Lohnabrechnung prüfen: So vergleichen Sie Ihre Gehaltsabrechnung mit Ihrem Schichtmonat

Warum Lohnabrechnung prüfen? Kurz und praktisch

Fehler auf Lohnabrechnungen sind häufiger, als man denkt — etwa weil Stunden falsch erfasst, Zuschläge nicht angewendet oder Rundungsfehler aufgetreten sind. Für Schichtarbeiterinnen und -arbeiter ist das besonders kritisch, weil Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschläge schnell zu Abweichungen führen können.

Mit einer strukturierten Überprüfung können Sie Fehler zeitnah finden und korrigieren. Eine einmalige KI-Extraktion des Gehaltszettels hilft, die relevanten Bruttowerte sauber zu nutzen und mit Ihren Schichtdaten abzugleichen.

Vorbereitung: Was Sie brauchen

1) Ihren Gehaltszettel (als PDF oder Foto). PayCheck AI erlaubt eine einmalige KI-Extraktion dieses Dokuments, damit Sie die auf dem Zettel stehenden Bruttowerte digital vorliegen haben.

2) Einen vollständigen Schichtkalender für den betreffenden Monat in PayCheck AI. Sie können einzelne Schichten manuell eintragen, vorhandene Rotationen nutzen oder, falls Sie Pro haben, eine Rota-PDF für einmalige KI-Shift-Extraktion hochladen und die vorgeschlagenen Schichten bestätigen.

3) Ihre üblichen Entgeltsätze und Zuschlagsregeln (Stundenlohn, Nachtzuschlag, Wochenendzuschlag, Überstundensatz). Wichtiger Hinweis: Alle Rechenbeispiele weiter unten sind hypothetisch und müssen Sie manuell prüfen – PayCheck AI schätzt Bruttolöhne, berechnet aber keine steuer- oder sozialversicherungsrechtlich verbindlichen Abgaben.

Schritt-für-Schritt: Gehaltszettel hochladen und extrahieren

1) Öffnen Sie PayCheck AI und wählen Sie die Option, einen Lohnzettel (Payslip) hochzuladen. Die Plattform bietet eine einmalige KI-Extraktion des Dokuments, nach der die wichtigsten Bruttowerte angezeigt werden.

2) Prüfen Sie nach der Extraktion sorgfältig die erkannten Zahlen — die KI liest, macht aber keine rechtsverbindlichen Aussagen. Korrigieren Sie mögliche Erkennungsfehler direkt in der Ansicht.

3) Notieren oder merken Sie sich die extrahierte Bruttosumme und relevante Positionen (z. B. reguläres Bruttogehalt, Nachtzuschläge, Wochenendzuschläge, Überstundenbrutto). Diese Werte dienen als Vergleichsbasis.

Schritt-für-Schritt: Schichtmonat in PayCheck AI vorbereiten

1) Stellen Sie sicher, dass der Schichtkalender für denselben Abrechnungsmonat vollständig ist. Tragen Sie alle geleisteten Schichten, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit), sowie Beginn/Ende der Schichten ein.

2) Nutzen Sie bei Bedarf Preset-Rotationen oder fügen Sie individuelle Schichten hinzu. Pro-Nutzer können Schichtregeln für Tages- und Wochenüberstunden, Nachtfenster, Wochenend- und Feiertagszuschläge konfigurieren (wenn Sie sich in einer aktiven Pro-Testphase oder bezahlten Pro-Subscription befinden).

3) Exportieren Sie bei Bedarf den Monatskalender als CSV, um die Rohdaten in einer Tabellenkalkulation weiterzuverarbeiten.

Abgleich: Bruttosumme vom Lohnzettel gegen Kalendermonat

1) Vergleichen Sie die extrahierte Bruttosumme vom Gehaltszettel mit der von Ihnen geschätzten Bruttosumme aus dem Schichtkalender. PayCheck AI zeigt eine Schätzung des Bruttos basierend auf Ihren Schichteinträgen; nutzen Sie diese als Referenz.

2) Prüfen Sie Einzelpositionen: Stimmt die Summe der regulären Stunden, die Anzahl der Überstunden, Nacht- und Wochenendzuschläge und gegebenenfalls Pauschalbeträge mit der Abrechnung überein?

3) Wenn die Summen nicht übereinstimmen, notieren Sie die Differenz und welche Positionen (Stunden, Zuschläge, Pauschalen) am wahrscheinlichsten verantwortlich sind.

Ausgefülltes Beispiel (fiktiv, manuelle Berechnung)

Angaben sind hypothetisch und dienen als Muster, wie Sie vorgehen können. Nehmen wir an: Stundenlohn regulär = 15 € pro Stunde. Nachtzuschlag = +20 % pro Nachtstunde. Wochenendzuschlag = +25 %. Überstunde = 1,25× regulär.

Sie haben im Abrechnungsmonat laut Schichtkalender: 120 normale Stunden (Tag), 20 Nachtstunden, 8 Wochenendstunden, 5 Überstunden (oben drauf auf die 120/20/8).

Manuelle Schätzung (vereinfachte Rechnung):

- Regulär: 120 h × 15 € = 1.800 € (Brutto) - Nacht: 20 h × 15 € × 1,20 = 360 € - Wochenende: 8 h × 15 € × 1,25 = 150 € - Überstunden: 5 h × 15 € × 1,25 = 93,75 € - Gesamtes geschätztes Brutto aus Schichten = 1.800 + 360 + 150 + 93,75 = 2.403,75 € (manuell gerundet nach Ihren Regeln).

Was tun bei Abweichungen?

1) Kleinere Differenzen (z. B. Rundungen) dokumentieren und beobachten. Viele Abrechnungen runden auf Cent-Ebene.

2) Größere Differenzen: Vergleichen Sie einzelne Positionen (z. B. wurden Nachtstunden als Tagesstunden abgerechnet? Wurden Wochenendzuschläge vergessen?).

3) Kontaktieren Sie Ihre Personal- oder Lohnbuchhaltung mit konkreten Zahlen: senden Sie die extrahierte Lohnzettelübersicht, den exportierten Monats-CSV oder Screenshots aus PayCheck AI und die manuelle Rechnung als Beleg.

4) Wenn Sie in einem Team arbeiten: Nutzen Sie Teamfunktionen, um Schichten, Abwesenheiten und Freigaben transparent zu machen (Teamkalender, Urlaubsanträge, Schichtübernahmen). Das hilft, Unstimmigkeiten gemeinsam zu klären.

Praktische Checkliste

• Lohnzettel als PDF oder Foto hochgeladen und KI-Extraktion geprüft
• Extrahierte Bruttosumme und einzelne Positionen notiert
• Schichtkalender des Abrechnungsmonats vollständig eingetragen oder per Rota-Upload extrahiert (Pro-Funktion) und bestätigt
• Eigene Stundensummen (regulär, Nacht, Wochenende, Überstunden) manuell berechnet und addiert
• Differenz zwischen Lohnzettel-Brutto und Kalender-Brutto ermittelt
• Positionen mit auffälligen Abweichungen markiert (z. B. Nachtstunden nicht berücksichtigt)
• Bei größeren Abweichungen: Belege exportiert (CSV/Screenshots) und Personal/Lohnbuchhaltung kontaktiert
• Prüfung dokumentiert und in einem Ordner abgelegt (falls Nachfragen kommen)

Häufig gestellte Fragen

Kann PayCheck AI meine Lohnsteuer oder Sozialabgaben berechnen?

Nein. PayCheck AI bietet Einschätzungen zum Brutto basierend auf Ihren Schichten, berechnet aber keine Steuern oder sozialversicherungsrechtliche Abgaben. Solche Abgaben variieren nach Land und individueller Situation.

Wie zuverlässig ist die KI-Extraktion meines Gehaltszettels?

Die KI-Extraktion hilft, Zahlen automatisch zu erfassen, sie ist jedoch nicht fehlerfrei. Prüfen Sie die erkannten Werte immer manuell und korrigieren Sie falsch gelesene Zahlen.

Kann PayCheck AI meine Schichten automatisch in die Lohnabrechnung einspielen?

Nein. PayCheck AI kann Schichten exportieren (CSV) und bietet Schätzungen des Bruttos, aber es importiert nicht direkt in externe Lohnsoftware und ändert keine Lohnabrechnungen.

Was, wenn ich Unstimmigkeiten mit der Lohnbuchhaltung habe?

Halten Sie konkrete Nachweise bereit: die extrahierte Lohnzettelansicht, Ihren Schichtkalender-Export und die manuelle Aufstellung. Vereinbaren Sie ein klärendes Gespräch mit der Personal- oder Lohnbuchhaltung; Regeln zu Zuschlägen und Abrechnung können je nach Land oder Tarifvertrag variieren.

Kann ich meinen Kalender mit anderen teilen, damit Planer Unstimmigkeiten sehen?

PayCheck AI erlaubt Teamkalenderfunktionen: Teammitglieder, Planer und Eigentümer können Schichten teilen, Urlaub und Abwesenheiten verwalten und bestimmte Teamfunktionen nutzen. Beachten Sie, dass persönliche Pay-Einstellungen oder medizinische Daten nicht automatisch geteilt werden.