Exportieren & Weiterverwenden: CSV/ICS‑Export für Lohnprüfung, Dienstplanung und Archiv (mit Export‑Vorlage)

Warum Exportieren wichtig ist

Exportdateien helfen dir dabei, deine Arbeitszeiten außerhalb der App zu prüfen, Lohnabrechnungen abzugleichen, eigene Auswertungen zu erstellen oder Termine in deinem Hauptkalender sichtbar zu machen.

PayCheck AI kann Schichtkalender erzeugen, Stunden (inkl. Regel- und Überstunden) schätzen, Bruttolohnabschätzungen vornehmen und CSV‑ sowie ICS‑Exporte bereitstellen. Nutze diese Exporte, um prüfbare Tabellen und separate Kalenderkopien zu erstellen.

CSV vs. ICS — Wann welches Format?

CSV ist ideal für Zahlenanalyse: Stunden, Start/Ende, Pause, geschätzte Stundenarten und Beträge importierst du in Excel oder Google Sheets und rechnest damit weiter.

ICS ist ideal, wenn du Schichten als Termine in Google Calendar, Apple Calendar oder Outlook sehen willst. PayCheck AI kann außerdem private, read‑only Kalender‑Abonnements bereitstellen, die sich in diesen Kalendern automatisch aktualisieren — das ist keine Zwei‑Wege‑Bearbeitung, sondern eine einseitige Synchronisation.

Welche Exportfelder sind für Lohnprüfung und Dienstplanung wichtig?

Beim CSV‑Export achte auf folgende Felder (Bezeichnungen können variieren):

- Datum: Schichtdatum (wichtig zum Abgleich mit Abrechnung).

- Startzeit / Endzeit: konkrete Zeiten zur Berechnung der Stunden pro Schicht.

- Dauer / Gearbeitete Stunden: bereits berechnete Stunden, wenn vorhanden, sonst zur eigenen Berechnung nutzbar (Ende minus Beginn minus Pause). - Pausenzeit: Pausen, die von der Arbeitszeit abzuziehen sind. - Schichttyp / Notiz: z. B. Früh-, Spät-, Nachtschicht oder interne Notiz. - Zuschläge / Zuschlagskennzeichen: Hinweise, ob eine Schicht Nacht-, Wochenend‑ oder Feiertagszuschlag beansprucht (PayCheck AI kann Pro‑Nutzer automatische Nachtfenster, Wochenend- und Feiertagszuschläge konfigurieren). - Geschätztes Bruttogehalt / Stundenlohn (wenn in der App hinterlegt): für einen groben Abgleich mit Gehaltsabrechnungen. - Team‑Profilname / Mitarbeitender (bei Teamkonten): wer die Schicht hatte — nützlich bei Teamkalendern, allerdings werden persönliche Lohndetails nicht geteilt.

Typisches CSV‑Import‑/Auswertungs‑Setup (Excel/Google Sheets)

So baust du eine einfache, wiederverwendbare Auswertung in Excel oder Sheets auf:

1) Rohdaten importieren: CSV in ein Tabellenblatt "Rohdaten" importieren, Spalten nach Datum, Start, Ende, Pause, Schichttyp, Stunden, Lohnkennzeichnung prüfen.

2) Stundenspalte berechnen: Falls die CSV keine vorkalkulierten Stunden liefert, lege eine Spalte an mit Formel: (Ende‑Start)‑Pause. Achte auf Zeitformate und Zeitzonen beim Import.

3) Zuschläge zuordnen: Erstelle Hilfsspalten, die anhand Schichttyp oder Zuschlagskennzeichen Zuschläge berechnen. Beispiel (manuell): Nachtzuschlag = Stunden_in_Nachtfenster * Zuschlagssatz. Hinweis: PayCheck AI kann pro Stunde/Prozent/Pauschale konfigurierte Zuschläge speichern — nutze diese Angaben als Referenz, rechne die Werte aber selbst nach, wenn du sie in Excel ausweist. 4) Monatliche Zusammenfassung: Pivot‑Tabelle oder SUMIFS‑Formeln für Gesamtstunden, reguläre Stunden, Überstunden, Gesamtbrutto‑Schätzung pro Monat und pro Person. 5) Abgleich mit Lohnabrechnung: Vergleiche in einer separaten Spalte die auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesenen Bruttowerte mit deiner berechneten Brutto‑Schätzung. Dokumentiere Abweichungen und Notizen.

Nachbau‑Vorlage (Was die wiederverwendbare Vorlage enthält)

Die Vorlage, die du in Excel/Sheets nachbaust, sollte mindestens diese Blätter enthalten:

- Rohdaten (CSV‑Import). - Berechnungen (Stundenformeln, Zuschlagserkennung). - Einstellungen (deine Hinterlegungen: Stundenlohn, Zuschlagsraten, Nachtfenster, Wochenendtage) — damit du die Berechnung zentral anpassen kannst. - Monatsübersicht (Pivot/SUMIFS für die wichtigsten Kennzahlen). - Abgleich (Spalten für Lohnabrechnung, Differenz und Kommentar).

Praktischer Tipp: Benenne in "Einstellungen" die üblichen Variablen (z. B. StdLohn, NachtzuschlagPct) als Zellen mit Namen. Dann kannst du Formeln in "Berechnungen" leicht wiederverwenden.

ICS‑Import in Kalender (Google, Apple, Outlook)

Wenn du Schichten als Termine in deinem Hauptkalender sehen willst, importiere die ICS‑Datei oder abonniere den read‑only Kalender, den PayCheck AI bereitstellt. Beachte:

- Abo vs. Import: Abonnieren hält Termine synchron mit PayCheck AI‑Änderungen; einmaliger Import ist ein statischer Schnappschuss.

- Keine Zwei‑Wege‑Bearbeitung: Die abonnierten Termine sind schreibgeschützt von der App aus — Änderungen sollten in PayCheck AI gemacht werden.

- Benennung: Nutze Kalenderfarben und Beschreibungen, um Schichtarten sichtbar zu machen (z. B. Nacht, Früh).

Praktische Beispiele — zwei kurze Szenarien

Beispiel 1 (Eigenständige Lohnkontrolle): Du arbeitest 20 Schichten im Monat. Exportiere CSV, importiere in "Rohdaten", berechne Stunden, wende in "Einstellungen" deinen Stundenlohn (z. B. 12 € hypothetisch) und Zuschlagssätze an, erzeuge Monatsübersicht und vergleiche mit der Gehaltsabrechnung. Notiere Abweichungen und schicke sie ggf. an die Lohnstelle mit einer exportierten PDF‑Übersicht.

Beispiel 2 (Kalendersicht): Du möchtest alle Schichten im Google Calendar sehen. Erstelle in PayCheck AI einen privaten read‑only Kalender‑Abonnementlink und abonniere ihn in Google Calendar. Deine Schichten erscheinen und aktualisieren sich, bleiben aber nur in PayCheck AI editierbar.

Praktische Checkliste

• CSV/ICS exportieren: Entscheide vorher, ob du eine statische Datei oder ein Kalender‑Abo brauchst.
• Rohdaten prüfen: Datum, Start/Ende, Pause, Schichttyp und Stunden kontrollieren.
• Einstellungen anlegen: Stundenlohn, Nachtfenster, Zuschlagsraten zentral hinterlegen.
• Stundenformeln: (Ende−Start)−Pause korrekt formatieren (Zeitzonen beachten).
• Zuschlagsspalten: Nacht/Wochenende/Feiertagserkennung in Hilfsspalten abbilden.
• Monatsvergleich: Pivot oder SUMIFS für Gesamt‑ und Überstunden.
• Archivieren: Exportdateien mit Monatsnamen und Version speichern.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Exporte aus PayCheck AI direkt in meine Lohnsoftware importieren?

Nein. PayCheck AI bietet CSV‑ und ICS‑Exporte, aber keine direkte Integration in externe Lohn‑ oder Payroll‑Systeme. Du kannst CSVs zur manuellen Weiterverarbeitung nutzen.

Aktualisiert sich ein abonnierter Kalender automatisch?

Ja — PayCheck AI kann private read‑only Kalender‑Abonnements für Google, Apple oder Outlook bereitstellen, die sich bei Änderungen von PayCheck AI aktualisieren. Diese Abonnements sind allerdings einseitig (nicht zwei‑wege‑bearbeitbar).

Sind Zuschläge in den Exportsummen garantiert korrekt?

PayCheck AI kann Pro‑Nutzern erlauben, Nachtfenster, Wochenend‑ und Feiertagszuschläge als Pauschale, Stundensatz oder Prozent zu konfigurieren. Nutze die Export‑Daten zur Überprüfung, rechne Zuschläge aber in deiner Vorlage nach, da tatsächliche Lohnabrechnungen je nach Tarifvertrag oder Land variieren.

Was mache ich, wenn das CSV falsche Zeitformate hat?

Stelle in Excel/Sheets sicher, dass die Spalten als Datum/Uhrzeit formatiert sind. Gegebenenfalls mit Text‑zu‑Spalten oder TIMEVALUE konvertieren. Achte bei internationalen Kalendern auf Zeitzonenangaben.

Kann ich Team‑Schichten exportieren?

Ja — bei Teamkonten sind Profilnamen und Schichten sichtbar und können exportiert werden. Persönliche Einstellungen wie private Pay‑Einstellungen oder medizinische Details werden nicht geteilt.