Lohn prüfen: So vergleichst du deine Gehaltsabrechnung mit deinem Schichtmonat (mit Vorlage)

Warum ein Abgleich sinnvoll ist

Fehler passieren: falsche Stunden, doppelte Zuschläge oder vergessene Zulagen. Ein strukturierter Abgleich schützt dich vor solchen Fehlern und hilft, Nachfragen beim Arbeitgeber präzise zu formulieren.

PayCheck AI unterstützt diesen Prozess, indem du eine Lohnabrechnung einmal hochlädst, die KI die Bruttobeträge extrahiert und du diese Beträge mit dem Schichtmonat im Kalender vergleichst. Beachte: Die App berechnet keine Steuern und gibt keine rechtliche Auskunft — alles, was du prüfst, betrifft Bruttoangaben und Stunden.

Was du vorher vorbereiten solltest

1) Schichtkalender: Erstelle in PayCheck AI einen vollständigen Kalender für den betreffenden Monat. Trage alle Schichten ein — Start, Ende, Pausen, und ggf. Rotationseinstellungen. Du kannst einzelne Schichten manuell anlegen oder vordefinierte Rotationen nutzen.

2) Lohnabrechnung: Scanne oder fotografiere deine Gehaltsabrechnung und lade sie in PayCheck AI hoch. Die KI führt eine einmalige Extraktion der Bruttobeträge durch.

3) Notizblätter: Bereite ein vergleichendes Dokument vor (z. B. CSV‑Export des Kalenders oder die Checkliste unten). Exportieren ist möglich — nutze CSV, wenn du die Stunden summiert extern prüfen willst.

Konkretes Monatsbeispiel (hypothetisch und manuell zu prüfen)

Ausgangslage (alles hypothetisch): Du arbeitest im März 2026, 20 Arbeitstage, 160 geleistete Stunden. Dein vertraglicher Stundenlohn: 15,00 € brutto. Vereinbarte Zuschläge: Nachtzuschlag 25 % für Stunden zwischen 22:00–06:00, Wochenendzuschlag 50 % (samstag/sonntag) als Prozentsatz.

In PayCheck AI hast du den Monat vollständig eingetragen. Die App schätzt für den Monat ein Bruttogesamt von 2.800,00 € (nur Schätzung), basierend auf den in deinem Kalender eingetragenen Stunden und den Pay‑Einstellungen. Diese Schätzung ist die Grundlage für deinen Abgleich mit der Lohnabrechnung.

Felder, die du exakt abgleichst

1) Gesamtstunden: Vergleiche die Summe 'gearbeitete Stunden' im Kalender mit der Summe auf der Abrechnung. Achte auf Rundungen oder Pausenregelungen (z. B. unbezahlte Pausen).

2) Normalstunden vs. Überstunden: Trenne reguläre Stunden von Überstunden. Wenn du in PayCheck AI tägliche/wöchentliche Schwellen für Überstunden konfiguriert hast (nur während aktiver Pro‑Trial oder bezahlter Pro‑Nutzung möglich), vergleiche diese Einstellungen mit der Abrechnung.

3) Zuschlagsarten und -beträge: Liste alle Zuschläge auf beiden Seiten auf (z. B. Nacht, Wochenende, Feiertag, Gefahrenzulage). Prüfe sowohl Prozentwerte als auch die daraus resultierenden Euro‑Beträge. Bei PayCheck AI werden Zuschlagsarten als Einstellungen im Kalender berücksichtigt, wenn du sie konfigurierst.

4) Einmalzahlungen und Abzüge: Vergleiche Einmalzahlungen (z. B. Auslösungen, Einmalboni) und stelle sicher, dass auf der Abrechnung nichts fehlt. PayCheck AI extrahiert Bruttobeträge von der Abrechnung; du solltest diese mit deinen Kalender‑Summen abgleichen.

Schritt‑für‑Schritt: Abgleich mit der KI‑Extraktion in PayCheck AI

1) Upload und Extraktion: Lade die Lohnabrechnung hoch und lasse die einmalige KI‑Extraktion laufen. Die App zeigt extrahierte Bruttobeträge an — notiere sie oder exportiere sie, wenn möglich.

2) Monatsauswahl: Wähle im Schichtkalender denselben Monat aus, für den die Abrechnung gilt. Achte darauf, dass du die gleiche Version deines Kalenders prüfst (privat vs. Teamansicht).

3) Schätzwerte ansehen: Vergleiche die von PayCheck AI geschätzten Bruttobeträge mit den extrahierten Werten auf der Abrechnung. Konzentriere dich auf Gesamtbrutto, Summe der Zuschläge und Gesamtsumme der Stunden.

4) Detailvergleich: Öffne die Liste der Schichten (oder exportiere als CSV) und summiere manuell oder in einer Tabelle die Stunden je Zuschlagsart (z. B. 10 Nachtstunden, 16 Wochenendstunden). Vergleiche diese Summen mit den Positionen auf deiner Lohnabrechnung. Achte auf unterschiedliche Zuschlagsdefinitionen: Manche Abrechnungen zählen Nachtstunden anders (z. B. Stichtags‑Fenster oder gewichtete Stunden). Regeln variieren nach Land und Tarifvertrag — prüfe deshalb die Definitionen in deinem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag, nicht in dieser Anleitung.

Beispiel‑Rechnung (manuell, demo‑Zahlen)

Du hast 160 Stunden Arbeit: 140 Normalstunden, 12 Nachtstunden (25 %), 8 Wochenendstunden (50 %). Stundenlohn 15,00 €.

Berechnung (zum Veranschaulichen — nicht von der App berechnet): Normal: 140 × 15,00 € = 2.100,00 €. Nachtzuschlag: 12 × 15,00 € × 0,25 = 45,00 €. Wochenendzuschlag: 8 × 15,00 € × 0,50 = 60,00 €. Summe Brutto (vereinfacht): 2.205,00 €. Vergleiche diese manuelle Summe mit der extrahierten Bruttosumme auf deiner Abrechnung und mit der Schätzung aus dem Kalender.

Wichtig: Dies ist ein illustratives Beispiel. Bei dir können andere Zuschlagsberechnungen, Pausenregelungen oder Rundungsregeln gelten.

Was tun bei Abweichungen?

1) Kleinere Differenzen prüfen: Prüfe Rundungen, unterschiedliche Abrechnungszeiträume (z. B. Lohnperiode weicht ab), und ob bezahlte Pausen anders behandelt wurden.

2) Zuschlagsdefinition klären: Falls die Abrechnung Zuschläge anders beschreibt (z. B. Nachtfenster 23:00–05:00 statt 22:00–06:00), vergleiche Referenzen in deinem Vertrag oder der Gehaltsabrechnung.

3) Nachfragen vorbereiten: Nutze deine Checkliste (unten) und die exportierten Stunden/Summen aus dem Kalender, um präzise Fragen an die Lohnstelle zu stellen. Wenn du PayCheck AI Pro verwendest, kannst du die konfigurierten Überstunden‑ und Zuschlagsregelungen prüfen, bevor du die Frage stellst.

4) Dokumentation: Bewahre die importierte Abrechnung, den Kalender‑Export und die ausgefüllte Vergleichstabelle als Nachweis auf.

Praktische Checkliste

• Monat im Schichtkalender vollständig und korrekt eingetragen (Schichtbeginn, -ende, Pausen).
• Lohnabrechnung gescannt und in PayCheck AI hochgeladen (einmalige KI‑Extraktion abgeschlossen).
• Gesamtsumme Brutto aus der Abrechnung notiert und/oder exportiert.
• Gesamtstunden aus dem Kalender exportiert oder notiert (CSV wenn möglich).
• Stunden je Zuschlagsart im Kalender summiert (z. B. Nacht, Wochenende, Feiertag).
• Zuschlagsprozentsätze und Beträge in der Abrechnung mit den Kalender‑Summen verglichen.
• Konfigurierte Überstunden‑Schwellen (wenn Pro aktiv) mit der Abrechnung abgeglichen.
• Abweichungen dokumentiert, Belege gesammelt, und gezielte Nachfragen an Lohnstelle vorbereitet.

Häufig gestellte Fragen

Wie genau ist die KI‑Extraktion der Bruttobeträge?

Die KI in PayCheck AI extrahiert Bruttobeträge einmalig aus deiner hochgeladenen Lohnabrechnung. Die Genauigkeit hängt von der Lesbarkeit des Dokuments und der standardisierten Beschriftung der Felder ab. Prüfe immer manuell die extrahierten Werte und vergleiche sie mit den Einträgen in deinem Kalender.

Kann PayCheck AI Steuern oder Nettobeträge prüfen?

Nein. PayCheck AI extrahiert und schätzt Bruttobeträge im Kontext deines Kalenders. Die App führt keine Steuerberechnungen durch und gibt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Ich nutze Teamfunktionen — beeinflusst das den Abgleich?

Teamfunktionen erlauben es, Schichten zu sehen, zu veröffentlichen und zuzuweisen. Für persönliche Abrechnungen musst du sicherstellen, dass du deinen eigenen privaten Kalender prüfst. Team‑Kalenderkopien sind lesbar und folgen Updates des Team‑Owners; persönliche Einstellungen wie Gehaltsdaten oder medizinische Details werden nicht geteilt.

Kann ich Überstunden‑Schwellen und Zuschläge konfigurieren?

Ja — während eines aktiven kostenlosen Pro‑Trials oder mit einem bezahlten Pro‑Abo kannst du tägliche und wöchentliche Überstunden‑Schwellen sowie automatische Nachtfenster, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge konfigurieren (als Pauschalbetrag, Betrag pro Stunde oder Prozentsatz). Diese Einstellungen helfen bei der Schätzung im Kalender, sind aber keine Garantie für die Abrechnung durch den Arbeitgeber.

Wie dokumentiere ich den Abgleich am besten für Rückfragen?

Exportiere den Kalender als CSV, notiere die extrahierten Bruttowerte und fülle die Vergleichstabelle/Checkliste aus (siehe oben). Sammle die Originalabrechnung und alle relevanten Kommunikationsnachweise, bevor du eine Anfrage an die Lohnstelle richtest.