Stundenlohn (also 18,00 €/h für Nachtstunden), - Wochenendzuschlag: Pauschal 30,00 € pro Wochenenddienst (nicht pro Stunde). (Diese Werte sind beispielhaft und müssen in deinem Arbeitsvertrag stehen.)

Manuelle Rechnungsführung des Beispiels

1) Regelstunden: 160 h × 15,00 € = 2.400,00 €

2) Überstunden: 12 h × 18,75 € = 225,00 €

3) Nachtstunden: 20 h × 18,00 € = 360,00 €

4) Wochenendpauschalen: 2 × 30,00 € = 60,00 € (gesamt) Zwischensumme (Brutto, hypothetisch): 2.400,00 + 225,00 + 360,00 + 60,00 = 3.045,00 € brutto (monatlich). Diese Summe ist deine erwartete Bruttosumme aus dem Schichtkalender und deinen Vertragswerten. Vergleiche sie mit der extrahierten Bruttosumme von der Lohnabrechnung.

Wie du Abweichungen findest und einordnest

1) Kleinere Differenzen: Rundungsdifferenzen oder abweichende Stunden (z. B. Pausenregelungen) erklären oft wenige Euro Abweichung.

2) Größere Differenzen: Prüfe, ob Überstunden, Nacht- oder Wochenendzuschläge auf der Abrechnung fehlen oder anders berechnet sind. Vergleiche zusätzlich Stundenangaben (Regel vs. abgerechnete Stunden).

3) Was tun bei Unklarheiten: Lege die Abrechnung und deinen Kalendermonat gemeinsam deiner Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung vor. Die KI-Extraktion hilft dir, die relevanten Zahlen schnell parat zu haben.

Nützliche Funktionen von PayCheck AI für diesen Prozess

- Einmalige KI-Extraktion einer hochgeladenen Lohnabrechnung: schnell die Bruttozahlen herausziehen und prüfen.

- Kalender mit Schichten bauen: einzelne Schichten eintragen, Preset-Rotationen oder tagbasierte Rotationen nutzen und über Geräte synchronisieren.

- Pro-Features (bei aktivem Trial/Abo) erlauben das Einstellen von Überstunden-Schwellen, Nachtfenstern und Zuschlagsarten, damit dein Kalendermonat näher an der tatsächlich berechneten Summe liegt.

- Exportfunktionen (CSV/ICS) helfen dir, die Schichtdaten für weitere Auswertungen oder zur Ablage zu exportieren.

Praktische Checkliste

• Ist die extrahierte Bruttosumme von der Lohnabrechnung mit der manuell erwarteten Bruttosumme abgeglichen?
• Stimmen die Stunden (Regelstunden, Überstunden, Nachtstunden) zwischen Kalender und Abrechnung überein?
• Wurden Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge korrekt erfasst und summiert?
• Wurden Pausenregelungen richtig berücksichtigt (bezahlt vs. unbezahlte Pausen)?
• Sind zusätzliche Pauschalen oder Einmalzahlungen (z. B. Bereitschaftspauschalen) auf beiden Seiten berücksichtigt?
• Hast du bei Nutzung von Pro die richtigen Überstunden-Schwellen und Zuschlagsregeln eingestellt?
• Weichen Bruttosummen ab: Gibt es Hinweise auf Abzüge oder Steuer/Sozialversicherung, die den Bruttobetrag nicht betreffen, aber die Summe erklären könnten?
• Hast du die extrahierten Zahlen auf Erkennungsfehler geprüft (z. B. falsch erkannte Dezimalstellen)?

Häufig gestellte Fragen

Kann PayCheck AI automatisch meine Lohnabrechnung korrigieren?

Nein. Die KI-Extraktion dient dazu, die relevanten Bruttowerte aus einer hochgeladenen Lohnabrechnung einmalig zu erkennen. Korrekturen an der Abrechnung musst du mit der Lohnbuchhaltung klären. Das Tool hilft beim schnellen Vergleich, ändert aber keine offiziellen Abrechnungen.

Stellt PayCheck AI Steuern oder Nettobeträge automatisch dar?

PayCheck AI extrahiert Bruttozahlen aus der hochgeladenen Lohnabrechnung und hilft beim Abgleich mit deinem Schichtkalender. Es berechnet keine Steuern und garantiert keine vollständige buchhalterische Richtigkeit.

Wie zuverlässig ist die KI-Extraktion?

Die Extraktion erleichtert das Erfassen von Bruttowerten, kann aber Erkennungsfehler machen. Überprüfe immer die Ergebnisse gegen das Originaldokument und korrigiere falsch erkannte Zahlen manuell.

Wie unterscheiden sich Regeln für Zuschläge zwischen Ländern oder Verträgen?

Zuschlagsregeln (z. B. Höhe des Nachtzuschlags, welche Stunden als nacht gelten) können je nach Land, Tarifvertrag oder individuellem Arbeitsvertrag stark variieren. Verwende die in deinem Vertrag oder Tarif festgelegten Werte für den Abgleich.

Kann ich meinen Schichtkalender mit Kolleg:innen teilen?

Ja: Team-Funktionen erlauben das Erstellen von Teams, Einladen von Mitgliedern, Team-Kalenderansichten und bestimmte Interaktionen wie Schichtanfragen. Private persönliche Einstellungen (z. B. Medizindetails) werden nicht geteilt.